Was ist der Import Manager

Mit dem easybill Import Manager können Sie Rechnungen aus anderen Datenquellen (z. B. Amazon, eBay, Rakuten, Shopware, WooCommerce uvm.) importieren.

 

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Im ersten Schritt importieren Sie die Daten, welche Sie sich im Anschluss in einer Übersicht anzeigen lassen können. Klicken Sie auf Aktionen und Anzeigen, oder auf die Anzahl der importierten Datensätze.

Nun können Sie aus den Daten Rechnungen erstellen lassen. Das kann einzeln geschehen, indem Sie in der Detailansicht die jeweiligen Bestellungen markieren und dann unten über Aktionen die Option Rechnungen erstellen auswählen.

Wenn Sie alle Bestellungen eines Import-Vorgangs verarbeiten wollen, d. h. in Rechnungen umwandeln wollen, ist es einfacher, wenn Sie in der Übersicht der Import-Vorgänge auf Aktionen und dann Rechnungen erstellen klicken.

 

Werden die Rechnungen automatisch per E-Mail versendet?

Um den automatischen Versand zu aktivieren, gehen Sie wiefolgt vor:
 
  1. Klicken Sie im Import-Manager auf Einstellungen
  2. Klicken Sie auf Allgemeines
  3. Klicken Sie auf E-Mail Versand
  4. Setzen Sie das Häkchen bei Rechnung automatisch per E-Mail versenden
 
Nun werden die Rechnung nach der Erstellung automatisch an den Kunden versendet. Weitere grundsätzliche Einstellungen zum E-Mail Versand (z.B. zur Nutzung eines eigenen Mail-Servers) können Sie direkt in easybill im Bereich Meine Firma > Einstellungen > E-Mail Versand vornehmen.

 

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Was bedeutet "übersprungen" in der Import-Übersicht?

Um versehentlich mehrfach erstellte Rechnungen zu vermeiden, nutzen wir die eindeutige Bestellnummer (bei Amazon Importen z.B. die amazon-order-id, bei eBay-Importen die Verkaufsprotokollnummer/Datensatznummer), um sicherzustellen, so dass eine Bestellung nur ein einziges mal importiert wird. Wenn Sie eine Datei mehrfach importieren oder z.B. einen Bericht verwenden, der sich zeitlich mit einem bereits importierten überschneidet, ignorieren wir mehrfache Bestellungen mit der gleichen Bestellnummer. In Ihrer Übersicht tauchen diese Bestellungen dann als Übersprungen auf.

Aus diesem Grund sollten Sie auch importierte Daten niemals - oder wenn dann nur nach einigen Monaten - löschen, damit dieser Schutz gegen doppelt erstellte Rechnungen wirksam ist.

 

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Kann ich das Rechnungsdatum beeinflussen?

Als Standard nutzen wir das Kaufdatum als Grundlage für das Rechnungsdatum. Über  Einstellungen > Allgemeines > Rechnungserstellung können Sie festlegen, dass alternativ der aktuelle Tag, das Liefer- oder Bezahl-Datum der Bestellung als Rechnungsdatum genutzt werden soll. Bitte beachten Sie, dass wir das Lieferdatum nur dann nutzen, wenn dieses über die  Import-Quelle mitgeliefert wird, was z.B. bei Amazon Marketplace Bestellungen (FBM) nicht der Fall ist.

 

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