Dokumentenvorlagen anpassen / neu anlegen
Zu jedem Dokumententyp existiert eine Standardvorlage (deutsch) und eine Standardvorlage (englisch). Diese Vorlagen können nach eigenen Vorstellungen beliebig angepasst werden. Zur Unterscheidung verschiedener Marken oder unterschiedlicher Standardtexte, können eigene Vorlagen angelegt werden.
- Klicken Sie auf Einstellungen
- Klicken Sie auf Dokumentenvorlagen
Über das Menü links können die Inhalte der Vorlage angepasst werden.
1) Layouts
Falls Sie in Ihrem Account verschiedene Layouts angelegt haben, können Sie hier wählen welches Layout die aktuelle Dokumentenvorlage verwenden soll. Nutzen Sie beispielsweise ein Layout mit einem Briefpapier und eines nur mit Logo, könnten Sie sich somit unterschiedliche Vorlagen einrichten.
Wählen Sie über das Auswahlmenü das gewünschte Layout.
2) Dokumentennummer und Titel
Definieren Sie den Titel (Betreff) des Dokuments.
Wünschen Sie beispielsweise einen anderen Ausdruck als "Rechnung" auf Ihren Dokumenten, können Sie das Wort einfach überschreiben nach eigenen Vorstellungen. Möchten Sie z. B. eine Gutschrift in Rechnungskorrektur ändern, könnten Sie dies an dieser Stelle vornehmen.
Beachten Sie jedoch bitte, dass die Änderung nur für die Druckansicht, also das erstellte PDF zutrifft. Systeminhalte können nicht durch Sie verändert werden.
Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Platzhalter nicht verändert werden sollten, um eine einwandfreie Darstellung der Dokumente zu garantieren (in diesem Fall vor allem die Dokumentennummer über %dokument.nummer%)
Soll das Leistungsdatum standardisiert NICHT aufgedruckt werden, weil Ihre Rechnungsposten ein Leistungsdatum bereits enthalten, können Sie den Ausweis der Information hier deaktivieren (Leistungsdatum drucken).
3) Spaltenbeschriftungen für Dokumentenposten
Wählen Sie aus, welche Spalten Sie in Ihren Dokumenten darstellen möchten.
Passen Sie die Beschriftungen für die auf den Dokumenten aufgeführten Spalten (Positionsbereich) nach eigenen Vorstellungen an. Sie können hier zwischen Artikeln und Dienstleistungen unterscheiden und unterschiedliche Spaltenbeschriftungen wählen.
Lesen Sie hierzu auch Rechnungsposten in Brutto oder Netto ausweisen.
In jeder Spaltenbezeichnung können Sie auch mit Hilfe der Eingabetaste einen Umbruch einfügen. Die 2. Zeile der Beschriftung wird in der Druckansicht etwas kleiner dargestellt.
4) Summenblock
Wählen Sie aus ob bestimmte Zeilen der Gesamtsummen unter Ihrem Positionsbereich nicht angezeigt oder anders beschriftet werden sollen.
Hinweis: Beachten Sie auch hier bitte, dass Platzhalter nicht verändert werden sollten.
5) Standardtexte
Editieren Sie die vorgegebenen Textvorschläge oder tragen Sie eigene Texte als Standardtexte ein. Nutzen Sie Textbausteine oder Platzhalter, um die Inhalte kundenspezifisch ausweisen zu können und dennoch standardisierte Texte nutzen zu können.
6) Standardtexte für Steueroptionen
Falls Sie oder Ihr Steuerberater abweichende Texte für die ausgewiesenen Steueroptionen verwenden möchten, tragen Sie diese hier ein.
7) E-Mail Text
Passen Sie den E-Mail-Betreff und -Text an. Rechnungen können so zum Beispiel über ganz andere E-Mail Inhalte verfügen als Angebote.
Hinweis: Sollten Sie ein Online Händler sein, beachten Sie bitte dass Ihre E-Mail Inhalte auch aus den Einstellungen von easybill Connect (ehem. Import Manager) kommen könnten.
Die Signatur Ihrer E-Mails können Sie über den Link Bearbeiten editieren. Tragen Sie hier keine Signatur ein, füllt das System automatisch die Signatur mit dem Vor- und Zunamen sowie dem Firmennamen aus Meine Firma und Kontaktdaten.
HTML-Inhalte oder Grafiken werden in easybill E-Mails nicht unterstützt.
Lesen Sie hierzu auch unseren Beitrag E-Mail Betreff und E-Mail Text.
8) Dokumentenanhänge
Fügen Sie der Vorlage Dokumentenanhänge hinzu, die immer mitgesendet werden sollen, beispielsweise AGB oder Datenschutzerklärungen. Ebenfalls können Sie hier einen Überweisungsträger als Ausfüllhilfe mitsenden. Für Kunden aus der Schweiz lässt sich auch ein Zahlungsschein beifügen.
Erfahren Sie mehr zu Dokumentanhängen über die Kategorie Dokumentenanhänge.
9) Dateiname
Über den Dateinamen können Sie bestimmen wie die Dokumente bezeichnet werden, wenn man sie als PDF speichert.
Tipp: Bei der Verwendung eines Kundennamen statt der Kundennummer geben wir zu bedenken, dass Sie hier zwischen Firma und Nachname unterscheiden müssten und der Inhalt somit, je nach betroffenem Kunden, leer sein könnte. Es empfiehlt sich daher die Verwendung der Kundennummer.
Über den Button Auf Standard zurücksetzen können Sie jederzeit die Systemeinstellungen wiederherstellen. Ihre getätigten Einstellungen werden somit rückgängig gemacht.
- Klicken Sie auf Speichern, wenn Sie die Standardvorlage mit Ihren eigenen Inhalten überschreiben möchten.
- Klicken Sie auf Als neue Vorlage speichern, wenn Sie mit den neuen Einstellungen eine neue Vorlage anlegen wollen.
- Klicken Sie auf Vorschau um jederzeit den aktuellen Stand Ihrer Vorlage einsehen zu können.