Shopify: Rechnungen und Gutschriften als PDF an der Bestellung ablegen

easybill Connect kann die erzeugten Rechnungs- und Gutschrifts-PDFs nach jedem Export automatisch in Ihrem Shopify-Shop ablegen. Die Dateien finden Sie in Shopify unter Inhalte > Dateien, verknüpft mit der jeweiligen Bestellung.

Ihre Vorteile

• Rechnung direkt an der Bestellung: Rechnungsnummer und Rechnungs-PDF sind im Shopify-Admin an der Bestellung sichtbar. Ihr Support-Team beantwortet Fragen wie "Wo ist meine Rechnung?", ohne easybill öffnen zu müssen. Tipp: Pinnen Sie die easybill-Metafelder in den Shopify-Einstellungen unter Benutzerdefinierte Daten > Bestellungen an, dann erscheinen sie prominent auf der Bestellseite.
• Bestellungen nach Rechnungsnummer finden: Aktivieren Sie in den Metafeld-Einstellungen den Filter für die Bestellliste, dann finden Sie zu jeder Rechnungsnummer die Bestellung in Sekunden.
• Zentrales Belegarchiv: Alle PDFs liegen durchsuchbar unter Inhalte > Dateien.
• Rechnungslink teilen: Jedes PDF hat einen direkten Link, den Sie z. B. im Support-Chat weitergeben können.
• Rechnung für Ihre Kunden: Die Rechnungsnummer können Sie in Ihre E-Mail-Vorlagen aufnehmen; bei klassischen Kundenkonten lässt sich das Rechnungs-PDF direkt im Kundenkonto verlinken (siehe unten).
• Offen für Ihre anderen Tools: Helpdesk-, ERP- oder Kundenportal-Apps können Rechnungsnummer und PDF über die Shopify-API auslesen.
• Automatisierbar mit Shopify Flow: Bedingungen und Aktionen können auf die Rechnungsdaten zugreifen, z. B. Bestellungen taggen oder Ihr Team benachrichtigen. Für automatischen E-Mail-Versand an Kunden lässt sich Flow mit E-Mail-Apps kombinieren.
• Für B2B-Händler: Ihre Buchhaltung findet die rechtsgültige Rechnung am selben Ort wie Zahlungsstatus und Zahlungsziele der Bestellung.

Voraussetzungen

• Ihr Shop ist über die easybill-App mit easybill verbunden.
• Bestehende Verbindungen müssen einmalig neu verbunden werden, damit die App Dateien in Ihrem Shop ablegen darf. Ohne diese Berechtigung zeigt der Upload-Status an der Bestellung einen entsprechenden Hinweis.
• In den Shopify-Einstellungen ist "Belege zu Shopify hochladen" aktiviert (sichtbar nur bei bestehender Verbindung).

Wie die Belege abgelegt werden

• Die Rechnung wird an der Bestellung im Metafeld custom.easybill_invoice_pdf referenziert.
• Gutschriften werden als Einträge (je Gutschrift mit Nummer, zugehörigen Erstattungen und PDF) an der Bestellung unter custom.easybill_credit_notes verknüpft. Später erstellte Gutschriften ergänzen die Liste automatisch.
• Alle Felder legt die easybill-App automatisch an; Sie müssen nichts einrichten.
• Den Upload-Status sehen Sie in der Bestellübersicht als Symbol an der Bestellung.

Rechnung für Ihre Kunden zugänglich machen

Rechnungsnummer per E-Mail: Die Versandbestätigung wird in der Regel verschickt, nachdem easybill die Rechnung erstellt hat. Ergänzen Sie die Vorlage unter Einstellungen > Benachrichtigungen um folgenden Baustein:

{% if metafields.custom.easybill_invoice_number != blank %}
  <p>Ihre Rechnungsnummer: {{ metafields.custom.easybill_invoice_number }}</p>
{% endif %}

Die Bedingung sorgt dafür, dass die Zeile nur erscheint, wenn die Rechnung bereits vorliegt. Für die Bestellbestätigung ist der Baustein nicht geeignet, da sie sofort bei Bestelleingang verschickt wird. Ein direkter PDF-Link ist in E-Mail-Vorlagen technisch nicht möglich.

Hinweise

• Gutschrifts-PDFs werden nur abgelegt, wenn der Gutschriften-Import in den Einstellungen aktiv ist.
• Die Gutschrift-Einträge sind im Shopify-Admin und in Shopify Flow sichtbar, für andere Apps über die Shopify-API jedoch nicht lesbar.
• Dateien in Shopify werden über das Shopify-CDN ausgeliefert und sind für jeden abrufbar, der den Link kennt, ohne Anmeldung. Geben Sie Rechnungslinks daher nur direkt an die jeweiligen Kunden weiter.