Upload von Rechnungen zu Amazon (bei Nutzung des Umsatzsteuer-Berechnungsservice)

Bitte beachten Sie, dass sich diese Funktion noch in der Beta-Test Phase befindet. Wir nehmen notwendige Einstellungen gerne auch mit Ihnen gemeinsam vor.

Wenn Sie den Umsatzsteuer-Berechnungsservice (VCS) von Amazon nutzen, haben Sie die Möglichkeit von der Rechnungserstellung durch Amazon abzusehen. easybill erstellt dann wie gewohnt die Dokumente für Sie und hinterlegt diese zum Download für den Kunden auf Amazon. Der Versand per E-Mail entfällt, jedoch wird die eigene Rechnungsnummer und das eigene Design wieder verwendet.

Um diese Funktion zu aktivieren, müssen Sie sich an den Amazon Support wenden oder Sie aktivieren dies selbstständig über https://sellercentral-europe.amazon.com/tax/registrations?context=enrollment. Klicken Sie hier auf I Will upload my own VAT invoices./Ich werde meine Rechnung selbst hochladen.

Amazon aktiviert die Funktion ab einem bestimmten Datum. Dieses Datum muss im Importmanager über

  1. Einstellungen
  2. Amazon
  3. VCS Upload

hinterlegt werden.

 

Bildschirmfoto_2018-08-30_um_14.51.34.png

 

Ab diesem Zeitpunkt werden die Bestellungen automatisch importiert, die Rechnungen werden generiert und bei Amazon hochgeladen. Jede andere Importart für Amazon-Bestellungen erzeugt keine Rechnungen mehr.

Prüfen Sie bitte, ob die automatische Rechnungserstellung im Import Manager aktiviert ist.

  1. Klicken Sie auf Einstellungen
  2. Klicken Sie auf Allgemeines
  3. Funktion: Automatisch Rechnungen erstellen bei automatischen Importen


Der Upload der Rechnungen zu Amazon muss innerhalb von 24 Stunden nach der Versand-Markierung erfolgen. Dies ist durch unseren stündlichen Abruf sichergestellt.

Wenn zusätzlich zu den automatisierten Importen manuelle Importe erforderlich sein sollten, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie als Importquelle die Amazon MWS API
  2. Wählen Sie den Berichtstyp Amazon VCS - Eigene Erstellung von Dokumenten
  3. Klicken Sie auf Importieren

 

Bildschirmfoto_2018-10-10_um_12.17.54.png

 

Unter Importvorgänge sehen Sie nun Ihren Import.

  1. Klicken Sie auf Aktionen
  2. Klicken Sie auf Rechnungen erstellen

 

Rechnungen_erstellen.png

 

Da sich die Funktion noch in der Testphase befindet, empfehlen wir die erstellten Rechnungen einmal zu prüfen. Beim manuellen Importieren und anschließendem Erstellen der Rechnungen, können Sie die erstellten Rechnungen erst einmal drucken. Nutzen Sie hierzu die Aktion Erstellte Rechnungen drucken. Wenn die Daten mit den auf Amazon ersichtlichen Daten übereinstimmen, können Sie die Übertragung zu Amazon veranlassen.

  1. Klicken Sie auf Aktionen
  2. Klicken Sie auf Dokumente zu Amazon exportieren

Der automatische Import dieser Daten erstellt automatisch Rechnungen und lädt diese ohne vorherige Überprüfungsmöglichkeit zu Amazon hoch. 

 

Dokumente_zu_Amazon_exportieren.png

 

In der Übersicht Ihrer Bestellungen wird Ihnen angezeigt, ob der Upload zu Amazon erfolgreich durchgeführt werden konnte oder ob ein Fehler aufgetreten ist.

 Bildschirmfoto_2018-07-24_um_16.10.07.png

 

Damit der VCS Upload einwandfrei funktioniert, müssen Ihre Dokumente einige Voraussetzungen erfüllen.

Geändert werden sollte Folgendes:

A) im Layout Ihrer Dokumente

Amazon würde es bevorzugen, wenn Sie in Ihrem Dokumenten keine Angabe eine Bankverbindung vorsehen. Entfernen Sie diese über die Layout-Einstellungen in easybill, sofern die Bankverbindung nicht in ein Briefpapier integriert ist. Sollte man dennoch eine Bankverbindung aufführen, führt dies aktuell nicht zur Ablehnung Ihrer Rechnung.

B) Amazon-Rechnungstext

  1. Wechseln Sie in den Import Manager
  2. Klicken Sie auf Einstellungen
  3. Klicken Sie auf Amazon
  4. Klicken Sie auf Rechnungstexte

Wenn der Käufer nicht nur eine Rechnungsanschrift, sondern auch eine (abweichende) Lieferanschrift in seinen Daten hinterlegt, so muss diese im Rechnungstext erwähnt werden. Nutzen Sie hierfür folgende Abfrage:

deutsche Version:
{% if separate_shipping %}Abweichende Lieferanschrift:{{customer.shipping_address}}{% endif %}

oder

englische Version:
{%
if separate_shipping %}Delivery address:{{customer.shipping_address}}{% endif %}

 

Die Steuernummer des Käufers soll immer gedruckt werden, sofern der Käufer sie bei Amazon angibt. Auch wenn es sich um einen Privatkauf handelt, empfiehlt Amazon den Aufdruck der hinterlegten Steuernummer. Damit es zu keinerlei Überschneidungen, bzw. dem doppelten Aufdruck der Steuernummer kommt, im Falle einer Innergemeinschaftlichen Lieferung, nutzen Sie folgende Abfrage in Ihrem Rechnungstext:

{% if customer.vat_id && intra_community_trade == false %}
 Ihre Steuernummer: {{customer.vat_id}}
{% endif %}

 

Da Amazon beim VCS Upload keine E-Mail Adresse des Käufers zur Verfügung stellt (Rechnungen können somit aktuell nur hochgeladen, aber nicht versendet werden), können Abfragen, die bisher nach der E-Mail des Käufers fragten, nicht mehr verwendet werden. Falls Sie Unterscheidungen nach der Sprache des Kunden genutzt haben (zum Beispiel: {% if customer.email contains 'amazon.de' %}Rechnung zu Ihrer Amazon-Bestellung), verwenden Sie ab sofort folgende Abfrage im Rechnungstext.

{% if store_id == 'Amazon.de' or store_id == 'DE' or customer.email contains 'amazon.de' %}Ihre Bestellung Nr. {{order_number}} vom {{purchase_date}}
{% else %}Your order no. {{order_number}} from {{purchase_date| date_format: 'yyyy/mm/dd'}}
{%endif%}{%endif%}

 

Grundsätzlicher Ablauf bei Nutzung des VCS Upload

  1. Ihre bisherigen Importe für Amazon FBM (Eigenversand) führen Sie wie gewohnt fort, damit Sie auch weiterhin Versanddaten aus easybill erzeugen und an Amazon zurückmelden können.

    Nutzen Sie auch Amazon FBA (Versand über Amazon) steht es Ihnen frei den automatische Import für diesen Bericht zu deaktivieren. Bitte bedenken Sie jedoch die fehlende E-Mail Adresse des Käufers. Sollte eine Gutschrift/ein Storno aus der Rechnung erstellt werden oder die Rechnung muss dem Kunden noch einmal zugänglich gemacht werden, können Sie jederzeit einen Abruf der FBA Bestellung über den Import Manager ausführen. In diesen Originaldaten ist die Adresse weiterhin vorhanden.

  2. Aus Ihrem Amazon FBM Import erstellen Sie entweder die Versanddaten, die auch wieder an Amazon zurückgemeldet werden oder Sie markieren die Bestellung direkt in Amazon als "versendet". Ein Versandstatus muss jedoch auf jeden Fall gegeben sein, da der VCS Upload erst im Anschluss die Daten abruft.
    Für FBA erfolgt die Versandmeldung durch Amazon.

  3. Der VCS Upload-Abruf startet tagsüber immer zur vollen Stunde. Die versandte Bestellung wird importiert, easybill erzeugt automatisch die Rechnung und führt den Upload zu Amazon durch. Ein Upload kann nicht zurückgerufen werden.

  4. Das System meldet, ob der Upload erfolgreich war oder nicht. Sollten Sie eine Fehlermeldung erhalten, kontaktieren Sie unseren Support.

  5. Der Upload muss innerhalb von 24 Stunden nach Versandmarkierung erfolgen, ansonsten sieht Amazon hier Konsequenzen vor. Wenn Sie den Upload manuell nutzen, achten Sie bitte auf die Auslösung des Uploads zu Amazon.

Für den Import von Gutschriften können Sie über die Amazon-Einstellungen und Automatischer Import den Bericht der Amazon Finance API Gutschriften aktivieren. Diese werden ebenfalls nicht per E-Mail versendet.

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