Dokumentenvorlagen anpassen / neu anlegen

Zu jedem Dokumententyp existiert eine Standardvorlage (deutsch) und eine Standardvorlage (englisch). Diese Vorlagen können nach eigenen Vorstellungen beliebig angepasst werden. Zur Unterscheidung verschiedener Marken oder unterschiedlicher Standardtexte, können eigene Vorlagen angelegt werden.

1. Öffne im linken Menü den Punkt „Einstellungen“.
2. Wähle den Unterpunkt „Dokumentenvorlagen“ aus

Über das Menü links können die Inhalte der Vorlage angepasst werden.

1) Layouts

Falls du in deinem Account verschiedene Layouts angelegt hast, kannst du hier wählen welches Layout die aktuelle Dokumentenvorlage verwenden soll. Nutzt du beispielsweise ein Layout mit einem Briefpapier und eines nur mit Logo, könntest du dir somit unterschiedliche Vorlagen einrichten.

Wähle über das Auswahlmenü das gewünschte Layout.

2) Dokumentennummer und Titel

Definiere den Titel (Betreff) des Dokuments.

Wünschst du dir beispielsweise einen anderen Ausdruck als "Rechnung" auf deinen Dokumenten, kannst du das Wort einfach überschreiben nach eigenen Vorstellungen. Möchtest du z. B. eine Gutschrift in Rechnungskorrektur ändern, könntest du dies an dieser Stelle vornehmen.

Beachte jedoch bitte, dass die Änderung nur für die Druckansicht, also das erstellte PDF zutrifft. Systeminhalte können nicht durch dich verändert werden.

Hinweis: Bitte beachte, dass Platzhalter nicht verändert werden sollten, um eine einwandfreie Darstellung der Dokumente zu garantieren (in diesem Fall vor allem die Dokumentennummer über %dokument.nummer%)

Soll das Leistungsdatum standardisiert NICHT aufgedruckt werden, weil deine Rechnungsposten ein Leistungsdatum bereits enthalten, kannst du den Ausweis der Information hier deaktivieren (Leistungsdatum drucken).

3) Spaltenbeschriftungen für Dokumentenposten

Wähle aus, welche Spalten du in deinen Dokumenten darstellen möchtest.

Passe die Beschriftungen für die auf den Dokumenten aufgeführten Spalten (Positionsbereich) nach eigenen Vorstellungen an. Du kannst hier zwischen Artikeln und Dienstleistungen unterscheiden und unterschiedliche Spaltenbeschriftungen wählen.

Lies hierzu auch Rechnungsposten in Brutto oder Netto ausweisen.

In jeder Spaltenbezeichnung kannst du auch mit Hilfe der Eingabetaste einen Umbruch einfügen. Die 2. Zeile der Beschriftung wird in der Druckansicht etwas kleiner dargestellt.

4) Summenblock

Wähle aus ob bestimmte Zeilen der Gesamtsummen unter deinem Positionsbereich nicht angezeigt oder anders beschriftet werden sollen.

Hinweis: Beachte auch hier bitte, dass Platzhalter nicht verändert werden sollten.

 

5) Standardtexte

Editiere die vorgegebenen Textvorschläge oder trage eigene Texte als Standardtexte ein. Nutze Textbausteine oder Platzhalter, um die Inhalte kundenspezifisch ausweisen zu können und dennoch standardisierte Texte nutzen zu können.

6) Standardtexte für Steueroptionen

Falls du oder dein Steuerberater abweichende Texte für die ausgewiesenen Steueroptionen verwenden möchten, trage diese hier ein.

7) E-Mail Text

Passe den E-Mail-Betreff und -Text an. Rechnungen können so zum Beispiel über ganz andere E-Mail Inhalte verfügen als Angebote.

Hinweis: Solltest du ein Online Händler sein, beachte bitte dass deine E-Mail Inhalte auch aus den Einstellungen von easybill Connect kommen könnten.

Die Signatur deiner E-Mails kannst du über den Link Bearbeiten editieren. Trägst du hier keine Signatur ein, füllt das System automatisch die Signatur mit dem Vor- und Zunamen sowie dem Firmennamen aus Meine Firma und Kontaktdaten.

HTML-Inhalte oder Grafiken werden in easybill E-Mails nicht unterstützt.
Lies hierzu auch unseren Beitrag E-Mail Betreff und E-Mail Text.

8) Dokumentenanhänge

Füge der Vorlage Dokumentenanhänge hinzu, die immer mitgesendet werden sollen, beispielsweise AGB oder Datenschutzerklärungen. Ebenfalls kannst du hier einen Überweisungsträger als Ausfüllhilfe mitsenden. Für Kunden aus der Schweiz lässt sich auch ein Zahlungsschein beifügen.

Erfahre mehr zu Dokumentanhängen über die Kategorie Dokumentenanhänge.

9) Dateiname

Über den Dateinamen kannst du bestimmen wie die Dokumente bezeichnet werden, wenn man sie als PDF speichert.

Tipp: Bei der Verwendung eines Kundennamen statt der Kundennummer geben wir zu bedenken, dass du hier zwischen Firma und Nachname unterscheiden müsstest und der Inhalt somit, je nach betroffenem Kunden, leer sein könnte. Es empfiehlt sich daher die Verwendung der Kundennummer.

Über den Button Auf Standard zurücksetzen kannst du jederzeit die Systemeinstellungen wiederherstellen. Deine getätigten Einstellungen werden somit rückgängig gemacht.

1. Klicke auf Speichern, wenn du die Standardvorlage mit deinen eigenen Inhalten überschreiben möchtest.
2. Klicke auf Als neue Vorlage speichern, wenn du mit den neuen Einstellungen eine neue Vorlage anlegen willst.
3. Klicke auf Vorschau um jederzeit den aktuellen Stand deiner Vorlage einsehen zu können.