Auskunftsersuche (PII) und Lösch-Anfragen deiner Kunden
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Laut den Vorgaben der geltenden DSGVO bist du als Unternehmer dazu verpflichtet, auf Auskunftsersuche deiner Kunden unverzüglich zu reagieren. Ein Kunde könnte beispielsweise um Auskunft bitten, welche seiner personenbezogenen Daten (PII) bei dir gespeichert sind oder er könnte um Löschung seiner Daten in deinem Unternehmen bitten.
Halte insbesondere bei Anfragen zur Löschung personenbezogener Daten bei Bedarf Rücksprache mit deinem Datenschutzbeauftragten. Du solltest hier sichergehen, dass keine anderen rechtlichen Verpflichtungen, wie z. B. Aufbewahrungsfristen dem sog. "Recht auf Vergessenwerden" deines Kunden entgegenstehen.
1) Auskunft über personenbezogene Daten
Um einem Kunden Auskunft über die gespeicherten Daten in deinem easybill-Account zu geben, empfehlen wir dir die folgende Vorgehensweise.
- Rufe im linken Menü den Punkt „Kontakte“ auf.
- Wähle den Unterpunkt „Kunden“ aus.
- Setze beim jeweiligen Kunden das Häkchen in der Filteroption.
- Wähle am unteren Bildschirmrand die Option „Exportieren“
Nutze den CSV Export, um in einer Datei alle betroffenen Felder des Kunden zu exportieren. Exportiere nur den 1 ausgewählten Eintrag.
2) Export aller Dokumente des Kunden
Zu den personenbezogenen Daten gehört ebenso eine Übersicht aller verfügbaren Dokumente des Kunden.
- Öffne die Übersicht des jeweiligen Kundenstammes
- Klicke rechts auf Dokumente dieses Kunden anzeigen
Markiere alle Dokumente auf der Seite durch die Checkbox am Ende der Seite. Klicke rechts daneben auf das Herunterladen-Symbol.
Speichere die ZIP-Datei, die alle Dokumente als einzelne PDF-Dateien enthält.
3) Anonymisieren personenbezogener Daten
Um Daten gesammelt zu anonymisieren/zu löschen nutzt du am besten das Tool Stapelverarbeitung.
Prüfe deine Dokumente hinsichtlich Aufbewahrungsfristen!
- Klicke auf Apps
- Klicke auf Stapelverarbeitung
Über den blauen Button Neuen Auftrag anlegen gelangst du in den direkten Bereich, um unter Berücksichtigung von Aufbewahrungsfristen, Kundendaten zu löschen und Dokumente zu anonymisieren.
Das heißt Kundenstammdaten werden aus dem Account entfernt und Dokumente werden um personenbezogene Daten "bereinigt". Die Dokumente bleiben jedoch offline weiterhin abrufbar.
Wähle als Aktion Dokumente anonymisieren, Kunden löschen.
Ein Auftrag legt sich automatisch an. Hierüber kannst du definieren, welche Daten genau du bearbeiten möchtest. Wähle den betroffenen Kunden aus und ggf. auch einzelne Dokumente oder alle Dokumente des Kunden, sofern diese keinen weiteren Vorschriften unterliegen und eine Aufbewahrung voraussetzen.
Speichere den Auftrag bevor du den Vorgang starten kannst. Klicke abschließend auf Unwiderruflich anonymisieren/löschen.