Dokumentennummer definieren
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In easybill kannst du für jeden Dokumententyp (z. B. Rechnungen, Angebote) eigene Nummernkreise und Formate definieren. So lassen sich deine Belege individuell und strukturiert nummerieren.
- Öffne im linken Menü den Bereich „Einstellungen“.
- Wähle den Unterpunkt „Dokumentennummer“ aus.
Dokumentennummern konfigurieren
Für jeden Dokumententyp, der von easybill unterstützt wird, hast du die Möglichkeit, individuelle Einstellungen bezüglich der Dokumentennummern vorzunehmen. Diese Anpassungen helfen dir dabei, deine Dokumente übersichtlich und nach deinen eigenen Vorgaben zu nummerieren.
Zu den konfigurierbaren Werten gehören unter anderem:
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Nächste Rechnungsnummer, nächste Angebotsnummer, etc. |
Du kannst festlegen, mit welcher Nummerierung die nächste Rechnung, das nächste Angebot oder ein anderer Dokumententyp beginnen soll. Dies ermöglicht es dir, einen bestimmten Startwert zu definieren oder die Nummerierung an deine bestehenden Unterlagen anzupassen. |
| Format | Das Format der Dokumentennummern kann ebenfalls individuell gestaltet werden. So kannst du beispielsweise festlegen, ob die Nummern nur aus Zahlen bestehen oder ob zusätzliche Elemente wie Jahreszahlen, Kundennummern oder andere Platzhalter eingefügt werden sollen, um die Nummerierung aussagekräftiger zu machen. |
| Stellen | Weiterhin hast du die Möglichkeit, die Anzahl der Stellen der Nummern zu bestimmen. Dies ist besonders hilfreich, um eine einheitliche Länge der Nummern zu gewährleisten, etwa durch das Hinzufügen von führenden Nullen, sodass alle Dokumentnummern ein gleichbleibendes Erscheinungsbild haben. |
Um dir die automatische Nummerngenerierung zu erleichtern, sind die verfügbaren Platzhalter auf der Seite im oberen Bereich farblich hervorgehoben. Diese Platzhalter kannst du in das Nummernformat einfügen, um dynamisch und automatisch generierte Werte wie Datum, fortlaufende Nummern oder andere relevante Informationen in deine Dokumentnummern zu integrieren.
Ausnahme: Stornorechnungen - Infos dazu siehe unter Stornorechnungen
Beispiel: Rechnungsnummer „RE-2019-01“
Angenommen, du möchtest folgende Rechnungsnummer erzeugen: RE-2019-01
Dann gehst du wie folgt vor:
| Nächste Rechnungsnummer | 01 |
| Format | RE-%jahr%-%nummer% |
| Stellen | 2 |
Bedeutung der Einstellung „Stellen“
Die Einstellung Stellen bestimmt ausschließlich die Länge der fortlaufenden Nummer.
- Beispiel: Wert 5
- Ergebnis:
00001(automatische Auffüllung mit führenden Nullen)
Hinweis zur Kundenbezogenen Nummerierung
Wenn du die Funktion „Für jeden Kunden separat hochzählen“ nutzen möchtest, empfehlen wir, die Kundennummer als Platzhalter im Format zu verwenden.
Beispiel:
Bei jeder ersten Rechnung eines Kunden würde die Nummer 01 verwendet werden. Erst bei weiteren Käufen wird die Nummer fortlaufend erhöht (z. B. 02, 03 …).
Wichtiger Hinweis
Wird das Format nur wie folgt definiert: RE-%jahr%-%nummer%, erhalten alle Rechnungen eines Jahres zunächst die gleiche fortlaufende Nummer pro Kunde oder Systemlogik. Dies kann zu Überschneidungen und Unklarheiten führen.
👉 Daher wird diese Einstellung in den meisten Fällen ausdrücklich nicht empfohlen.
Stornorechnungen
In easybill werden Stornorechnungen technisch immer direkt mit der ursprünglichen Rechnungsnummer verknüpft. Die Stornonummer basiert daher auf der bestehenden Rechnungsnummer und wird entsprechend als Verweis auf die Stornierung gekennzeichnet.
Wichtige Eigenschaften der Stornonummern
- Stornonummern können in easybill nicht frei oder unabhängig fortlaufend definiert werden.
- Sie beziehen sich stets auf die Original-Rechnungsnummer.
- Ein separater Nummernkreis für Stornorechnungen ist nicht erforderlich.
Rechtliche Einordnung (GoBD-konform)
Aus Sicht der ordnungsgemäßen Buchführung (insbesondere nach GoBD) ist entscheidend:
- Jede Rechnung muss eindeutig nachvollziehbar sein
- Jede Buchung muss lückenlos dokumentiert werden
Ein eigener Nummernkreis für Stornos ist dabei nicht vorgeschrieben.
Empfohlene Kennzeichnung von Stornorechnungen
Um Stornierungen klar und verständlich zu kennzeichnen, empfiehlt sich die Verwendung eines Präfixes wie:
ST-Storno-
vor der ursprünglichen Rechnungsnummer.
Beispiel:
- Originalrechnung:
RE-2026-015 - Stornorechnung:
Storno-RE-2026-015
Vorteile dieser Vorgehensweise
- Eindeutige Zuordnung: Die Stornorechnung ist direkt der ursprünglichen Rechnung zugeordnet.
- Hohe Nachvollziehbarkeit: Es ist jederzeit ersichtlich, welche Rechnung storniert wurde.
- Klare Kennzeichnung: Das Präfix macht die Stornierung sofort erkennbar.
- Keine Verwechslungsgefahr: Stornos werden eindeutig von regulären Rechnungen unterschieden.
- Keine gesetzliche Pflicht für separate Nummernkreise: Entscheidend ist die eindeutige Identifizierbarkeit, nicht die Trennung in eigene Nummernserien.