Aktivierung der Versionierung von Dokumenten

Um die Versionierung von Dokumenten zu nutzen, muss der neue Editor in easybill verwendet werden. Sollten Sie noch den bisherigen Editor nutzen, erfolgt die Umstellung auf den neuen Editor demnächst automatisch. Sie müssen hier nicht aktiv werden.

Die Versionierung ist grundsätzlich für alle Dokumententypen verfügbar. Lediglich das Rechnungsdokument verfügt über die Formate ZUGFeRD und XRechnung.

Um die Versionierung zu nutzen, gibt es derzeit drei verschiedene Optionen:

1) Versionierung per Dokument-Erstellung

Erstellen Sie ein Dokument in Ihrem easybill-Account.

Wenn Schritt 1 und Schritt 2 im Editor erledigt sind, wählen Sie ein oder mehrere Formate aus, für die Sie die Versionierung nutzen möchten.

Wichtig:

Sollte ein Format nicht gewählt werden, steht es nach Fertigstellung des Dokuments weder zum Download, noch zum Versand zur Verfügung.

Dies ist vor allem relevant, sollte der Empfänger des Dokuments eine E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung benötigen.

Stellen Sie das Dokument fertig.

Auf der Übersichtsseite des individuellen Dokuments finden Sie die Details zur Versionierung.

Vorgenommene Änderungen für neue Versionen werden stets mit einer Begründung aufgeführt. Die Angabe des Grundes ist eine Pflichtvorgabe und erleichtert Ihnen auch die Nachvollziehbarkeit von Änderungen.

2) Versionierung über Information im Kundenstamm

Damit Sie die Formate für ein neues Dokument nicht jedes Mal manuell wählen müssen, können Sie gewünschte Formate auch direkt im Kundenstamm speichern.

Ist Ihr Kunde beispielsweise eine Behörde, können Sie das Format der XRechnung oder ZUGFeRD vorgeben.

1. Bearbeiten Sie Ihren Kunden im Account.
2. Klicken Sie rechts im Menü auf Einstellungen.
3. Wählen Sie das Format aus.
4. Klicken Sie anschließend auf Speichern.

3) Versionierung über Dokumentenvorlage

Über die Dokumentenvorlagen können Sie ebenfalls definieren, welche Formate Sie zusätzlich zur Standard PDF immer generieren möchten. Sie können sich hier auch eigene Vorlagen anlegen, die beispielsweise speziell auf eine XRechnung ausgelegt sind.

1. Klicken Sie auf Einstellungen.
2. Klicken Sie auf Dokumentenvorlagen.
3. Wählen Sie den Menüpunkt Dokumentenversionierung aus.

Wählen Sie alle Formate, die Sie für diese Vorlage stets verwenden möchten. Erstellen Sie anschließend ein neues Dokument mit dieser Vorlage, sind die Formate im Editor bereits vorausgewählt. Sie können Sie je nach Bedarf über den Editor jedoch wieder deaktivieren.