Lexware Office mit easybill verbinden
Mit easybill lassen sich Ihre Ausgangsrechnungen einfach und schnell für den Steuerberater oder ein Buchhaltungsprogramm exportieren. Zusätzlich können Rechnungen via Schnittstelle an Lexware Office übertragen werden.
Wichtige Voraussetzungen für die Verwendung der Lexware Office-Schnittstelle:
- Steuerliche Registrierung in Deutschland muss vorliegen
- Es können Rechnungen, Stornos sowie Gutschriften übermittelt werden
- Rechnungen werden als Einnahme gekennzeichnet und Gutschriften als Einnahmenminderung
- Dokumente in Fremdwährung können nicht übermittelt werden, weil lexoffice diese nicht unterstützt
- Ausfuhrlieferungen werden derzeit nur für Firmenkunden unterstützt (im Kundenstamm muss das Feld "Firma" gefüllt sein). Eine Erweiterung für Privatkunden (B2C) wird zeitnah folgen.
- Eine Zuordnung von Kundendaten erfolgt über die Lexware Office-Kunden-ID. Ein Abgleich von Kundendaten und die Zuordnung von Dokumenten zu einem Kunden erfolgen daher nur dann, wenn der Kunde bei der Dokumentenübermittlung, über die Schnittstelle angelegt wurde.
OSS-Besonderheiten:
- Im Fall von OSS wird immer ein Kundenstamm in Lexware Office erstellt, ansonsten würde die Buchung über den Sammelkunden genutzt werden, sofern die Option „Kunden erstellen wenn nötig” gewählt wurde
- ist das Feld Firma gefüllt, geht Lexware Office von einer steuerfreien Innergemeinschaftlichen Lieferung aus und der OSS kann nicht angewandt werden
- Versandland (Lagerland) und Versandzielland dürften im Fall von OSS nicht übereinstimmen
- Stimmen beide Länder überein, liegt kein OSS vor. Sofern das Versandland bzw. Versandzielland Ihrem Firmensitz entspricht, muss dies wiederum Deutschland sein, da es nur möglich ist Dokumente mit deutschen Mehrwertsteuersätzen zu übermitteln
- Wenn OSS aktiv ist, wird geprüft ob der Mehrwertsteuersatz im Dokument für das gewählte Steuerland valide ist
- Elektronische Dienstleistungen können nicht also solche erkannt werden und werden, im Fall von OSS, als Fernverkauf übermittelt und im Falle von Nicht-OSS als normale Dienstleistung
Sollten Sie noch keinen Account bei Lexware Office haben, führen Sie erst die Registrierung durch.
Anschließend können Sie die Funktion in easybill aktivieren.
- Klicken Sie auf Dienste
- Klicken Sie auf Lexware Office
Verbinden Sie Ihren easybill-Account mit Lexware Office durch Klick auf den blauen Button Mit Lexware Office verbinden.
Tragen Sie Ihre E-Mail Adresse und Ihr Passwort ein und klicken Sie auf Anmelden.
Klicken Sie auf Zugriff erlauben, um easybill das Recht zu erteilen, die notwendigen Informationen mit Lexware Office austauschen zu können.
Ein Lexware Office-Account kann immer nur mit einem easybill-Account verbunden werden. Ansonsten erhalten Sie folgende Mitteilung:
Sobald der Zugriff erlaubt wurde, gelangen Sie automatisch zurück in Ihren easybill-Account. Legen Sie fest, ob Kundendaten aus easybill in Lexware Office als einzelne Kunden festgelegt werden sollen oder als Sammelkunde behandelt werden. Die Vorgabe hierzu legen Sie vorab in Lexware Office fest.
Geben Sie außerdem vor, ob Sie nur die nicht-exportierten Dokumente übertragen möchten, also solche, die bisher nicht zu Lexware Office übergeben wurden. Alle Dokumente würde bedeuten, dass auch zurückliegende Rechnungen ein weiteres Mal übergeben werden. Diese Dokumente werden jedoch nicht durch eine erneute Übertragung aktualisiert in Lexware Office, sondern doppelt gespeichert.
Wählen Sie bei jedem Export den gewünschten Exportzeitraum. Klicken Sie anschließend auf Export starten, um die Datensätze an Lexware Office zu übermitteln.
Die Dokumente werden in Lexware Office als offen oder überfällig angezeigt, auch wenn es in easybill bereits einen Zahlungseingang gibt. Zahlungen werden jedoch nicht mit übergeben.