Ausbaustufen - Belege in easybill

Die Belege-Funktionalität von easybill ist seit 2024 verfügbar. E-Rechnungen können hochgeladen oder per Email empfangen werden und - im Falle der XRechnung - sogar visualisiert werden. Alle anderen Belege (beispielsweise Quittungen) werden per smarter KI-Erkennung automatisch ausgelesen, sodass die manuelle Eingabe von Daten entfällt.

Auch ein Export zur Steuerberatung, z. B. über die DATEV Schnittstelle ("Rechnungsdatenservice 1.0") ist möglich.

Die Funktionalität wird künftig in weiteren Schritten ausgebaut werden. Hier eine Übersicht der geplanten Ausbaustufen:

1) Positions-Erkennung & Kontierung

Unsere smarte KI-Erkennung liest für dich bislang Daten wie Lieferanten, Brutto/Netto, Steuerbetrag etc. aus. In der geplanten Ausbaustufe werden auch die einzelnen Posten/Positionen auf einem Beleg ausgelesen. Dazu gehören neben der Beschreibung (z. B. „Hammer“) auch die entsprechenden Werte für Brutto, Netto und MwSt-Anteil.

Lediglich das Buchungskonto musst du weiterhin manuell eintragen.

2) Zahlungsabgleich

Ähnlich wie bei den Ausgangsdokumenten wollen wir dir für Belege auch die Möglichkeit geben, einen automatischen Zahlungsabgleich über finAPI einzurichten. 

Eine erste Möglichkeit zum Zahlungsabgleich steht bereits zur Verfügung. Der Funktionsumfang wird in den kommenden Ausbaustufen jedoch weiter erweitert.

Schau dir dazu unseren Artikel Zahlungsabgleich für Eingangsbelege an.

3) Bezahlfunktion

Per Bezahlfunktion wirst du die Möglichkeit haben offene Belege direkt über deine Bankverbindung zu bezahlen. Du kannst einfach einen fälligen Beleg öffnen und direkt bezahlen, ohne dies manuell über Onlinebanking oder andere Methoden machen zu müssen.

4) Revisionssicherheit

In dieser Ausbaustufe werden Belege festgeschrieben. Zudem soll - ähnlich wie im Editor für die Ausgangsdokumente - eine Versionierung eingebaut werden, sodass du jederzeit nachvollziehen kannst, zu welchem Zeitpunkt etwas an einem Beleg geändert wurde. Über das easybill-Rechtemanagement kannst du definieren, ob andere Mitarbeiter noch Editierungen sowie Löschungen vornehmen dürfen.

5) Freigabe-Prozess

Mit dem Freigabe-Prozess kannst du genau definieren, welche Mitarbeiter Belege auf welche Art & Weise bearbeiten können. Du kannst dann beispielsweise konfigurieren, dass ein Beleg vor dem Bezahlen noch einmal von einem definierten Mitarbeiter freigegeben werden muss oder welcher Mitarbeiter einen Export zu DATEV vornehmen darf.

6) Zusätzliche Informationen für Belege

In dieser Ausbaustufe ermöglichen wir es dir, weitere Anhänge zu deinen Belegen zu erfassen, beispielsweise Arbeitsprotokolle oder Skizzen. Zudem können dann zu jedem Beleg Kommentare erfasst werden.