Ist easybill GOBD konform?

Eine Bescheinigung über eine GoBD-Konformität stellen wir derzeit nicht aus, jedoch strebt easybill eine GoBD-Zertifizierung an. Trotzdem ist das Management von steuerlich relevanten Dokumenten in easybill GoBD-konform.

Der Zugriff durch einen Finanzbeamten kann jederzeit dadurch erfolgen, dass du ihm den Zugriff zum System gewährst. Ferner können die mit easybill erstellten Rechnungen "on Block" in allen gewünschten Formaten exportiert werden.

Ein GDPdU-Export, wie man ihn vielleicht aus DATEV für die Produkte "Kanzlei-Rechnungswesen pro" oder "Lohn und Gehalt" kennt, würde das gleiche Ergebnis liefern.

Ändern von fertigen Dokumenten

Tatsächlich ist es so, dass unsere Software die Änderung von bereits fertigen Dokumenten - auch Rechnungen und Gutschriften - ermöglicht. Dies hat insbesondere praktische Gründe, da diese Funktionalität von 99% unserer Kunden gewünscht wird. Wesentlicher Grund ist die dadurch erhebliche Reduzierung von Storno-Rechnungen für simple Rechtschreib- oder ähnliche Flüchtigkeitsfehler im Arbeitsalltag.

Jedoch ist es so, dass easybill für jede Bearbeitung die Eingabe eines Grundes voraussetzt und die Änderung auch direkt beim Dokument dokumentiert.

Es werden gemäß der Eingriffe Versionen eines Dokuments angelegt. Dies ist ein Vorgehen, welches den Vorschriften der GoBD entspricht.

Löschen von fertigen Dokumenten

Das Löschen von steuerlich relevanten Dokumenten (Rechnungen, Stornos, Gutschrift, Storno-Gutschriften) ist nicht möglich, solange das Dokument noch in den Zeitraum einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist fällt.

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (Stand: 28.08.2026):

• 8 Jahre für Buchungsbelege – dazu zählen Rechnungen, Gutschriften, Quittungen und Kontoauszüge. Diese Frist wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz zum 01.01.2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt (§ 147 AO, § 257 HGB). Sie gilt für alle Belege, deren Aufbewahrungsfrist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war.
• 10 Jahre für Jahresabschlüsse, Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Buchführungsunterlagen.
• 6 Jahre für Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige aufbewahrungspflichtige Unterlagen.

Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. In easybill sind Rechnungen und vergleichbare Dokumente entsprechend erst nach Ablauf von acht Jahren löschbar.

Hinweis: Die Festsetzungsverjährung bei Steuerhinterziehung beträgt weiterhin zehn Jahre (§ 169 Abs. 2 Satz 2 AO). Manche Berater empfehlen deshalb, Belege freiwillig länger als acht Jahre aufzubewahren. Für Kreditinstitute und Versicherungsunternehmen gelten abweichende, längere Fristen. Bitte kläre deinen konkreten Fall mit deiner Steuerberatung – wir können und dürfen keine steuerliche Beratung leisten.

Lies hier mehr zum Löschen von Dokumenten.

Unsere Support-Mitarbeiter verfügen ansonsten jedoch auch noch über die Möglichkeit den Account in einen sogenannten finanzamtskonformen Modus umzustellen. In diesem Fall sind nach der Fertigstellung eines Dokumentes keine Änderungen mehr möglich. Der "Bearbeiten"-Button ist dann nicht mehr vorhanden. Wenn du diese Einstellung wünschst, nehmen wir dies gerne für dich vor. Kontaktiere diesbezüglich unser Support-Team.