Auskunftsersuche (PII) und Lösch-Anfragen Ihrer Kunden
Laut den Vorgaben der geltenden DSGVO sind Sie als Unternehmer dazu verpflichtet, auf Auskunftsersuche Ihrer Kunden unverzüglich zu reagieren. Ein Kunde könnte beispielsweise um Auskunft bitten, welche seiner personenbezogenen Daten (PII) bei Ihnen gespeichert sind oder er könnte um Löschung seiner Daten in Ihrem Unternehmen bitten.
Halten Sie insbesondere bei Anfragen zur Löschung personenbezogener Daten bei Bedarf Rücksprache mit Ihrem Datenschutzbeauftragten. Sie sollten hier sichergehen, dass keine anderen rechtlichen Verpflichtungen, wie z. B. Aufbewahrungsfristen dem sog. "Recht auf Vergessenwerden" Ihres Kunden entgegenstehen.
1) Auskunft über personenbezogene Daten
Um einem Kunden Auskunft über die gespeicherten Daten in Ihrem easybill-Account zu geben, empfehlen wir Ihnen die folgende Vorgehensweise.
- Rufen Sie sich den Kundenstamm des betroffenen Kunden auf.
- Markieren Sie den Kunden durch Aktivieren der Checkbox
- Wählen Sie am unteren Bildschirmrand Exportieren
Nutzen Sie den CSV Export, um in einer Datei alle betroffenen Felder des Kunden zu exportieren. Exportieren Sie nur den 1 ausgewählten Eintrag.
2) Export aller Dokumente des Kunden
Zu den personenbezogenen Daten gehört ebenso eine Übersicht aller verfügbaren Dokumente des Kunden.
- Öffnen Sie die Übersicht des jeweiligen Kundenstammes
- Klicken Sie rechts auf Dokumente dieses Kunden anzeigen
Markieren Sie alle Dokumente auf der Seite durch die Checkbox am Ende der Seite. Klicken Sie rechts daneben auf das Herunterladen-Symbol.
Speichern Sie die ZIP-Datei, die alle Dokumente als einzelne PDF-Dateien enthält.
3) Anonymisieren personenbezogener Daten
Um Daten gesammelt zu anonymisieren/zu löschen nutzen Sie am besten das Tool Stapelverarbeitung.
Prüfen Sie Ihre Dokumente hinsichtlich Aufbewahrungsfristen!
- Klicken Sie auf Apps
- Klicken Sie auf Stapelverarbeitung
Über den blauen Button Neuen Auftrag anlegen gelangen Sie in den direkten Bereich, um unter Berücksichtigung von Aufbewahrungsfristen, Kundendaten zu löschen und Dokumente zu anonymisieren.
Das heißt Kundenstammdaten werden aus dem Account entfernt und Dokumente werden um personenbezogene Daten "bereinigt". Die Dokumente bleiben jedoch offline weiterhin abrufbar.
Wählen Sie als Aktion Dokumente anonymisieren, Kunden löschen.
Ein Auftrag legt sich automatisch an. Hierüber können Sie definieren, welche Daten genau Sie bearbeiten möchten. Wählen Sie den betroffenen Kunden aus und ggf. auch einzelne Dokumente oder alle Dokumente des Kunden, sofern diese keinen weiteren Vorschriften unterliegen und eine Aufbewahrung voraussetzen.
Speichern Sie den Auftrag bevor Sie den Vorgang starten können. Klicken Sie abschließend auf Unwiderruflich anonymisieren/löschen.