Belege/Eingangsrechnungen erfassen

Mit easybill kannst du Eingangsbelege – einschließlich E-Rechnungen – zentral verwalten und verarbeiten. Belege lassen sich mithilfe der integrierten Texterkennung (OCR) sowie der automatischen Kontierung weiterbearbeiten.

💡 Hinweis: Der Bereich Belege ist nur für Eingangsrechnungen zu deinen eigenen Ausgaben gedacht. Lade hier keine eigenen Ausgangsrechnungen hoch – diese erstellst du vollständig in easybill (siehe Extern erstellte Rechnungen importieren – geht das?). Ausnahme sind Eigenbelege für Ausgaben ohne echten Beleg.

Beleg manuell hochladen

• Öffne links im Hauptmenü den Bereich Belege.

Im Importfeld kannst du deine Belege in den unterstützten Dateiformaten hochladen:

• Datei aus einem Ordner auswählen
• Datei per Drag & Drop in das Uploadfeld ziehen

Unterstützt werden die folgenden Formate: jpg, png, xml, pdf und E-Rechnungen bis 10 MB und 10 Seiten.

Nach dem Upload wird der Beleg automatisch verarbeitet und zunächst als Entwurf gespeichert.

Beleg prüfen und bearbeiten

Öffne den erfassten Beleg durch Anklicken.

Anschließend siehst du:

• links die Belegvorschau
• rechts das Belegformular

Die enthaltenen Informationen werden – soweit möglich – automatisch per OCR (optische Zeichenerkennung / KI-Texterkennung) ausgelesen und in die entsprechenden Felder übernommen. Ergänze oder korrigiere die Angaben bei Bedarf manuell.

Hinweis: Werden Texte auf dem Beleg per OCR erkannt, zählt dies im STARTER-Paket auf das enthaltene Limit von 20 OCR-Erkennungen.

Da neu importierte Belege zunächst als Entwurf gespeichert werden, ist eine Prüfung und Freigabe erforderlich.
Es ist nicht möglich, den Beleg beim Import direkt fertigzustellen - diese werden zunächst immer als Entwurf gespeichert.

Zum Bearbeiten klickst du entweder:

• auf die Belegnummer
• oder links auf das Punkte-Symbol und anschließend auf Bearbeiten

Dokumenttyp auswählen

Prüfe insbesondere den Dokumenttyp:

• Rechnung → wenn eine Zahlung durch dich erforderlich ist
• Gutschrift / Storno → wenn eine Zahlung an dich erfolgt

Die Auswahl ist wichtig, damit Auswertungen und Ausgaben korrekt erstellt werden.

Automatische Kontierung und Buchungspositionen

easybill erkennt automatisch passende Kategorien für die Buchungspositionen und hinterlegt diese vor.

Falls erforderlich, kannst du die vorgeschlagene Kontierung jederzeit anpassen:

1. In die Kategorie klicken
2. Passende Kategorie auswählen

Zusätzlich kannst du pro Buchungsposition ein individuelles FiBu-Konto hinterlegen.

Steuerbeträge erfassen

Erfasse bei den Buchungspositionen die Steuerbeträge entsprechend den Angaben auf dem Beleg.

Enthält ein Beleg unterschiedliche Steuersätze, müssen mehrere Buchungspositionen angelegt werden.

Durch einen Klick auf +Neue Buchungsposition erfassen kannst du weitere Buchungszeilen erweitern.

Beleg abschließen

Nach Abschluss der Bearbeitung klickst du oben rechts auf Fertigstellen.

Der Beleg wird anschließend gespeichert und steht für Auswertungen zur Verfügung.

Zahlungsabgleich

Zuordnungen von Zahlungen via finAPI erfolgen in bestimmten Fällen nicht mehr nur als Vorschlag, sondern werden voll automatisch bestätigt. Dies geschieht ausschließlich, wenn das System die Zuordnung als sehr eindeutig erkennt.

Dafür müssen unter anderem folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

• Betrag und Währung stimmen exakt überein.
• Für den Beleg wurden noch keine Zahlungen erfasst.
• Zusätzlich stimmt entweder die IBAN des Gegenkontos überein oder die Beleg- bzw. Rechnungsnummer ist im Verwendungszweck der Banktransaktion enthalten.

Automatische Bestätigungen erfolgen nicht, wenn eine Zuordnung mehrdeutig ist (z. B. mehrere Transaktionen auf denselben Beleg passen) oder wenn eine identische Zuordnung zuvor bereits manuell entfernt wurde.

Automatisch bestätigte Zuordnungen findest du wie gewohnt im Reiter "Bestätigt". Dort kannst du die Zuordnung bei Bedarf jederzeit wieder entfernen. Zusätzlich wird für diese Fälle eine Aktivität mit dem Eintrag "Banktransaktion automatisch zugeordnet und bestätigt" erstellt, sodass nachvollziehbar ist, dass die Bestätigung automatisch erfolgt ist.

Mit dieser Erweiterung vereinfachen wir den Bankkontenabgleich und reduzieren den manuellen Aufwand bei eindeutigen Zuordnungen.

Wenn du die automatische Zuordnung nicht wünschst, kannst du diese links im Hauptmenü unter Einstellungen > Bankkontenabgleich > Zuordnung automatisch bestätigen deaktivieren.

Rechnungseingangsbuch aufrufen

Für die Übersicht deiner erfassten Eingangsbelege steht das Rechnungseingangsbuch zur Verfügung.

Navigiere zu:

• Hauptmenü auf der linken Seite > Buchhaltung & Exporte > Auswertungen
• Auswertungsart: Rechnungseingangsbuch

📤 Du möchtest den Beleg lieber automatisch per Mail in die Inbox senden lassen. Schau dir dazu gerne unseren Artikel Belege per E-Mail empfangen an.

Weitere Artikel

• Eigenbeleg erstellen
• Extern erstellte Rechnungen importieren – geht das?