Gutschrift erstellen

Um eine fertiggestellte Rechnung dem Empfänger gut zu schreiben, weil der Käufer die Ware zurückgesendet hat, weil du dich mit dem Kunden auf eine Gutschrift zur Rechnung geeinigt hast oder weil du eine bereits bezahlte Rechnung noch einmal korrigieren und neu ausstellen musst, gehst du wie folgt vor.

1. Suche nach der betroffenen Rechnung. Nutze hierfür die Rechnungsübersicht links im Hauptmenü unter Dokumente > Dokumente > Rechnungen oder die Volltextsuche oben rechts.
2. Klicke vor der Rechnungsnummer auf das- Symbol
3. Klicke auf Gutschrift erstellen
   
   

Wähle im folgenden Fenster aus folgenden Optionen:

Vorlage
- wähle selbst die Vorlage, falls du zusätzlich zur Standardvorlage auch eigene Vorlagen verwendest

Kundendaten aktualisieren?
- wenn der Kunde inzwischen eine neue Rechnungsanschrift besitzt oder eine neue E-Mail Adresse etc.

Texte aus der Dokumentenvorlage übernehmen?
- ob die Texte aus der Dokumentenvorlage der Gutschrift übernommen werden sollen, da ansonsten die Texte der Rechnung 1 zu 1 übernommen werden

Freitextfelder der Kontaktbox aus dem Layout übernehmen?
- im Layout gibt es zwei Felder zur individuellen Verwendung, unter Datum, Kunde und Rechnung

Fälligkeit (x Tage) aus Stammdaten (deines Accounts) übernehmen?
- falls die Gutschrift einem anderen Zahlungsziel unterliegt, brauchst du dieses Häkchen nicht setzen.

Rechnungsposten
Beschreibungen aktualisieren?
- falls sich Bezeichnungen der Rechnungsposten inzwischen aktualisiert haben, könnten die neuen Bezeichnungen in die Gutschrift übernommen werden, auch wenn Sie in der Rechnung noch auf die alte Bezeichnung lauteten.

Umsatzsteuer aktualisieren?

- falls die Rechnung mit einem anderen Steuersatz erstellt wurde, der für die Gutschrift jedoch nicht mehr gelten soll.

Verkaufspreis aktualisieren?

- falls auch der Preis der Positionen inzwischen im System aktualisiert wurde und dieser nun verwendet werden soll.

Klicke anschließend auf Weiter.

Inhalte der Gutschrift können vor dem finalen Fertigstellen noch bearbeitet werden. Die Einzelpreise der Positionen werden automatisch mit einem negativen Vorzeichen versehen.

Klicke zum Abschluss auf Fertigstellen. Die Gutschrift wird über Dokumente > Dokumente > Gutschriften gelistet.

Im Anschluss erhältst du die Möglichkeit weiterer Aktionen, wie das Versenden per E-Mail. 

Wurde die Gutschrift ausgezahlt oder dient als Nachlass zu einer Rechnung, erfasse einen Zahlungseingang. Gemeint ist hierbei der Tag, an dem du die Erstattung/Zahlung an den Gutschriftsempfänger ausgelöst hast.

1. Klicke in der Gutschriftsübersicht vor der Dokumentennummer auf das- Symbol
2. Klicke auf Zahlungseingang

1. Wähle eine Zahlungsart aus
2. Setze den vollständigen Betrag
3. Klicke auf Speichern und Schließen

Du bist mehr der visuelle Typ? Über unseren YouTube Kanal easybillTV findest du unser hilfreiches Video zum Thema "Gutschrift, Rechnungskorrektur oder Storno? | Wann und wie erstellt man die?".