Standardanhänge für Dokumente festlegen
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Über die Dokumentenvorlagen kannst du einen Anhang oder mehrere Anhänge deinen Vorlagen hinzufügen, welche generell mit versandt werden sollen. Dies können z. B. Widerrufsbelehrungen oder allgemeine Geschäftsbedingungen sein.
Für Anhänge sind folgende Dateitypen erlaubt: pdf, docx, doc, pages, txt, xlsx, xls, numbers, csv.
Die maximale Größe eines Anhangs liegt bei 10MB. Es können mehrere Anhänge mit jeweils bis zu 10MB angehangen werden.
- Öffne im linken Menü den Punkt „Einstellungen“.
- Wähle den Unterpunkt „Dokumentenvorlagen“ aus
Wähle über den oberen Button Rechnung: Standardvorlage die zu bearbeitende Vorlage aus. Soll die Standardvorlage für Rechnungen angepasst werden, so bleibe in dieser.
Anschließend klicke im linken Menü auf Dokumentenanhänge.
Über den Button Dateien auswählen öffnet sich das Auswahlfenster deiner hochgeladenen Dateien.
Wurde noch keine Datei hochgeladen, klicke auf Dateien vom Computer auswählen, wähle deine Datei aus und lade diese hoch. Im Auswahlfenster siehst du nun deine hochgeladene Datei, welche durch das automatische Setzen der Checkbox vorausgewählt ist. Klicke nun rechts unten auf Übernehmen und danach auf Schließen.
Über Als neue Vorlage speichern legst du dir eine neue Vorlage an. Dies ist z. B. für Onlinehändler relevant, welche über verschiedene Plattformen verkaufen, mit unterschiedlichen Dokumentenanhängen. Für diesen Fall müssen in easybill Connect >weitere Einstellungen< vorgenommen werden.
Sichere deine Änderungen zum Abschluss über Speichern.
Hinweis: Bitte beachte, dass diese Einstellung erst für Dokumente greift, welche nach dieser Einstellung erstellt werden. Dokumente, welche sich im Entwurf befinden, werden automatisch aktualisiert. Bereits fertig gestellte Dokumente aktualisierst du über Klick auf das 3-Punkte-Symbol vor der Dokumentennummer und das Bearbeiten-Symbol im Untermenü. Im Editor klickst du am Ende der Seite auf Dokumentenvorlage aktualisieren.
ℹ️ Nutzt die Vorlage ein E-Rechnungsformat (ZUGFeRD / XRechnung), werden PDF-Anhänge automatisch in die XML eingebettet und beim Versand zusätzlich als gesonderte Datei mitgesendet. Wie sich Anhänge beim Standard-PDF und bei E-Rechnungen unterscheiden, erklärt der Artikel PDF-Anhänge bei Rechnungen und E-Rechnungen.