Um eine fertiggestellte Rechnung dem Empfänger gut zu schreiben, weil der Käufer die Ware zurückgesendet hat, weil Sie sich mit dem Kunden auf eine Gutschrift zur Rechnung geeinigt haben oder weil Sie eine bereits bezahlte Rechnung noch einmal korrigieren und neu ausstellen müssen, gehen Sie wie folgt vor.
- Suchen Sie nach der betroffenen Rechnung. Nutzen Sie hierfür die Rechnungsübersicht oder die Volltextsuche in der blauen Menüleiste.
- Klicken Sie vor der Rechnungsnummer auf das
- Symbol - Klicken Sie auf Gutschrift erstellen
Wählen Sie im folgenden Fenster aus folgenden Optionen:
Vorlage
- wählen Sie selbst die Vorlage, falls Sie zusätzlich zur Standardvorlage auch eigene Vorlagen verwenden
Kundendaten aktualisieren?
- wenn der Kunde inzwischen eine neue Rechnungsanschrift besitzt oder eine neue E-Mail Adresse etc.
Texte aus der Dokumentenvorlage übernehmen?
- ob die Texte aus der Dokumentenvorlage der Gutschrift übernommen werden sollen, da ansonsten die Texte der Rechnung 1 zu 1 übernommen werden
Freitextfelder der Kontaktbox aus dem Layout übernehmen?
- im Layout gibt es zwei Felder zur individuellen Verwendung, unter Datum, Kunde und Rechnung
Fälligkeit (x Tage) aus Stammdaten (Ihres Accounts) übernehmen?
- falls die Gutschrift einem anderen Zahlungsziel unterliegt, brauchen Sie dieses Häkchen nicht setzen.
Rechnungsposten
Beschreibungen aktualisieren?
- falls sich Bezeichnungen der Rechnungsposten inzwischen aktualisiert haben, könnten die neuen Bezeichnungen in die Gutschrift übernommen werden, auch wenn Sie in der Rechnung noch auf die alte Bezeichnung lauteten.
Umsatzsteuer aktualisieren?
- falls die Rechnung mit einem anderen Steuersatz erstellt wurde, der für die Gutschrift jedoch nicht mehr gelten soll.
Verkaufspreis aktualisieren?
- falls auch der Preis der Positionen inzwischen im System aktualisiert wurde und dieser nun verwendet werden soll.
Klicken Sie anschließend auf Weiter.
Inhalte der Gutschrift können vor dem finalen Fertigstellen noch bearbeitet werden. Die Einzelpreise der Positionen werden automatisch mit einem negativen Vorzeichen versehen.
Klicken Sie zum Abschluss auf Fertigstellen. Die Gutschrift wird über Dokumente > Gutschriften gelistet.
Im Anschluss erhalten Sie die Möglichkeit weiterer Aktionen, wie das Versenden per E-Mail.
Wurde die Gutschrift ausgezahlt oder dient als Nachlass zu einer Rechnung, erfassen Sie einen Zahlungseingang. Gemeint ist hierbei der Tag an dem Sie die Erstattung/Zahlung an den Gutschriftsempfänger ausgelöst haben.
- Klicken Sie in der Gutschriftsübersicht vor der Dokumentennummer auf das- Symbol
- Klicken Sie auf Zahlungseingang
- Wählen Sie eine Zahlungsart aus
- Setzen Sie den vollständigen Betrag
- Klicken Sie auf Speichern und Schließen
Sie sind mehr der visuelle Typ? Über unseren YouTube Kanal easybillTV finden Sie unser hilfreiches Video zum Thema "Gutschrift, Rechnungskorrektur oder Storno? | Wann und wie erstellt man die?".
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