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Versandformat „Automatisch“ am Kontakt

Aktualisiert

⚠️ ENTWURF – vor Veröffentlichung klären und diesen Block löschen:

  • Beschriftung in der Oberfläche: „Automatisch“ oder „automatisch“? Feldname „Dokumentformat beim versenden“ korrekt?
  • Exakter Wortlaut des gelben Hinweises im Versand-Dialog
  • Stichtag für neue Konten
  • Screenshots (Testkonto mit Feature-Flag, Andreas): Kontakt > Einstellungen, Versand-Dialog mit Vorauswahl, Versand-Dialog mit gelbem Hinweis, Stapelverarbeitung

„Automatisch“ ist die automatische Formatauswahl für den Versand.
Steht ein Kontakt auf „Automatisch“, erkennt easybill beim Versenden selbst, in welchem Format die Rechnung erstellt wurde, und verschickt genau dieses Format: eine ZUGFeRD-Rechnung als ZUGFeRD, eine XRechnung als XRechnung – jeweils in der höchsten Formatversion. Du musst das Versandformat weder bei jedem Kontakt hinterlegen noch bei jedem Versand selbst auswählen.

Deine Vorteile:

  • Kein Pflegeaufwand pro Kontakt: Das Format bestimmst du einmal zentral in der Dokumentenvorlage – alle Kontakte auf „Automatisch“ folgen dieser Vorgabe.
  • Bereit für die E-Rechnungspflicht: Erzeugt deine Vorlage E-Rechnungen, verschickt easybill sie automatisch als E-Rechnung – ohne dass du einzelne Kontakte anfassen musst.
  • Kein falsches Format im Versand: Es geht immer das raus, was erstellt wurde, in der aktuellsten Formatversion.
  • Keine unnötigen Dateien: „Automatisch“ erzeugt kein zusätzliches Format. Es entsteht nur, was deine Vorlage vorgibt.

💡 Empfehlung

Stelle deine Kontakte auf Automatisch und steuere das E-Rechnungsformat über die Dokumentenvorlage. Ein festes Format am Kontakt brauchst du nur noch, wenn ein Kunde ausdrücklich ein bestimmtes Format verlangt, z. B. eine Behörde die XRechnung.

Direkteinstieg:

Einstellung am Kontakt

Kontakte > Kunden > Kunde öffnen > Bearbeiten > Einstellungen

  • Öffne den Kunden und klicke auf Bearbeiten
  • Wechsle zu Einstellungen
  • Wähle im Feld Dokumentformat beim versenden die Option Automatisch
  • Speichere den Kontakt

[Screenshot folgt: kontakt-einstellungen-dokumentformat-automatisch.jpg – ALT: Feld Dokumentformat beim versenden mit Option Automatisch am Kontakt]

Automatisch oder fest hinterlegtes Format?

  Automatisch Fest hinterlegtes Format (z. B. ZUGFeRD 2.5 EN16931)
Welche Formate entstehen? Nur die, die Dokumentenvorlage bzw. Editor vorgeben Vorlage/Editor plus die am Kontakt hinterlegte Formatversion, die easybill zusätzlich erzeugt
Was ist beim Versand vorausgewählt? Die höchste erstellte Formatversion (Regeln siehe unten) Die am Kontakt hinterlegte Formatversion
Pflegeaufwand Einmal in der Vorlage Bei jedem Kontakt einzeln

Kurz gesagt: „Automatisch“ fügt dem Dokument kein Format hinzu. Erstellst du ZUGFeRD, verschickt easybill ZUGFeRD. Erzeugt deine Dokumentenvorlage nur das Standard-PDF, verschickt easybill auch nur das Standard-PDF.

Wie du das E-Rechnungsformat in der Vorlage festlegst: Standard-E-Rechnungsformat festlegen. Arbeitest du mit mehreren Formaten, lege am besten pro Format eine eigene Dokumentenvorlage an.

Was ist beim Versand vorausgewählt?

ℹ️ Format und Formatversion

  • Format: die Art der Rechnung – Standard-PDF, ZUGFeRD oder XRechnung
  • Formatversion: die konkrete Ausprägung eines Formats – z. B. ZUGFeRD 2.4 EN16931, ZUGFeRD 2.5 EXTENDED oder XRechnung 3.0.2

Steht der Kontakt auf Automatisch, wählt easybill im Versand-Dialog aus, was beim Fertigstellen erstellt wurde. Gibt es von einem Format mehrere Formatversionen, ist die höchste vorausgewählt:

Erstellt wurde … Vorausgewählt ist …
nur Standard-PDF Standard-PDF
XRechnung 2.3 und XRechnung 3.0.2 XRechnung 3.0.2 (höchste Formatversion)
ZUGFeRD 2.4 EN16931 und ZUGFeRD 2.5 EN16931 ZUGFeRD 2.5 EN16931 (höchste Formatversion)
ZUGFeRD 2.4 EN16931 und ZUGFeRD 2.5 EXTENDED ZUGFeRD 2.5 EXTENDED (höchste Formatversion)
ZUGFeRD 2.5 EN16931 und ZUGFeRD 2.5 EXTENDED (gleiche Version) ZUGFeRD 2.5 EN16931
ZUGFeRD und XRechnung (zwei verschiedene Formate) nichts – siehe nächster Abschnitt

Du kannst die Vorauswahl im Versand-Dialog jederzeit ändern.

[Screenshot folgt: versand-dialog-vorauswahl-automatisch.jpg – ALT: Versand-Dialog mit vorausgewähltem ZUGFeRD-Format]

Kein Format vorausgewählt: ZUGFeRD und XRechnung

Wurde ein Dokument sowohl als ZUGFeRD als auch als XRechnung erstellt, wählt easybill kein Format vor. Unter dem Feld erscheint der gelbe Hinweis „Bitte Versandformat wählen.“

  • Wähle das gewünschte Format aus
  • Erst danach lässt sich das Dokument versenden

[Screenshot folgt: versand-dialog-hinweis-versandformat-waehlen.jpg – ALT: Gelber Hinweis Bitte Versandformat wählen im Versand-Dialog]

Wiederkehrende Rechnungen, Mehrfachversand und API

Wenn easybill ohne Versand-Dialog verschickt, fragt es nicht nach. Das betrifft:

  • Wiederkehrende Rechnungen mit automatischem Versand
  • den Versand mehrerer Dokumente auf einmal
  • den Versand über die REST-API

Dort gelten dieselben Regeln wie oben. Einzige Ausnahme: Wurden ZUGFeRD und XRechnung erstellt, geht die höchste ZUGFeRD-Formatversion raus.

ℹ️ Kunde braucht die XRechnung?

Hinterlege die XRechnung am Kontakt als festes Format oder nutze eine Dokumentenvorlage, die nur die XRechnung erzeugt.

Welche Vorgabe haben neue Kontakte?

  • Neue Konten (Registrierung ab [Stichtag]): Jeder neu angelegte Kontakt steht automatisch auf Automatisch – auch bei Anlage über Import oder API.
  • Bestehende Konten: Neu angelegte Kontakte erhalten weiterhin Standard-PDF als Vorgabe – auch bei Import oder API. Bereits vorhandene Kontakte behalten ihr bisheriges Format. Damit diese Kontakte E-Rechnungen erhalten, musst du sie aktiv auf Automatisch umstellen.

ℹ️ Bestandskunde?

Prüfe am besten jetzt deine Kontakte und stelle sie gesammelt über die Stapelverarbeitung auf Automatisch um (siehe unten). So sind alle Kontakte für die E-Rechnung vorbereitet.

Kontakte umstellen

Die beschriebenen Regeln geben den aktuellen Stand wieder und können sich mit der Weiterentwicklung der E-Rechnung ändern.

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