Shopify: Eigene Beleg- und Kundennummern über Metafelder übernehmen

Wenn Sie Ihre Rechnungs-, Gutschrifts- und Kundennummern in einem eigenen System (z. B. SAP oder einem anderen ERP) vergeben, kann easybill Connect diese Nummern aus Shopify-Metafeldern übernehmen. Die erzeugten easybill-Belege tragen dann Ihre Nummern statt der von easybill vergebenen.

Schritt 1: Automatischen Import über die GraphQL-API aktivieren

Der Metafeld-Import funktioniert nur mit dem automatischen Import über die GraphQL-API. Wählen Sie in den Shopify-Einstellungen unter "Quelle für automatischen Import" die GraphQL-API.

Schritt 2: Rechnungsnummer vom Shop übernehmen

Aktivieren Sie in den übergreifenden Einstellungen die Option "Rechnungsnummer vom Shop übernehmen". Nur dann werden die importierten Nummern als Belegnummern der easybill-Dokumente verwendet.

Schritt 3: Metafelder in Shopify befüllen

Ihr System befüllt die folgenden Metafelder an der Shopify-Bestellung (z. B. über Shopify Flow oder die Shopify-API). 

Die Gutschriftsnummern werden als JSON-Liste hinterlegt, da Shopify keine Metafelder an Erstattungen erlaubt. Jeder Eintrag ordnet einer Shopify-Erstattung (numerischer Teil der Refund-ID) eine Nummer zu:

[
  { "refund_id": "987654321", "number": "GS-2026-0077" }
]

Jede Erstattung wird als eigene Gutschrift mit genau dieser Nummer exportiert.

Schritt 4: Bestellungen ohne Nummer zurückhalten (Import-Gate)

easybill importiert jede Bestellung genau einmal und aktualisiert sie nachträglich nicht. Die Rechnungsnummer muss also gesetzt sein, bevor die Bestellung importiert wird. Wenn Ihr System die Nummer erst nach Bestelleingang liefert, tragen Sie in den Shopify-Einstellungen unter "Bestellungen überspringen" folgende Regel ein:

{% if invoice_number == blank %}skip{% endif %}

Bestellungen ohne Nummer werden dann übersprungen und automatisch importiert, sobald die Nummer im Metafeld steht.

Bitte beachten Sie: Die Regel gilt für alle Bestellungen des Shops. Aktivieren Sie sie erst, wenn die Befüllung der Metafelder eingerichtet ist, sonst wird nichts importiert. Verwenden Sie genau die Schreibweise == blank.

Dasselbe gilt für Gutschriften: Der Eintrag in custom.easybill_credit_note_numbers muss vorhanden sein, bevor easybill die Erstattung verarbeitet.

Fehlerfälle

Nummern über 255 Zeichen und ungültige JSON-Inhalte werden nicht übernommen und als Import-Fehler am Import-Lauf angezeigt.