Manuelles Mahnwesen
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Auf unserem YouTube-Kanal findest du diese Anleitung auch als Video.
Zu deinen überfälligen Rechnungen kannst du manuell Erinnerungen oder Mahnungen verfassen oder die Forderung ans Inkasso übergeben (mediaFinanz).
- Klicke auf Dokumente
- Klicke auf Dokumente → Rechnungen
- Klicke auf den Reiter Überfällig
Unter dem Reiter Überfällig listet das System alle Rechnungen auf, welche das Zahlungsziel bereits überschritten haben. Überfällige Rechnungen werden rote markiert inklusive dem Hinweis auf die Anzahl an überfälligen Tagen.
Um das Mahnwesen zu einer Rechnung zu starten, wählst du über das Untermenü das Mahnwesen aus.
- Klicke auf den Mehr-Button
- Klicke auf Mahnwesen
Wähle anschließend aus ob du eine Erinnerung oder eine Mahnung erstellen oder die Forderung ans Inkasso übergeben möchtest. Zusätzlich kannst du auch hier die Vorlage wählen, falls du dir für Erinnerungen und Mahnungen bereits eigene Vorlagen angelegt hast
(z. B. wenn die Standardvorlage für eine 1. Mahnung genutzt wird und du eine eigene Vorlage angelegt hast für eine 2./Letzte Mahnung).
Klicke nach der Auswahl auf Weiter.
Die Inhalte der Erinnerung/Mahnung können über die Dokumentenvorlagen standardisiert werden oder du nutzt Textbausteine und Platzhalter, um individuelle Texte je Dokument zu erstellen.
Mittels Platzhaltern wie %REFDOKUMENT.NUMMER% kann man auf die zugehörige Rechnung verweisen.
Anders als bei Erinnerungen können bei Mahnungen auch Mahngebühren erfasst werden. Du findest daher zusätzlich noch den Hinweis zu Mahnkosten. Wie du Mahngebühren genau erfasst, entnimmst du diesem Hinweis oder unserem Beitrag zur Erfassung von Mahngebühren.
Klicke zum Schluss auf Fertigstellen und versende das Dokument per E-Mail oder drucke es für den Postversand aus. Der Postversand ist ebenfalls direkt über uns möglich, vorausgesetzt du hast bereits Versandguthaben auf geladen.