Ausbaustufen - Belege in easybill

Die Belege-Funktionalität von easybill ist seit 2024 verfügbar. E-Rechnungen können hochgeladen oder per Email empfangen werden und - im Falle der XRechnung - sogar visualisiert werden. Alle anderen Belege (beispielsweise Quittungen) werden per smarter KI-Erkennung automatisch ausgelesen, sodass die manuelle Eingabe von Daten entfällt.

Auch ein Export zur Steuerberatung, z. B. über die DATEV Schnittstelle ("Rechnungsdatenservice 1.0") ist möglich.

Die Funktionalität wird künftig in weiteren Schritten ausgebaut werden. Hier eine Übersicht der geplanten Ausbaustufen:

1) Positions-Erkennung & Kontierung

Unsere smarte KI-Erkennung liest für Sie bislang Daten wie Lieferanten, Brutto/Netto, Steuerbetrag etc. aus. In der geplanten Ausbaustufe werden auch die einzelnen Posten/Positionen auf einem Beleg ausgelesen. Dazu gehören neben der Beschreibung (z. B. „Hammer“) auch die entsprechenden Werte für Brutto, Netto und MwSt-Anteil.

Lediglich das Buchungskonto müssen Sie weiterhin manuell eintragen.

2) Zahlungsabgleich

Ähnlich wie bei den Ausgangsdokumenten wollen wir Ihnen für Belege auch die Möglichkeit geben, einen automatischen Zahlungsabgleich über finAPI einzurichten. Wenn Sie Ihre Bankverbindungen einmal eingerichtet haben, wird automatisch geprüft, welche Belege bereits bezahlt sind. Diese werden dann entsprechend in der Belege-Funktionalität für Sie direkt gekennzeichnet.

3) Bezahlfunktion

Per Bezahlfunktion werden Sie die Möglichkeit haben offene Belege direkt über Ihre Bankverbindung zu bezahlen. Sie können einfach einen fälligen Beleg öffnen und direkt bezahlen, ohne dies manuell über Onlinebanking oder andere Methoden machen zu müssen.

4) Revisionssicherheit

In dieser Ausbaustufe werden Belege festgeschrieben. Zudem soll - ähnlich wie im Editor für die Ausgangsdokumente - eine Versionierung eingebaut werden, sodass Sie jederzeit nachvollziehen können, zu welchem Zeitpunkt etwas an einem Beleg geändert wurde. Über das easybill-Rechtemanagement können Sie definieren, ob andere Mitarbeiter noch Editierungen sowie Löschungen vornehmen dürfen.

5) Freigabe-Prozess

Mit dem Freigabe-Prozess können Sie genau definieren, welche Mitarbeiter Belege auf welche Art & Weise bearbeiten können. Sie können dann beispielsweise konfigurieren, dass ein Beleg vor dem Bezahlen noch einmal von einem definierten Mitarbeiter freigegeben werden muss oder welcher Mitarbeiter einen Export zu DATEV vornehmen darf.

6) Zusätzliche Informationen für Belege

In dieser Ausbaustufe ermöglichen wir es Ihnen, weitere Anhänge zu Ihren Belegen zu erfassen, beispielsweise Arbeitsprotokolle oder Skizzen. Zudem können dann zu jedem Beleg Kommentare erfasst werden.