Angebote digital bestätigen
Wenn Sie Ihre Angebote per E-Mail an Ihre Kunden versenden, so können diese das Angebot natürlich prüfen und Ihnen eine Rückmeldung mündlich oder schriftlich zukommen lassen. Ihre Kunden können ein Angebot allerdings auch digital annehmen oder ablehnen.
Hinweis: Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass im Account nur die Zustimmung oder Ablehnung eines Angebotes ersichtlich ist. Es werden jedoch keine weitere Daten, wie die IP-Adresse von der aus einem Angebot zugestimmt oder ein solches abgelehnt wurde, zu Dokumentationszwecken gespeichert. Der Link zum Dokument ist grundsätzlich öffentlich verfügbar, wird aber zusätzlich durch eine zusätzliche Eingabe seitens des Empfängers geschützt.
Im Editor des Angebots aktivieren Sie unten die Funktion Zulassen, dass das Angebot über den öffentlichen Link vom Empfänger angenommen werden kann.
Wenn Sie Ihre Angebot finalisiert haben und auf Fertigstellen klicken, wählen Sie im nächsten Schritt den Versand aus. Der E-Mail Versand ist voreingestellt. Stellen Sie sicher, dass Sie den Platzhalter für den Dokumentenlink in Ihrem E-Mail Text platziert haben. Nur über diesen Link kann der Empfänger das Dokument online aufrufen.
Tipp: Über Standardtext ändern oder Einstellungen > Dokumentenvorlagen > E-Mail Text können Sie eine Änderung jederzeit vornehmen.
Der Empfänger erhält eine E-Mail, die den Link zum Dokument direkt umfasst.
Klickt man auf den Link, öffnet sich zuerst eine zusätzliche Eingabe-Seite zur Authentifizierung. Hier muss die Postleitzahl des Empfängers eingetragen werden (die Postleitzahl, die im Dokument selbst bei der Anschrift eingetragen ist).
Wurde der Code korrekt eingetragen, öffnet sich die digitale Ansicht des Angebots. Auf der rechten Seite werden alle wichtigen Details rund um das Dokument zusammengefasst angezeigt. Ebenso kann der Empfänger hier nun entscheiden, ob er auf Ablehnen oder Bestätigen klickt.
Klickt man auf Bestätigen, erhält man die folgende Ansicht. Hier kann noch ein Kommentar für den Aussteller des Dokuments eingetragen werden. Über Bestätigen wird der Vorgang abgeschlossen.
Entscheidet der Empfänger für die Ablehnung des Angebots, kann er ebenfalls einen Kommentar eintragen und auf Ablehnen klicken.
Die Daten werden zurück an Ihren Account übertragen. Sie erhalten zusätzlich eine E-Mail Benachrichtigung über den eingegangenen Status des Dokuments.
Im Account sehen Sie die Statusänderung ebenfalls direkt beim Dokument.
Klicken Sie auf die Dokumentennummer, finden Sie rechts in den Dokumentendetails auch den hinterlassenen Kommentar des Empfängers.
