Automatisiertes Mahnwesen

Auf unserem YouTube-Kanal findest du diese Anleitung auch als Video.

Zahlungserinnerungen und Mahnungen können in easybill jederzeit manuell aus einer überfälligen Rechnung erzeugt werden. Möchte man sich den händischen Aufwand sparen, kann man auch das automatisierte Mahnwesen nutzen.

Hierüber können Regeln und unterschiedliche Dokumentenvorlagen verwendet werden, die es ermöglichen unterschiedliche Kunden/Kundengruppen auf verschiedene Arten anzusprechen oder ggf. auch vom Mahnwesen auszuschließen.
Bitte beachte, dass bzgl. der Kundengruppen immer die primär ausgewählte Kundengruppe relevant ist.

Bitte beachte, dass für jede einzelne verwendete Rechnungsvorlage ein eigener Workflow eingerichtet werden muss.

1. Klicke auf Finanzen
2. Klicke auf Zahlungsmanagement → Automatisiertes Mahnwesen

Nutze die vorgegebenen Regeln für die Rechnung Standardvorlage (deutsch oder englisch) oder lege eine vollständig neue Regel an. Klicke auf Neue Regel hinzufügen. 

Wähle im nächsten Schritt aus, ob du eine Regel für eine Erinnerung, eine Mahnung oder die vorbereitende Übergabe ans Inkasso (mediaFinanz) erzeugen möchtest.

Bei der Regel zum Inkasso handelt es sich nicht um eine automatisierte Übergabe. Diese muss auch weiterhin manuell erfolgen. Es erfolgt lediglich eine Vormerkung beim Dokument, dass eine Übergabe geplant ist. Diese muss jedoch aktiv über das Dokument ausgeführt werden.

 

Klicke zum Beispiel auf Eine Regel zur Erstellung von Erinnerungen. Lege fest für welche Rechnungen (in Abhängigkeit zur verwendeten Dokumentenvorlage) eine Erinnerung erzeugt werden soll. Lege anschließend fest welche Dokumentenvorlage einer Erinnerung benutzt werden soll. Unterscheidest du beispielsweise Erinnerungsvorlagen innerhalb der Standardtexte nach Formulierungen für Bestandskunden oder Einmalkäufer, so könntest du hier unterschiedliche Regeln definieren.

Wähle aus ab wie vielen Tagen nach der Überfälligkeit oder sogar vor der Fälligkeit der Rechnung eine Erinnerung erzeugt werden soll. Manch einer möchte ggf. schon vor der Fälligkeit der Rechnung auf die noch ausstehende Zahlung hinweisen. Oder aber das Mahnwesen etwas "abwandeln" und als Workaround für Ankündigungen einer Lastschrift nutzen.

Beispiel

Das Zahlungsziel einer Rechnung war der 23.01.2020, ohne Zahlungseingang ist die Rechnung ab dem 24.01.2020 überfällig.

1. Option (Zahlungserinnerung am 24.01.2020 erstellen):

Soll am 24.01.2020 eine Erinnerung erstellt werden, trägst du im Feld "Tage" eine 0 ein.

2. Option (Mahnung am 31.01.2020 erstellen):

Soll nach 7 Tagen der Fälligkeit, in diesem Fall am 31.01.2020, eine Mahnung erstellt werden, trägst du im Feld "Tage" eine 7 ein.

Es kann auch nützlich sein einen Rechnungsbetrag zu definieren, ab dem ein Mahnwesen überhaupt genutzt werden soll, weil Kleinstbeträge ggf. den Mahnungsaufwand übersteigen. 

Lege fest, ob am Erstellungstag ein fertiges Dokument oder nur ein Entwurf angelegt werden soll.

Wähle die Versandart der Erinnerung/der Mahnung, sofern dies gewünscht ist. easybill versendet das Dokument automatisch per Post, E-Mail oder Fax. Wählst du hier nichts, entscheidest du am Erstellungstag selbst was du mit der Erinnerung/Mahnung machst. Bitte beachte, dass für den Versand per Post oder Fax ein ausreichendes Versandguthaben vorhanden ist. Versandguthaben 

Bestimme ob Kunden/Kundengruppen von dieser Regel ein- oder ausgeschlossen werden sollen.

Klicke abschließend auf Speichern und Schließen um die Seite zu verlassen.

Wählst du für die Regel-Erstellung die Mahnung aus, erhältst du zusätzlich die Option Mahngebühren festzulegen. Stelle bei der Erfassung von Mahngebühren sicher, dass in deinem Standardtext für die Mahnvorlage, unter Einstellungen > Dokumentenvorlagen, auch auf diese hingewiesen wird. Nutze hierfür den Platzhalter %REFDOKUMENT.BETRAG-OFFEN%.
Mahngebühren für Erinnerungen sind nicht möglich.

Ebenfalls über die Dokumentenvorlage legst du fest, ob die Original-Rechnung mitsamt der Erinnerung oder Mahnung noch einmal versendet werden soll.

Hinweis:

Optionen können nicht rückwirkend angewandt werden: Rechnungen, die die in der Regel hinterlegte Anzahl an überfälligen Tagen bereits überschritten haben, werden von diesem Automatismus nicht mehr berücksichtigt. 

Texte für Erinnerungen und Mahnungen manuell anpassen und weitere Vorlagen erstellen:

Hierzu legst du dir zunächst über Einstellungen > Dokumentenvorlagen eine Vorlage für eine zweite Mahnung an, deren Text z. B. ein wenig forscher ist.