Wiederkehrende Rechnungen definieren

Für wiederkehrende Rechnungen, bei easybill Wiederholungsrechnungen genannt, können Sie Vorlagen definieren, aus welchen zu den von Ihnen bestimmten Bedingungen automatisiert Rechnungen generiert werden. 

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Der Inhalt des Dokuments sowie das Einfügen des Kunden, die Erfassung von Rechnungstexten und Rechnungsposten und auch von Standardartexten ist identisch mit der regulären Rechnungserstellung.

 

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Die Wiederholungsvorlagen unterscheiden sich allein durch die Wiederholungseinstellungen.

 

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Sie können frei definieren wann das System eine Rechnung selbstständig aus der Vorlage generieren soll, in welchem Turnus und welche Aktionen mit dieser Rechnung verbunden sein sollen. 

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Beispiel:

Sie legen am 01.01.2018 eine Wiederholungsrechnung an. Diese soll am 21.03.2020 das erste Mal als Rechnung erstellt werden (Ausführen am: 21.03.2020). Die Rechnung soll sich quartalsweise erstellen. Sie wählen daher:

Wiederholt sich: monatlich
Und wiederholt sich alle: "3" Monat(e)

Da der Vertrag mit dem Kunden auf ein Jahr begrenzt ist, legen Sie die Wiederholungsvorlage für insgesamt 4 Ereignisse an. Diese Ereignisse werden Ihnen mit Datum sofort angezeigt.

 

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Entscheiden Sie selbst, ob Sie einen Rechnungsentwurf erhalten möchten oder ob das System eine fertige Rechnung erzeugt. Sollten Sie eine fertige Rechnung wünschen, können Sie noch dazu entscheiden, ob die Rechnung am Tag der Erstellung versendet werden soll. Hier stehen die gängigen Möglichkeiten zur Verfügung (Post, E-Mail oder Fax). Sollten Sie hier per E-Mail auswählen, würde die Rechnung automatisch am Erstellungstag um 8:00 Uhr versendet werden. Der Postversand wird einmal am Tag um 14:00 Uhr durchgeführt.

 

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Legen Sie fest, ob Sie aus den zukünftigen Rechnungen direkt eine SEPA XML generieren möchten. Die Inhalte können editiert werden.

 

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Lassen Sie das System automatisch einen Zahlungseingang setzen, vor allem dann, wenn Sie per Lastschrift den Rechnungsbetrag einziehen. Wählen Sie, ob der Zahlungseingang auf den Erstellungstag der Rechnung, auf das Zahlungsziel der Rechnung oder auf ein Zahlungsziel unter Berücksichtigung eines Werktages gesetzt werden soll. Eine SEPA XML wird am Wochenende nicht eingelöst, sondern auf den nächsten Werktag gelegt.

 

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Über die Aktivierung der Benachrichtigung erhalten Sie eine Mitteilung des Systems, sobald die neue Rechnung oder der Rechnungsentwurf erzeugt wurde. Bei Fehlern informieren wir Sie immer.

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