Wiederkehrende Dokumente definieren

16. September 2026 11:27 Aktualisiert

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Für wiederkehrende Dokumente kannst du Vorlagen definieren, aus welchen zu den von dir bestimmten Bedingungen automatisiert Rechnungen, Angebote, Bestellungen oder Gutschriften generiert werden.

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Wähle den Dokumententyp, für den du eine wiederkehrende Vorlage anlegen möchtest

Der Inhalt des Dokuments sowie das Einfügen des Kunden, die Erfassung von Texten und Dokumentenposten ist identisch mit der regulären Dokumentenerstellung.

Die Wiederholungsvorlagen unterscheiden sich allein durch die Wiederholungseinstellungen.

Du kannst frei definieren, wann das System ein Dokument selbstständig aus der Vorlage generieren soll, in welchem Turnus und welche Aktionen mit diesem Dokument verbunden sein sollen.

Beispiel:

Du legst am 01.01.2018 eine Wiederholungsrechnung an. Diese soll am 21.03.2020 das erste Mal als Rechnung erstellt werden (Ausführen am: 21.03.2020). Die Rechnung soll sich quartalsweise erstellen. Du wählst daher:

Wiederholt sich: monatlich
Und wiederholt sich alle: "3" Monat(e)

Da der Vertrag mit dem Kunden auf ein Jahr begrenzt ist, legst du die Wiederholungsvorlage für insgesamt 4 Ereignisse an. Diese Ereignisse werden dir mit Datum sofort angezeigt.

Entscheide selbst, ob du einen Dokumentenentwurf erhalten möchtest oder ob das System ein fertiges Dokument erzeugt. Solltest du ein fertiges Dokument wünschen, kannst du noch dazu entscheiden, ob das Dokument am Tag der Erstellung versendet werden soll. Hier stehen die gängigen Möglichkeiten zur Verfügung (Post, E-Mail oder Fax). Solltest du hier per E-Mail auswählen, würde das Dokument automatisch am Erstellungstag um 8:00 Uhr versendet werden. Der Postversand wird einmal am Tag um 14:00 Uhr durchgeführt.

Lege fest, ob du aus den zukünftigen Rechnungen direkt eine SEPA XML generieren möchtest. Die Inhalte können editiert werden.

Lass das System automatisch einen Zahlungseingang setzen, vor allem dann, wenn du per Lastschrift den Rechnungsbetrag einziehst. Wähle, ob der Zahlungseingang auf den Erstellungstag der Rechnung, auf das Zahlungsziel der Rechnung oder auf ein Zahlungsziel unter Berücksichtigung eines Werktages gesetzt werden soll. Eine SEPA XML wird am Wochenende nicht eingelöst, sondern auf den nächsten Werktag gelegt.

Über die Aktivierung der Benachrichtigung erhältst du eine Mitteilung des Systems, sobald das neue Dokument oder Dokumenten-Entwurf erzeugt wurde. Bei Fehlern informieren wir dich immer.