Automatisiertes Mahnverfahren

Reduzieren Sie Ihre offenen Forderungen durch ein automatisches Mahnwesen

In easybill können Sie Ihr ganz individuelles Mahnverfahren automatisieren. Unterschiedliche Kunden können unterschiedliche Zahlungserinnerungen oder Mahnungen mit individuellen Texten erhalten.

Das Erstellen von Zahlungserinnerungen und Mahnungen ist ein notwendiger, aber doch zeitraubender Prozess für Unternehmer. Unter dem Menüpunkt "Apps" > "Mahnwesen" können Sie die Einstellungen für Ihr individuelles Mahnverfahren vornehmen und das Mahnverfahren automatisieren.

 

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Definieren Sie wie viele Tage nachdem eine Rechnung überfällig wurde eine Erinnerung oder eine Mahnung erzeugt werden soll.

In diesem Beispiel wird am Tag der Überfälligkeit, eine Erinnerung für die, mit der Standardvorlage erstellten, Rechnung erstellt. Für diese Erinnerung wird ebenfalls die Standardvorlage der Erinnerung genutzt. Gleiches gilt für Rechnungen, welche mit der englischen Standardvorlage erstellt wurden, hier wird jedoch die englische Standardvorlage der Erinnerung genutzt.

7 Tage nach Überfälligkeit wird wiederum eine Mahnung mit der Standardvorlage, bzw. der englischen Standardvorlage erzeugt und Mahngebühren in Höhe von 5€ berechnet. Die Mahngebühren werden automatisch auf den Rechnungsbetrag drauf gerechnet.

Damit die jeweilige Option aktiv wird, muss diese mit dem Haken am Beginn der Zeile markiert werden. 

 

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Auf diese Weise lassen sich bis zu 20 Optionen festlegen, um ihre individuellen Vorgaben umzusetzen. Dies kann wie im Beispiel das Erzeugen von mehrsprachigen Zahlungserinnerungen sein, es kann aber auch ein mehrstufiges Mahnverfahren umgesetzt werden.

 

Mahnwesen

 

Hinweis:

Optionen können nicht rückwirkend angewandt werden: Rechnungen, welche die in der Option hinterlegte Anzahl an überfälligen Tagen bereits überschritten haben, werden von diesem Automatismus nicht mehr berücksichtigt. 

Texte für Erinnerungen und Mahnungen manuell anpassen und weitere Vorlagen erstellen:

Hierzu legen Sie sich zunächst in den Dokumentenvorlagen, über "Einstellungen" > "Dokumentenvorlagen", eine Vorlage für eine zweite Mahnung an, deren Text z.B. ein wenig forscher ist.

Entwurf:

Über die Erstellung der Dokumente hinaus, können Zahlungserinnerungen und Mahnungen zunächst auch nur als Entwurf erstellt werden. Eine manuelle Überprüfung Ihrerseits ist somit möglich.

Automatischer Versand:

Bitte beachten Sie, dass für den Versand per Post oder Fax ein ausreichendes Versandguthaben vorhanden ist. Versandguthaben 

Mahngebühren:

Wenn Sie eine Mahnung erstellen, können Sie zusätzlich auch Mahngebühren erfassen. Stellen Sie bei der Erfassung von Mahngebühren sicher, dass in Ihrem Standardtext für die Mahnvorlage, unter "Einstellungen" > "Dokumentenvorlagen", auch auf diese hingewiesen wird. Nutzen Sie hierfür den Platzhalter %REFDOKUMENT.BETRAG-OFFEN%.

Mahngebühren für Erinnerungen erheben, ist nicht möglich sind.

Aus- und Einschließen von Kunden:

Ihre Optionen können Sie nur für bestimmte Kunden aktivieren oder Sie schließen bestimmte Kunden davon aus. Dies kann z.B. hilfreich sein, wenn Sie einige Kunden nicht anmahnen möchten oder wenn diese nur eine sehr freundlich formulierte Mahnung erhalten sollen.

Klicken Sie neben der Mahn- oder Erinnerungs-Option auf das Zahnrad-Symbol und treffen dann die gewünschten Einstellungen.

 

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In diesem Beispiel wurde der Kunde "Max Mustermann" von der ersten Regel ausgeschlossen. Somit wird am Tag der Überfälligkeit, für Rechnungen dieses Kunden, keine Erinnerung erstellt.

Hier wurde jedoch eine zweite Regel erzeugt, in die nur der Kunde "Max Mustermann" eingeschlossen wurde. Er würde am Tag der Überfälligkeit eine Erinnerung mit der Vorlage "Freundliche Erinnerung" erhalten.

 

Beispiel:

Das Zahlungsziel einer Rechnung war der 23.07.2017, ohne Zahlungseingang ist die Rechnung ab dem 24.07.2017 fällig.

1. Option (Zahlungserinnerung am 24.07.2017 erstellen):

Soll am 24.07.2017 eine Erinnerung erstellt werden, tragen Sie im Feld "Tage" eine 0 ein. Wählen Sie den Typ Ihrer Rechnungsvorlage, die entsprechende Erinnerungsvorlage und ob bei Eintreffen des Falles, nur ein Entwurf erstellt oder die fertige Erinnerung per E-Mail, Fax oder Post versendet werden soll. Um den Automatismus zu aktivieren, setzen Sie den Haken in der Checkbox. Speichern Sie Ihre Änderungen. 

2. Option (Mahnung am 31.07.2017 erstellen):

Soll nach 7 Tage der Fälligkeit, in diesem Fall am 31.07.2017, eine Mahnung erstellt werden, tragen Sie im Feld "Tage" eine 7 ein, wählen den Typ Ihrer Rechnungsvorlage und die entsprechende Mahnungsvorlage, sowie ob nur ein Entwurf erstellt oder die fertige Mahnung per E-Mail, Fax oder Post versendet werden soll. Um den Automatismus zu aktivieren, setzen Sie den Haken in der Checkbox. Speichern Sie Ihre Änderungen.

 

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