Wiederkehrende Dokumente definieren
Ein Video hierzu finden Sie auch auf unserem YouTube-Kanal.
Für wiederkehrende Dokumente können Sie Vorlagen definieren, aus welchen zu den von Ihnen bestimmten Bedingungen automatisiert Rechnungen, Angebote, Bestellungen oder Gutschriften generiert werden.
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- Wählen Sie den Dokumententyp, für den Sie eine wiederkehrende Vorlage anlegen möchten
Der Inhalt des Dokuments sowie das Einfügen des Kunden, die Erfassung von Texten und Dokumentenposten ist identisch mit der regulären Dokumentenerstellung.
Die Wiederholungsvorlagen unterscheiden sich allein durch die Wiederholungseinstellungen.
Sie können frei definieren wann das System ein Dokument selbstständig aus der Vorlage generieren soll, in welchem Turnus und welche Aktionen mit diesem Dokument verbunden sein sollen.
Beispiel:
Sie legen am 01.01.2018 eine Wiederholungsrechnung an. Diese soll am 21.03.2020 das erste Mal als Rechnung erstellt werden (Ausführen am: 21.03.2020). Die Rechnung soll sich quartalsweise erstellen. Sie wählen daher:
Wiederholt sich: monatlich
Und wiederholt sich alle: "3" Monat(e)
Da der Vertrag mit dem Kunden auf ein Jahr begrenzt ist, legen Sie die Wiederholungsvorlage für insgesamt 4 Ereignisse an. Diese Ereignisse werden Ihnen mit Datum sofort angezeigt.
Entscheiden Sie selbst, ob Sie einen Dokumentenentwurf erhalten möchten oder ob das System ein fertiges Dokument erzeugt. Sollten Sie ein fertiges Dokument wünschen, können Sie noch dazu entscheiden, ob das Dokument am Tag der Erstellung versendet werden soll. Hier stehen die gängigen Möglichkeiten zur Verfügung (Post, E-Mail oder Fax). Sollten Sie hier per E-Mail auswählen, würde das Dokument automatisch am Erstellungstag um 8:00 Uhr versendet werden. Der Postversand wird einmal am Tag um 14:00 Uhr durchgeführt.
Legen Sie fest, ob Sie aus den zukünftigen Rechnungen direkt eine SEPA XML generieren möchten. Die Inhalte können editiert werden.
Lassen Sie das System automatisch einen Zahlungseingang setzen, vor allem dann, wenn Sie per Lastschrift den Rechnungsbetrag einziehen. Wählen Sie, ob der Zahlungseingang auf den Erstellungstag der Rechnung, auf das Zahlungsziel der Rechnung oder auf ein Zahlungsziel unter Berücksichtigung eines Werktages gesetzt werden soll. Eine SEPA XML wird am Wochenende nicht eingelöst, sondern auf den nächsten Werktag gelegt.
Über die Aktivierung der Benachrichtigung erhalten Sie eine Mitteilung des Systems, sobald das neue Dokument oder Dokumenten-Entwurf erzeugt wurde. Bei Fehlern informieren wir Sie immer.
