PDF/A-Konformität für E-Rechnungen (Briefpapier, Logo, Schrift, Signatur)

Für E-Rechnungen muss die fertige Rechnung dem Format PDF/A entsprechen. easybill prüft dies beim Hochladen deiner Layout-Elemente und weist dich mit dem Hinweis „Achtung: Briefpapier nicht für E-Rechnungen geeignet." darauf hin, wenn eine Datei nicht geeignet ist. Dieser Artikel zeigt dir, wie du ein bereits hinterlegtes Briefpapier prüfst, worauf du bei Briefpapier, Logo, Schriften und Signatur achten musst und wie du eine PDF/A-konforme Datei erzeugst:

• Was easybill genau prüft
• So prüfst du dein vorhandenes Briefpapier
  • Wichtig vorab: Das Anklicken ändert deine Layout-Auswahl
  • Ergebnis 1: Kein Warndreieck – Briefpapier ist geeignet
  • Ergebnis 2: Gelbes Warndreieck – Briefpapier ist nicht geeignet
  • Ergebnis 3: Blauer Hinweis – Prüfung war nicht möglich
• Zu beachten bei Briefpapier
• Zu beachten bei Logo
• Zu beachten bei eigenen Schriften
• Zu beachten bei Signatur
• Briefpapier als PDF/A exportieren (optional)
• Wenn der Hinweis weiterhin erscheint
   

Was easybill genau prüft

easybill prüft nicht die hochgeladene Datei allein, sondern eine damit erzeugte Beispiel-Rechnung – also inklusive aller weiteren Layout-Elemente deines Kontos (Logo, eigene Schriften, Signatur).

• Maßgeblich ist immer das Prüfergebnis in easybill
• Ein externer PDF/A-Check der einzelnen Datei (z. B. in Adobe Acrobat) kann zu einem anderen Ergebnis führen – in beide Richtungen
• Erscheint der Hinweis, wird dein Briefpapier trotzdem gespeichert. Du kannst weiterhin normale PDF-Rechnungen erstellen – lediglich E-Rechnungen sind mit diesem Layout nicht möglich

Vergleichbare Hinweise sind künftig auch beim Upload von Logo, eigenen Schriften und Signatur geplant.
 

So prüfst du dein vorhandenes Briefpapier

Du hast ein eigenes Briefpapier hinterlegt und möchtest wissen, ob damit E-Rechnungen möglich sind? easybill prüft jedes Briefpapier auf PDF/A-Eignung – die Prüfung startet aber erst, wenn du das Briefpapier in den Layout-Einstellungen auswählst.

Wichtig vorab: Das Anklicken ändert deine Layout-Auswahl

Mit dem Anklicken startest du nicht nur die Prüfung – du wählst das Briefpapier gleichzeitig für das geöffnete Layout aus (erkennbar am grünen Häkchen). Prüfst du mehrere Briefpapiere nacheinander, ist am Ende das zuletzt angeklickte ausgewählt.

So behältst du deinen ursprünglichen Stand:

1. Merke dir vor der Prüfung, welches Briefpapier das grüne Häkchen trägt.
2. Prüfe anschließend deine Briefpapiere wie unten beschrieben.
3. Klicke zum Schluss wieder dein ursprüngliches Briefpapier an, sodass es das grüne Häkchen trägt.
4. Erst dann klickst du auf Speichern.

💡 Tipp: Solange du nicht speicherst, bleibt dein Layout unverändert. Verlasse die Seite im Zweifel ohne zu speichern.

Schritt für Schritt

1. Klicke links im Hauptmenü auf Einstellungen > Layout.
2. Öffne das Layout, das du prüfen möchtest (z. B. Standard Layout (deutsch)).
3. Wechsle auf den Reiter Briefpapier.
4. Klicke in der Liste auf das Briefpapier, das du prüfen möchtest. Erst jetzt startet die Prüfung.
5. Das Ergebnis erscheint direkt am Vorschaubild des Briefpapiers.
6. Wiederhole Schritt 4 für jedes weitere Briefpapier, das du prüfen möchtest.

Ergebnis 1: Kein Warndreieck – Briefpapier ist geeignet

Erscheint nach dem Anklicken kein Warndreieck am Vorschaubild, ist dein Briefpapier für E-Rechnungen geeignet. Du musst nichts weiter tun.

Maßgeblich ist immer das Prüfergebnis in easybill. Ein externer PDF/A-Check der einzelnen Datei (z. B. in Adobe Acrobat) kann zu einem anderen Ergebnis führen – in beide Richtungen.

Ergebnis 2: Gelbes Warndreieck – Briefpapier ist nicht geeignet

Am Vorschaubild erscheint ein gelbes Warndreieck mit dem Hinweis:

Was das bedeutet:

• Dein Briefpapier wird trotzdem gespeichert.
• Normale PDF-Rechnungen kannst du weiterhin wie gewohnt erstellen.
• E-Rechnungen sind mit diesem Briefpapier nicht möglich.

Was du tun kannst:

Woran es liegt und wie du dein Briefpapier anpasst, liest du weiter unten unter Zu beachten bei Briefpapier und Wenn der Hinweis weiterhin erscheint.

Ergebnis 3: Blauer Hinweis – Prüfung war nicht möglich

In diesem Fall erscheint kein Warndreieck, sondern ein blauer Hinweis:

Das ist keine Entwarnung. Ob dein Briefpapier geeignet ist, steht damit schlicht nicht fest – behandle es nicht wie ein geprüftes, geeignetes Briefpapier.

Dahinter stecken zwei mögliche Ursachen:

1. Vorübergehende Störung der Prüfung: Versuche es zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal und klicke das Briefpapier erneut an.
2. Der Hinweis bleibt auch nach mehreren Versuchen: Dann liegt es meist am Briefpapier selbst – zum Beispiel an einem Passwortschutz, an Bearbeitungseinschränkungen oder an einer beschädigten Datei. Gehe in diesem Fall genauso vor wie bei „nicht geeignet" und prüfe dein Briefpapier anhand der folgenden Abschnitte.

Zu beachten bei Briefpapier

Dein Briefpapier muss nicht selbst im PDF/A-Format sein. Ein normales PDF genügt. easybill erzeugt die E-Rechnung selbst im PDF/A-Format und bettet dein Briefpapier dabei ein. Entscheidend ist deshalb nicht das Format der Datei, sondern ihr Inhalt: Sie darf nichts enthalten, was diese Umwandlung verhindert.

💡 Tipp: Wenn du die Datei beim Exportieren trotzdem als PDF/A speicherst, werden viele der folgenden Punkte automatisch korrigiert. Das ist der einfachste Weg – nötig ist er aber nicht.

Achte auf folgende Punkte:

• Schriften: Alle verwendeten Schriften müssen vollständig in die Datei eingebettet sein
• Transparenzen: Keine transparenten Flächen, Schlagschatten oder Verläufe mit Transparenz verwenden
• Kein Passwortschutz: Die Datei darf nicht verschlüsselt oder mit Bearbeitungseinschränkungen versehen sein
• Farben: Verwende eindeutig definierte Farbräume (RGB mit eingebettetem Farbprofil). Vermeide gemischte oder nicht definierte Farbprofile
• Keine aktiven Inhalte: Keine Formularfelder, Verweise auf externe Dateien, JavaScript, Video- oder Audio-Elemente
• Dateigröße: maximal 1,5 MB
• Seiten: eine Seite – oder zwei Seiten, wenn die zweite Seite für alle Folgeseiten gelten soll
   

Zu beachten bei Logo

• Keine Transparenz: Verwende ein JPG mit passendem (meist weißem) Hintergrund statt eines transparenten PNG
• Farbraum: RGB verwenden, kein CMYK
• Auflösung: ausreichend hoch für den Druck (ca. 300 dpi in der tatsächlichen Größe), aber möglichst klein in der Dateigröße
• Keine Vektordateien mit Effekten: Verläufe, Schatten und Transparenzen aus Grafikprogrammen sind eine häufige Fehlerquelle
   

Zu beachten bei eigenen Schriften

• Einbettbarkeit: Die Schriftdatei muss laut ihrer Lizenz eingebettet werden dürfen. Schriften mit Einbettungssperre („restricted" / „no embedding") führen zu einer nicht konformen Rechnung
• Format: Lade die Schnitte im .ttf-Format hoch
• Vollständigkeit: Hinterlege alle vier Schnitte – Normal, Kursiv, Fett und Fett-Kursiv

💡 Tipp: Teste im Zweifel mit einer easybill-Standardschrift, um die eigene Schrift als Ursache aus- oder einzuschließen.

Zu beachten bei Signatur

Gemeint ist hier das Unterschriftsbild, das auf deine Dokumente gedruckt wird – nicht eine digitale Signatur der PDF-Datei.

• Keine Transparenz: JPG statt transparentem PNG verwenden
• Farbraum: RGB, idealerweise Graustufen bei einer schwarzen Unterschrift
• Zuschnitt: Bild eng zuschneiden, damit es klein bleibt und sauber platziert wird
   

Briefpapier als PDF/A exportieren (optional)

Dieser Weg ist nicht zwingend, hilft aber oft: Beim Export als PDF/A bereinigen die Programme viele der oben genannten Punkte automatisch. In den meisten Programmen wählst du PDF/A direkt beim Speichern oder Exportieren aus:

Wichtig: Einige Wege erzeugen kein PDF/A – zum Beispiel „Als PDF drucken", die macOS-Vorschau oder der PDF-Download aus Canva und Google Docs. Öffne die Datei in diesen Fällen zusätzlich in Acrobat Pro oder LibreOffice und speichere sie dort als PDF/A.
 

Wenn der Hinweis weiterhin erscheint

Gehe schrittweise vor, um die Ursache einzugrenzen:

1. Briefpapier erneut exportieren – dabei PDF/A als Format wählen, das bereinigt viele Punkte automatisch
2. Logo durch ein JPG ohne Transparenz ersetzen
3. Eigene Schrift testweise auf eine easybill-Standardschrift umstellen
4. Signatur testweise entfernen
5. Nach jeder Änderung speichern und prüfen, ob der Hinweis noch erscheint

Erscheint der Hinweis danach immer noch, lass dein Briefpapier von der Agentur oder Person neu exportieren, die es erstellt hat – mit dem ausdrücklichen Hinweis auf PDF/A. Alternativ hilft ein einfaches, neu aufgebautes Briefpapier ohne Effekte.
 

Weiterführende Artikel

• Briefpapier hochladen und hinterlegen
• Firmen-Logo hochladen und anpassen
• Eigene Schriften importieren
• Layout anpassen / neu anlegen
• E-Rechnungen in easybill (ZUGFeRD/XRechnung)