Aktivierung der Versionierung von Dokumenten
Um die Versionierung von Dokumenten zu nutzen, muss der neue Editor in easybill verwendet werden. Solltest du noch den bisherigen Editor nutzen, erfolgt die Umstellung auf den neuen Editor demnächst automatisch. Du musst hier nicht aktiv werden.
Die Versionierung ist grundsätzlich für alle Dokumententypen verfügbar. Lediglich das Rechnungsdokument verfügt über die Formate ZUGFeRD und XRechnung.
Um die Versionierung zu nutzen, gibt es derzeit drei verschiedene Optionen:
1) Versionierung per Dokument-Erstellung
Erstelle ein Dokument in deinem easybill-Account.
Wenn Schritt 1 und Schritt 2 im Editor erledigt sind, wählst du ein oder mehrere Formate aus, für die du die Versionierung nutzen möchtest.
Wichtig:
Sollte ein Format nicht gewählt werden, steht es nach Fertigstellung des Dokuments weder zum Download, noch zum Versand zur Verfügung.
Dies ist vor allem relevant, sollte der Empfänger des Dokuments eine E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung benötigen.
Stelle das Dokument fertig.
Auf der Übersichtsseite des individuellen Dokuments findest du die Details zur Versionierung.
Vorgenommene Änderungen für neue Versionen werden stets mit einer Begründung aufgeführt. Die Angabe des Grundes ist eine Pflichtvorgabe und erleichtert dir auch die Nachvollziehbarkeit von Änderungen.
2) Versionierung über Information im Kundenstamm
Damit du die Formate für ein neues Dokument nicht jedes Mal manuell wählen musst, kannst du gewünschte Formate auch direkt im Kundenstamm speichern.
Ist dein Kunde beispielsweise eine Behörde, kannst du das Format der XRechnung oder ZUGFeRD vorgeben.
- Bearbeite deinen Kunden im Account.
- Klicke rechts im Menü auf Einstellungen.
- Wähle das Format aus.
- Klicke anschließend auf Speichern.
3) Versionierung über Dokumentenvorlage
Über die Dokumentenvorlagen kannst du ebenfalls definieren, welche Formate du zusätzlich zur Standard PDF immer generieren möchtest. Du kannst dir hier auch eigene Vorlagen anlegen, die beispielsweise speziell auf eine XRechnung ausgelegt sind.
- Klicke auf Einstellungen.
- Klicke auf Dokumentenvorlagen.
- Wähle den Menüpunkt Dokumentenversionierung aus.
Wähle alle Formate, die du für diese Vorlage stets verwenden möchtest. Erstelle anschließend ein neues Dokument mit dieser Vorlage, sind die Formate im Editor bereits vorausgewählt. Du kannst sie je nach Bedarf über den Editor jedoch wieder deaktivieren.