Briefpapier hochladen und hinterlegen

Sofern Sie ein eigenes Briefpapier für Ihre Dokumente verwenden möchten, können Sie Ihre Layouts im Account editieren.

Als zusätzliche Hilfe schauen Sie gerne unser Tutorial-Video auf easybill TV:

Hinweis:

• wenn Sie Ihr Briefpapier im PDF-Format hochladen und für die Folgeseiten ein anderes Briefpapier verwenden möchten, müssen Sie eine zweiseitige PDF-Datei hochladen, wobei die zweite Seite dann automatisch für alle Folgeseiten verwendet wird
• die maximale Dateigröße beträgt 1,5 MB
• die Daten des Briefpapiers werden in den XML-Dateien von E-Rechnungen nicht verarbeitet. Firmendaten müssen daher unter "Meine Firma" hinterlegt werden
• für die Erstellung Ihrer E-Rechnungen ist ein Briefpapier im PDF/A-Format zwingend erforderlich. Sie können dieses Format in den meisten Programmen beim Speichern oder Exportieren direkt unter den PDF-Optionen auswählen. Das Format allein genügt jedoch nicht – die Datei muss zusätzlich inhaltliche Kriterien erfüllen (z. B. eingebettete Schriften, keine Transparenzen, kein Passwortschutz)

Briefpapier hochladen

1. Klicken Sie links im Hauptmenü auf Einstellungen
2. Klicken Sie auf Layout

Klicken Sie auf Dateien vom Computer auswählen.

1. Laden Sie alle Briefpapiere in den Account, die Sie verwenden möchten
2. Klicken Sie auf das gewünschte Briefpapier (grünes Häkchen zeigt gewähltes Briefpapier)
3. Klicken Sie auf Speichern, um das aktuelle Layout zu ändern.

Je nachdem, welche Firmenangaben und Informationen Ihr Briefpapier enthält, müssen Sie nun das Standard Layout anpassen. Über Inhalt können Sie die einzelnen Angaben innerhalb des Dokuments anpassen.

1. Klicken Sie auf Vorschau, um den aktuellen Stand Ihres Layouts einzusehen
2. Klicken Sie auf Speichern

Alle Einstellungen greifen erst für danach erstellte Dokumente (bereits bestehende Dokumente werden nicht beeinflusst).

Möchten Sie ein zusätzliches Layout mit einem anderen Briefpapier anlegen, so gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf Einstellungen
2. Klicken Sie auf Layout
3. Wählen Sie das Standard Layout (deutsch)
4. Klicken Sie auf Briefpapier
5. Klicken Sie das gewünschte Briefpapier an, sodass es mit dem grünen Häkchen markiert ist
6. Klicken Sie zum Schluss auf Als neues Layout speichern und vergeben Sie dem neuen Layout einen eigenen Namen

Sie können sich beliebig viele, grafisch und inhaltlich unterschiedliche Layouts anlegen:

Zu Layout anpassen / neu erstellen
 

PDF/A-Prüfung beim Briefpapier-Upload

easybill prüft beim Hochladen, ob mit Ihrem Briefpapier E-Rechnungen möglich sind. Ist das nicht der Fall, erscheint der Hinweis „Achtung: Mit diesem Briefpapier sind keine E-Rechnungen möglich“.

• Ihr Briefpapier wird trotzdem gespeichert – normale PDF-Rechnungen können Sie weiterhin erstellen
• Geprüft wird nicht die Briefpapier-Datei allein, sondern eine damit erzeugte Beispiel-Rechnung inklusive Logo, eigener Schriften und Signatur
• Maßgeblich ist das Prüfergebnis in easybill. Ein externer PDF/A-Check (z. B. in Adobe Acrobat) kann davon abweichen – in beide Richtungen
• Die Prüfung wird schrittweise für alle Konten aktiviert

Worauf Sie bei Briefpapier, Logo, Schriften und Signatur im Einzelnen achten müssen und wie Sie eine konforme Datei erzeugen, erfahren Sie hier:
PDF/A-Konformität für E-Rechnungen (Briefpapier, Logo, Schrift, Signatur)
 

Für Onlinehändler empfehlen wir zusätzlich die Anleitung Druckeinstellungen Eigene Template-Logik, falls Sie für verschiedene Shop-Anbindungen unterschiedliche Vorlagen verwenden möchten.