Anonymisieren personenbezogener Amazon-Daten (PII)
Was ist ein "Coldstorage" oder "Datenschutz-Tresor"?
Das Wichtigste zuerst: Ihre Daten sind nicht weg!
Personenbezogene Daten, zu denen etwa Kundenname und die Anschrift gehören, sind ganz besonders sensible Daten, welche es daher zu schützen gilt.
Diese Daten werden auf einem speziellen Speicher abgelegt und das Dokument in easybill wird anonymisiert, sodass diese nicht mehr lokal im Account ersichtlich sind. Die personenbezogene Daten werden im Datenschutz-Tresor gespeichert, damit Sie beispielsweise bei unerlaubten Zugriffen auf Ihren Account nicht eingesehen und entwendet werden können. Kundendaten, bzw. personenbezogene Daten unterliegen somit der höchsten Sicherheit.
Es werden hierbei jedoch keinerlei Daten gelöscht! Die online-verfügbaren Daten werden auf ein Minimum reduziert, das jedoch zwecks Verwendung in easybill ausreichend ist.
Die personenbezogene Daten können jederzeit, zu Zwecken einer Steuerprüfung, aus buchhalterischen Gründen oder einer Rechnungskorrektur binnen 24 Stunden vollständig wieder her gestellt werden. 30 Tage nach der Wiederherstellung der personenbezogene Daten werden diese automatisch zurück in den Datenschutz-Tresor verschoben.
Waren meine Daten vorher nicht sicher?
Doch. Alle Daten und Dokumente werden von easybill von Anfang an in zertifizierten, hochsicheren Rechenzentren in Deutschland, verschlüsselt gespeichert.
Amazon hat seine Richtlinien zur Speicherung personenbezogener Daten nun verschärft und überprüft alle Anbieter, Entwickler und Partner, welche personenbezogene Daten über eine Schnittstelle verarbeiten und setzt ein Höchstmaß an Sicherheit für diese Daten voraus. Auch jeder Händler, der auf Amazon verkauft, muss diesen Ansprüchen der Datensicherheit entsprechen.
Als Amazon-Partner muss easybill ebenfalls diesen Ansprüchen und Richtlinien entsprechen. Zunächst werden Datensätze, etwa 1,5 Jahre nach Erstellungsdatum, anonymisiert. easybill richtet sich hierbei nach den neuen Verordnungen von Amazon:
Anonymisiert werden Kunden und personenbezogene Kundendaten in Dokumenten:
- Rechnungsempfänger
- oberes Textfeld
- unteres Textfeld
- archivierter E-Mail Text
Das Dokument selbst bleibt weiterhin im Account bestehen. Die Dokumentennummer, das Datum und die Beträge bleiben weiterhin in der Übersicht und auch in den Auswertungen ersichtlich.
Da bekanntlich Rechnungen, Stornos und Gutschriften in Deutschland einer 10jährigen Aufbewahrungspflicht unterliegen, speichern wir eine Sicherheitskopie im Datenschutz-Tresor. So wird das Original Ihres Dokuments sicher aufbewahren und es gehen keine Daten verloren!
Lediglich der zugehörige Kundenstamm wird aus dem Account entfernt, sofern dem Kunden kein weiteres Dokument zugeordnet ist, welches noch nicht anonymisiert wurde.
In Ihrem Account erhalten die anonymisierten Dokumente ein separates Icon:
Wenn es erforderlich ist, dass eine Rechnung bearbeitet, storniert oder gutgeschrieben werden muss, kann die Sicherheitskopie wieder hergestellt werden. Das Dokument steht dann für erneute 30 Tage mit allen Originaldaten zur Verfügung. Nach Ablauf der 30 Tage wird das Dokument erneut in den Datenschutz-Tresor verschoben. Der Vorgang kann beliebig oft wiederholt werden.
Weitere betroffene Bereiche:
- Cloud Backup - sobald die Daten anonymisiert werden, würde ein "geleertes" Dokument in Ihr Cloud Backup geladen werden
- Auswertungen - Umsatzstärkste Kunden können nicht mehr eingesehen werden.
- DATEV/Lexware Exporte - Buchhaltungsrelevante Daten werden nicht mehr mit ausgegeben.
- Suchen in easybill Connect (ehem. Import Manager) über Bestellungen - zurückliegende Datensätze werden nicht mehr durchsucht werden können
- Versanddaten-Archiv - Kundendaten werden hier gelöscht
- Sendungsdaten-Archiv - Übertragungen bleiben auf bestätigt mit Trackingnummer, jedoch ohne einen Hinweis auf die Kundendaten
- PAN EU Steuerberichte - auch hier werden die Kundendaten ab sofort nach 365 Tagen entfernt
- Kundendatenexport - die Kunden-Stammdaten werden nicht mehr angezeigt
Bei Fragen hilft Ihnen unser Supportteam jederzeit gerne weiter.