Rechnungen automatisiert per E-Mail versenden

Damit du nicht alle Rechnungen und auch Gutschriften, die easybill Connect (ehem. Import Manager) für dich erstellt, manuell versenden musst, kannst du auch einen automatischen E-Mail Versand nutzen.

Hinweis für Amazon-Verkäufer:
Bei Nutzung des Umsatzsteuer-Berechnungsservices ist ein E-Mail Versand an Amazon-Käufer nicht mehr möglich. Die E-Mail Adressen dieser Kunden werden dir nicht mehr zur Verfügung gestellt. easybill verwendet hier den direkten Upload der Dokumente (Rechnungen & Gutschriften) ins Sellercentral.

Die Aktivierung des automatischen Versands der Rechnungen (und Gutschriften) nimmst du wie folgt vor:

1. Öffne in easybill Connect im linken Menü den Bereich „Einstellungen“.
2. Wähle den Unterpunkt „Allgemeines“ aus.
3. Klicke auf „E-Mail-Versand“.
4. Setze das Häkchen bei der Option „Rechnungen automatisch per E-Mail versenden“.

Plattform-spezifische Einstellungen gehen der globalen Einstellung vor

Die oben beschriebene Option gilt global für alle angebundenen Plattformen. Für Amazon gibt es zusätzlich einen eigenen Versand-Modus unter Einstellungen > Amazon > Dokumentenversand. Dort wählst du zwischen nur FBA, alles außer Gutschriften, alles und „Keine E-Mails verschicken (globale Einstellung ignorieren)“. Ein hier gewählter Modus übersteuert die globale Einstellung.

Wichtig bei Nutzung des Amazon Umsatzsteuer-Berechnungsservice (VCS): Die Aktivierung des globalen E-Mail Versands hat auf deine VCS-Bestellungen keine Auswirkung. Ein Versand an Amazon-Käufer ist dabei generell nicht möglich, weil Amazon keine Käufer-Adressen bereitstellt; die Dokumente werden weiterhin ausschließlich in das Sellercentral hochgeladen. Die Option „Keine E-Mails verschicken (globale Einstellung ignorieren)“ ist in diesem Fall lediglich eine zusätzliche Absicherung und keine Voraussetzung dafür, den globalen Versand einzuschalten.

Für alle weiteren Shops und Marktplätze findest du eigene Einstellungen unter Einstellungen > Weitere Shops > Dokumentenversand. Diese benötigst du nur, wenn einzelne Kanäle abweichend versenden sollen – zum Beispiel Shop-Rechnungen mit drei Tagen Verzögerung, eBay-Rechnungen dagegen sofort. Ansonsten genügt die globale Einstellung.

Platzhalter können hier sowohl aus easybill Connect (in geschwungenen Klammern), als auch aus easybill (mit Prozentzeichen) verwendet werden. Beachte jedoch bitte, dass über die Vorschau lediglich Platzhalter aus easybill Connect erkannt und dargestellt werden können. Platzhalter aus easybill erhalten ihre Inhalte erst zum Zeitpunkt der Dokumentenerstellung in easybill.

Der alternative E-Mail Text bietet Onlinehändlern die Möglichkeit ähnliche Texte je Shopsystem zu hinterlegen. Mittels Abfragen können jedoch kleine Unterschiede dargestellt werden. Als Beispiel: es soll ein unterschiedlicher Text für Amazon-, eBay- und Shop-Bestellungen verwendet werden.

Die Abfragen für dich zum Kopieren:

Abfrage nach verschiedenen Plattformen:

{% if import_type == 'AMAZON' %}Rechnung zu Ihrer Amazon-Bestellung
{% elsif import_type == 'EBAY' %}Rechnung zu Ihrer eBay-Bestellung
{% else %}Rechnung zu Ihrer Bestellung
{% endif %}

Abfrage nach den verschiedenen Amazon-Marktplätzen:

{% if customer.email contains 'amazon.de' %}Rechnung zu Ihrer Amazon-Bestellung
{% elsif customer.email contains 'amazon.fr' %}Invoice to your Amazon order
{% elsif customer.email contains 'amazon.es' %}Invoice to your Amazon order
{% elsif customer.email contains 'amazon.it' %}Invoice to your Amazon order
{% elsif customer.email contains 'amazon.co.uk' %}Invoice to your Amazon order
{% endif %}

Für weiterführende Abfragen folge dem Link: https://github.com/Shopify/liquid/wiki/Liquid-for-Designers oder sprich unseren Support an.

Handelst du auf Amazon? Dann empfehlen wir dir den Artikel über Hinweise auf "Besonderheiten beim E-Mailversand für Amazonhändler".