Automatisiertes Mahnwesen
Auf unserem YouTube-Kanal finden Sie diese Anleitung auch als Video.
Zahlungserinnerungen und Mahnungen können in easybill jederzeit manuell aus einer überfälligen Rechnung erzeugt werden. Möchte man sich den händischen Aufwand sparen, kann man auch das automatisierte Mahnwesen nutzen.
Hierüber können Regeln und unterschiedliche Dokumentenvorlagen verwendet werden, die es ermöglichen unterschiedliche Kunden/Kundengruppen auf verschiedene Arten anzusprechen oder ggf. auch vom Mahnwesen auszuschließen.
Bitte beachten Sie, dass bzgl. der Kundengruppen immer die Primär ausgewählte Kundengruppe relevant ist.
Bitte beachten Sie, dass für jede einzelne verwendete Rechnungsvorlage ein eigener Workflow eingerichtet werden muss.
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Nutzen Sie die vorgegebenen Regeln für die Rechnung Standardvorlage (deutsch oder englisch) oder legen Sie eine vollständig neue Regel an. Klicken Sie auf Neue Regel hinzufügen.
Wählen Sie im nächsten Schritt aus, ob Sie eine Regel für eine Erinnerung, eine Mahnung oder die vorbereitende Übergabe ans Inkasso (TESCH Mediafinanz) erzeugen möchten.
Bei der Regel zum Inkasso handelt es sich nicht um eine automatisierte Übergabe. Diese muss auch weiterhin manuell erfolgen. Es erfolgt lediglich eine Vormerkung beim Dokument, dass eine Übergabe geplant ist. Diese muss jedoch aktiv über das Dokument ausgeführt werden.
Klicken Sie zum Beispiel auf Eine Regel zur Erstellung von Erinnerungen. Legen Sie fest für welche Rechnungen (in Abhängigkeit zur verwendeten Dokumentenvorlage) eine Erinnerung erzeugt werden soll. Legen Sie anschließend fest welche Dokumentenvorlage einer Erinnerung benutzt werden soll. Unterscheiden Sie beispielsweise Erinnerungsvorlagen innerhalb der Standardtexte nach Formulierungen für Bestandskunden oder Einmalkäufer, so könnten Sie hier unterschiedliche Regeln definieren.
Wählen Sie aus ab wie vielen Tagen nach der Überfälligkeit oder sogar vor der Fälligkeit der Rechnung eine Erinnerung erzeugt werden soll. Manch einer möchte ggf. schon vor der Fälligkeit der Rechnung auf die noch ausstehende Zahlung hinweisen. Oder aber das Mahnwesen etwas "abwandeln" und als Workaround für Ankündigungen einer Lastschrift nutzen.
Beispiel
Das Zahlungsziel einer Rechnung war der 23.01.2020, ohne Zahlungseingang ist die Rechnung ab dem 24.01.2020 überfällig.
1. Option (Zahlungserinnerung am 24.01.2020 erstellen):
Soll am 24.01.2020 eine Erinnerung erstellt werden, tragen Sie im Feld "Tage" eine 0 ein.
2. Option (Mahnung am 31.01.2020 erstellen):
Soll nach 7 Tagen der Fälligkeit, in diesem Fall am 31.01.2020, eine Mahnung erstellt werden, tragen Sie im Feld "Tage" eine 7 ein.
Es kann auch nützlich sein einen Rechnungsbetrag zu definieren, ab dem ein Mahnwesen überhaupt genutzt werden soll, weil Kleinstbeträge ggf. den Mahnungsaufwand übersteigen.
Legen Sie fest, ob am Erstellungstag ein fertiges Dokument oder nur ein Entwurf angelegt werden soll.
Wählen Sie die Versandart der Erinnerung/der Mahnung, sofern dies gewünscht ist. easybill versendet das Dokument automatisch per Post, E-Mail oder Fax. Wählen Sie hier nichts, entscheiden Sie am Erstellungstag selbst was Sie mit der Erinnerung/Mahnung machen. Bitte beachten Sie, dass für den Versand per Post oder Fax ein ausreichendes Versandguthaben vorhanden ist. Versandguthaben
Bestimmen Sie ob Kunden/Kundengruppen von dieser Regel ein- oder ausgeschlossen werden sollen.
Klicken Sie abschließend auf Speichern und Schließen um die Seite zu verlassen.
Wählen Sie für die Regel-Erstellung die Mahnung aus, erhalten Sie zusätzlich die Option Mahngebühren festzulegen. Stellen Sie bei der Erfassung von Mahngebühren sicher, dass in Ihrem Standardtext für die Mahnvorlage, unter Einstellungen > Dokumentenvorlagen, auch auf diese hingewiesen wird. Nutzen Sie hierfür den Platzhalter %REFDOKUMENT.BETRAG-OFFEN%.
Mahngebühren für Erinnerungen sind nicht möglich.
Ebenfalls über die Dokumentenvorlage legen Sie fest, ob die Original-Rechnung mitsamt der Erinnerung oder Mahnung noch einmal versendet werden soll.
Hinweis:
Optionen können nicht rückwirkend angewandt werden: Rechnungen, die die in der Regel hinterlegte Anzahl an überfälligen Tagen bereits überschritten haben, werden von diesem Automatismus nicht mehr berücksichtigt.
Texte für Erinnerungen und Mahnungen manuell anpassen und weitere Vorlagen erstellen:
Hierzu legen Sie sich zunächst über Einstellungen > Dokumentenvorlagen eine Vorlage für eine zweite Mahnung an, deren Text z. B. ein wenig forscher ist.