Abschlagsrechnungen

In einigen Branchen ist es üblich, dass Anzahlungen oder Teilzahlungen geleistet werden. In easybill können Sie ebenfalls Abschlagsrechnungen erstellen.

Als Grundlage für die Abschlagsrechnung wird normalerweise ein Angebot oder ein Auftrag verwendet, auf dessen Basis die Zahlungen erfolgen.

  • Klicken Sie auf Dokumente
  • Klicken Sie auf Dokument erstellen
  • Erstellen Sie einen Auftrag oder ein Angebot

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Zur Darstellung einer geleisteten bzw. angeforderten Anzahlung/Teilzahlung wird aus dem Angebot/Auftrag eine Rechnung erstellt.

  1. Klicken Sie auf die Dokumentennummer des Auftrags/Angebots
  2. Klicken Sie auf Rechnung / Wiederholungsrechnung erstellen
  3. Wählen Sie die Dokumentenvorlage
  4. Klicken Sie auf Weiter

 

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Entfernen Sie am besten das Häkchen, um den Auftrag/das Angebot nicht in abgerechnet zu ändern, damit der Auftrag/das Angebot weiterhin als offen für Sie angezeigt wird. Erst nach der Schlussrechnung soll das Dokument abgerechnet sein.

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Das System übernimmt alle Inhalte des Auftrags/Angebots in die neue Rechnung. Entfernen Sie die Positionen, die noch nicht berechnet werden sollen. Alternativ entfernen Sie alle Positionen und fügen eine komplett neue Position manuell ein.

  • Zum Löschen verwenden Sie das rote Mülleimer-Symbol rechts neben jeder Position.
  • Für eine komplett neue Position klicken Sie auf +Artikel / +Dienstleistung. Nennen Sie diese Position z. B. "1. Teilzahlung zu...".


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Zwecks besserer Übersicht in Ihren Dokumenten können Sie unter Schritt 4 einen Titel vergeben. Gerade wenn mehrere Dokumente zu einem Vorgang erfasst werden, behalten Sie einen guten Überblick.

 

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Für die Schlussrechnung

  1. Rufen Sie sich den Kunden auf
  2. Lassen Sie sich alle Dokumente des Kunden anzeigen
  3. Markieren Sie hier den Auftrag/ das Angebot sowie die dazugehörigen Teilrechnungen
  4. Klicken Sie im unteren Bildschirmbereich auf Zusammenfassen

 

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Im folgenden Fenster bestätigen Sie, dass diese Dokumente zu einer neuen Rechnung zusammengefasst werden sollen. Prüfen Sie direkt rechts in welcher Reihenfolge die Dokumente gelistet werden würden (1). Durch das Gedrückthalten der Maustaste auf eins der Dokumente, können Sie die Positionierung verschieben. Es bietet sich an, dass das Ursprungsdokument (der Auftrag/das Angebot) an oberster Stelle steht.

Entscheiden Sie ebenfalls ob die Einzelposten der jeweiligen Dokumente unter einem Posten aufgeführt werden sollen (Beispiel: Statt Position 1, Position 2 und Position 3 würde lediglich Auftrag/Angebot Nr. XY mit dem Gesamtbetrag aufgeführt werden.) und ob gleichlautende Einzelposten unter demselben Posten zusammengefasst werden sollen (2).

 

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Klicken Sie auf Zusammenfassen.

Eine neue Rechnung wird erstellt, in der sich alle Positionen des Auftrages/Angebotes sowie der Teilrechnung/en befinden. Vor die Einzelpreise der Teilrechnungen setzen Sie ein Minuszeichen. Somit werden die Beträge der Teilzahlungen vom Rechnungsbetrag abgezogen. Übrig bleibt die Differenz, die in der Schlussrechnung berechnet werden soll. Die Mehrwertsteuer wird entsprechend mit ausgewiesen.

 

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Um den Vorgang abzuschließen, klicken Sie auf Fertigstellen und versenden im Anschluss die Rechnung per E-Mail, Post oder Fax oder laden diese herunter.

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