Automatisiertes Mahnwesen

Reduzieren Sie Ihre offenen Forderungen durch ein automatisches Mahnwesen

In easybill können Sie Ihr ganz individuelles Mahnwesen automatisieren. Unterschiedliche Kunden können unterschiedliche Zahlungserinnerungen oder Mahnungen mit individuellen Texten erhalten.

Das Erstellen von Zahlungserinnerungen und Mahnungen ist ein notwendiger, aber doch zeitraubender Prozess für Unternehmer. Unter dem Menüpunkt Apps > Automatisiertes Mahnwesen können Sie die Einstellungen für Ihr individuelles Mahnwesen vornehmen.

 

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Definieren Sie wie viele Tage nachdem eine Rechnung überfällig wurde eine Erinnerung oder eine Mahnung erzeugt werden soll.

Beispiel:
Regel 1: Am Tag der Überfälligkeit (hier: 0 Tage) soll für alle Rechnungen, die in der Standardvorlage angelegt wurden, eine Erinnerung erstellt werden. Diese Erinnerung soll ebenfalls die Standardvorlage (für Erinnerungen) nutzen.

Regel 2: Gleiches gilt für Rechnungen, welche mit der englischen Standardvorlage erstellt wurden. Hier wird jedoch die englische Standardvorlage der Erinnerung genutzt.

Regel 3: 7 Tage nach Überfälligkeit soll eine Mahnung in der Standardvorlage, bzw. in der englischen Standardvorlage (Regel 4) erzeugt werden und Mahngebühren in Höhe von 5,-€ berechnet werden. Die Mahngebühren werden automatisch auf den Zahlbetrag der Rechnung addiert, jedoch ändert sich hierdurch selbstverständlich nicht der ursprüngliche Rechnungsbetrag.

Die jeweilige Regel aktivieren Sie durch das Setzen des Häkchens am Zeilenbeginn.

 

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Auf diese Weise lassen sich bis zu 50 Regeln festlegen, um ihre individuellen Vorgaben umzusetzen. Dies kann wie im Beispiel das Erzeugen von mehrsprachigen Zahlungserinnerungen sein, es kann aber auch ein mehrstufiges Mahnwesen umgesetzt werden.

 

Mahnwesen

 

Hinweis:

Optionen können nicht rückwirkend angewandt werden: Rechnungen, die die in der Regel hinterlegte Anzahl an überfälligen Tagen bereits überschritten haben, werden von diesem Automatismus nicht mehr berücksichtigt. 

 

Texte für Erinnerungen und Mahnungen manuell anpassen und weitere Vorlagen erstellen:

Hierzu legen Sie sich zunächst in den Dokumentenvorlagen, über Einstellungen > Dokumentenvorlagen, eine Vorlage für eine zweite Mahnung an, deren Text z. B. ein wenig forscher ist.

Entwurf:
Über die Erstellung der Dokumente hinaus, können Zahlungserinnerungen und Mahnungen zunächst auch nur als Entwurf erstellt werden. Eine manuelle Überprüfung Ihrerseits ist somit möglich.

Automatischer Versand:
Bitte beachten Sie, dass für den Versand per Post oder Fax ein ausreichendes Versandguthaben vorhanden ist. Versandguthaben 

Mahngebühren:
Wenn Sie eine Mahnung erstellen, können Sie zusätzlich auch Mahngebühren erfassen. Stellen Sie bei der Erfassung von Mahngebühren sicher, dass in Ihrem Standardtext für die Mahnvorlage, unter Einstellungen > Dokumentenvorlagen, auch auf diese hingewiesen wird. Nutzen Sie hierfür den Platzhalter %REFDOKUMENT.BETRAG-OFFEN%.

Mahngebühren für Erinnerungen sind nicht möglich.

Aus- und Einschließen von Kunden:
Die angelegten Regeln können Sie nur für bestimmte Kunden aktivieren oder Sie schließen bestimmte Kunden davon aus. Dies kann z. B. hilfreich sein, wenn Sie einige Kunden nicht anmahnen möchten oder wenn diese eine freundlich formulierte Mahnung erhalten sollen.

 

Klicken Sie neben der Mahn- oder Erinnerungs-Regel auf das Zahnrad-Symbol. Nehmen Sie dann die gewünschten Einstellungen vor.

 

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In diesem Beispiel wurde der Kunde "Max Mustermann" von der ersten Regel ausgeschlossen. Somit wird am Tag der Überfälligkeit für Rechnungen dieses Kunden keine Erinnerung erstellt.

Hier wurde jedoch eine zweite Regel erzeugt, in die nur der Kunde "Max Mustermann" eingeschlossen wurde. Er würde am Tag der Überfälligkeit eine Erinnerung mit der Vorlage "Freundliche Erinnerung" erhalten.

 

Beispiel:

Das Zahlungsziel einer Rechnung war der 23.07.2017, ohne Zahlungseingang ist die Rechnung ab dem 24.07.2017 überfällig.

1. Option (Zahlungserinnerung am 24.07.2017 erstellen):

Soll am 24.07.2017 eine Erinnerung erstellt werden, tragen Sie im Feld "Tage" eine 0 ein. Wählen Sie den Typ Ihrer Rechnungsvorlage, die entsprechende Erinnerungsvorlage und ob bei Eintreffen des Falles, nur ein Entwurf erstellt oder die fertige Erinnerung per E-Mail, Fax oder Post versendet werden soll. Um den Automatismus zu aktivieren, setzen Sie den Haken in der Checkbox. Speichern Sie Ihre Änderungen. 

2. Option (Mahnung am 31.07.2017 erstellen):

Soll nach 7 Tagen der Fälligkeit, in diesem Fall am 31.07.2017, eine Mahnung erstellt werden, tragen Sie im Feld "Tage" eine 7 ein, wählen den Typ Ihrer Rechnungsvorlage und die entsprechende Mahnungsvorlage sowie ob nur ein Entwurf erstellt oder die fertige Mahnung per E-Mail, Fax oder Post versendet werden soll. Um den Automatismus zu aktivieren, setzen Sie den Haken in der Checkbox. Speichern Sie Ihre Änderungen.

 

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