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PDF/A-Konformität für E-Rechnungen (Briefpapier, Logo, Schrift, Signatur)

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Für E-Rechnungen muss die fertige Rechnung dem Format PDF/A entsprechen. easybill prüft dies beim Hochladen Ihrer Layout-Elemente und weist Sie mit dem Hinweis „Achtung: Mit diesem Briefpapier sind keine E-Rechnungen möglich“ darauf hin, wenn eine Datei nicht geeignet ist. Dieser Artikel zeigt Ihnen, worauf Sie bei Briefpapier, Logo, Schriften und Signatur achten müssen und wie Sie eine PDF/A-konforme Datei erzeugen:

Was easybill genau prüft

easybill prüft nicht die hochgeladene Datei allein, sondern eine damit erzeugte Beispiel-Rechnung – also inklusive aller weiteren Layout-Elemente Ihres Kontos (Logo, eigene Schriften, Signatur).

  • Maßgeblich ist immer das Prüfergebnis in easybill
  • Ein externer PDF/A-Check der einzelnen Datei (z. B. in Adobe Acrobat) kann zu einem anderen Ergebnis führen – in beide Richtungen
  • Erscheint der Hinweis, wird Ihr Briefpapier trotzdem gespeichert. Sie können weiterhin normale PDF-Rechnungen erstellen – lediglich E-Rechnungen sind mit diesem Layout nicht möglich

Warnhinweis

Vergleichbare Hinweise sind künftig auch beim Upload von Logo, eigenen Schriften und Signatur geplant.
 

Zu beachten bei Briefpapier

Die häufigste Ursache für eine nicht konforme E-Rechnung ist das Briefpapier. Achten Sie auf folgende Punkte:

  • Format: Speichern bzw. exportieren Sie die Datei ausdrücklich als PDF/A (z. B. PDF/A-1b oder PDF/A-3b) – nicht als normales PDF
  • Schriften: Alle verwendeten Schriften müssen vollständig in die Datei eingebettet sein
  • Transparenzen: Keine transparenten Flächen, Schlagschatten oder Verläufe mit Transparenz verwenden
  • Kein Passwortschutz: Die Datei darf nicht verschlüsselt oder mit Bearbeitungseinschränkungen versehen sein
  • Farben: Verwenden Sie eindeutig definierte Farbräume (RGB mit eingebettetem Farbprofil). Vermeiden Sie gemischte oder nicht definierte Farbprofile
  • Keine aktiven Inhalte: Keine Formularfelder, Verweise auf externe Dateien, JavaScript, Video- oder Audio-Elemente
  • Dateigröße: maximal 1,5 MB
  • Seiten: eine Seite – oder zwei Seiten, wenn die zweite Seite für alle Folgeseiten gelten soll
     

Zu beachten bei Logo

  • Keine Transparenz: Verwenden Sie ein JPG mit passendem (meist weißem) Hintergrund statt eines transparenten PNG
  • Farbraum: RGB verwenden, kein CMYK
  • Auflösung: ausreichend hoch für den Druck (ca. 300 dpi in der tatsächlichen Größe), aber möglichst klein in der Dateigröße
  • Keine Vektordateien mit Effekten: Verläufe, Schatten und Transparenzen aus Grafikprogrammen sind eine häufige Fehlerquelle
     

Zu beachten bei eigenen Schriften

  • Einbettbarkeit: Die Schriftdatei muss laut ihrer Lizenz eingebettet werden dürfen. Schriften mit Einbettungssperre („restricted“ / „no embedding“) führen zu einer nicht konformen Rechnung
  • Format: Laden Sie die Schnitte im .ttf-Format hoch
  • Vollständigkeit: Hinterlegen Sie alle vier Schnitte – Normal, Kursiv, Fett und Fett-Kursiv

💡 Tipp: Testen Sie im Zweifel mit einer easybill-Standardschrift, um die eigene Schrift als Ursache aus- oder einzuschließen.

Zu beachten bei Signatur

Gemeint ist hier das Unterschriftsbild, das auf Ihre Dokumente gedruckt wird – nicht eine digitale Signatur der PDF-Datei.

  • Keine Transparenz: JPG statt transparentem PNG verwenden
  • Farbraum: RGB, idealerweise Graustufen bei einer schwarzen Unterschrift
  • Zuschnitt: Bild eng zuschneiden, damit es klein bleibt und sauber platziert wird
     

So erzeugen Sie eine PDF/A-Datei

In den meisten Programmen wählen Sie PDF/A direkt beim Speichern oder Exportieren aus:

Microsoft Word Datei > Exportieren > PDF/XPS-Dokument erstellen > Optionen > ISO 19005-1-kompatibel (PDF/A)
LibreOffice Datei > Exportieren als > Als PDF exportieren > Allgemein > Archivierung (PDF/A)
Adobe InDesign Datei > Exportieren > Adobe PDF (Druck) und als Standard PDF/A-1b oder PDF/A-3b wählen
Adobe Acrobat Pro Werkzeuge > PDF-Standards > In PDF/A konvertieren

Wichtig: Einige Wege erzeugen kein PDF/A – zum Beispiel „Als PDF drucken“, die macOS-Vorschau oder der PDF-Download aus Canva und Google Docs. Öffnen Sie die Datei in diesen Fällen zusätzlich in Acrobat Pro oder LibreOffice und speichern Sie sie dort als PDF/A.
 

Wenn der Hinweis weiterhin erscheint

Gehen Sie schrittweise vor, um die Ursache einzugrenzen:

  1. Briefpapier erneut exportieren – ausdrücklich als PDF/A
  2. Logo durch ein JPG ohne Transparenz ersetzen
  3. Eigene Schrift testweise auf eine easybill-Standardschrift umstellen
  4. Signatur testweise entfernen
  5. Nach jeder Änderung speichern und prüfen, ob der Hinweis noch erscheint

Erscheint der Hinweis danach immer noch, lassen Sie Ihr Briefpapier von der Agentur oder Person neu exportieren, die es erstellt hat – mit dem ausdrücklichen Hinweis auf PDF/A. Alternativ hilft ein einfaches, neu aufgebautes Briefpapier ohne Effekte.
 

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