Shopify: Rechnungen und Gutschriften als PDF an der Bestellung ablegen

easybill Connect kann die erzeugten Rechnungs- und Gutschrifts-PDFs nach jedem Export automatisch in deinem Shopify-Shop ablegen. Die Dateien findest du in Shopify unter Inhalte > Dateien, verknüpft mit der jeweiligen Bestellung.

Deine Vorteile

• Rechnung direkt an der Bestellung: Rechnungsnummer und Rechnungs-PDF sind im Shopify-Admin an der Bestellung sichtbar. Dein Support-Team beantwortet Fragen wie "Wo ist meine Rechnung?", ohne easybill öffnen zu müssen. Tipp: Pinne die easybill-Metafelder in den Shopify-Einstellungen unter Benutzerdefinierte Daten > Bestellungen an, dann erscheinen sie prominent auf der Bestellseite.
• Bestellungen nach Rechnungsnummer finden: Aktiviere in den Metafeld-Einstellungen den Filter für die Bestellliste, dann findest du zu jeder Rechnungsnummer die Bestellung in Sekunden.
• Zentrales Belegarchiv: Alle PDFs liegen durchsuchbar unter Inhalte > Dateien.
• Rechnungslink teilen: Jedes PDF hat einen direkten Link, den du z. B. im Support-Chat weitergeben kannst.
• Rechnung für deine Kunden: Die Rechnungsnummer kannst du in deine E-Mail-Vorlagen aufnehmen; bei klassischen Kundenkonten lässt sich das Rechnungs-PDF direkt im Kundenkonto verlinken (siehe unten).
• Offen für deine anderen Tools: Helpdesk-, ERP- oder Kundenportal-Apps können Rechnungsnummer und PDF über die Shopify-API auslesen.
• Automatisierbar mit Shopify Flow: Bedingungen und Aktionen können auf die Rechnungsdaten zugreifen, z. B. Bestellungen taggen oder dein Team benachrichtigen. Für automatischen E-Mail-Versand an Kunden lässt sich Flow mit E-Mail-Apps kombinieren.
• Für B2B-Händler: Deine Buchhaltung findet die rechtsgültige Rechnung am selben Ort wie Zahlungsstatus und Zahlungsziele der Bestellung.

Voraussetzungen

• Dein Shop ist über die easybill-App mit easybill verbunden.
• Bestehende Verbindungen müssen einmalig neu verbunden werden, damit die App Dateien in deinem Shop ablegen darf. Ohne diese Berechtigung zeigt der Upload-Status an der Bestellung einen entsprechenden Hinweis.
• In den Shopify-Einstellungen ist "Belege zu Shopify hochladen" aktiviert (sichtbar nur bei bestehender Verbindung).

Wie die Belege abgelegt werden

• Die Rechnung wird an der Bestellung im Metafeld custom.easybill_invoice_pdf referenziert.
• Gutschriften werden als Einträge (je Gutschrift mit Nummer, zugehörigen Erstattungen und PDF) an der Bestellung unter custom.easybill_credit_notes verknüpft. Später erstellte Gutschriften ergänzen die Liste automatisch.
• Alle Felder legt die easybill-App automatisch an; du musst nichts einrichten.
• Den Upload-Status siehst du in der Bestellübersicht als Symbol an der Bestellung.

Hinweise

• Gutschrifts-PDFs werden nur abgelegt, wenn der Gutschriften-Import in den Einstellungen aktiv ist.
• Die Gutschrift-Einträge sind im Shopify-Admin und in Shopify Flow sichtbar, für andere Apps über die Shopify-API jedoch nicht lesbar.
• Dateien in Shopify werden über das Shopify-CDN ausgeliefert und sind für jeden abrufbar, der den Link kennt, ohne Anmeldung. Gib Rechnungslinks daher nur direkt an die jeweiligen Kunden weiter.