Angebot erstellen

Ein vollständiger Auftrag zwischen dir als Unternehmer und deinem Kunden startet teilweise mit einem initialen Angebot. Wie du dieses Angebot über easybill erstellst, erklären wir dir.

Schau alternativ gerne auch unser Tutorial-Video auf easybillTV:

Angebote erstellen mit easybill | schnell und einfach zu neuen Aufträgen

1. Klicke links im Hauptmenü auf Dokumente
2. Klicke rechts auf Dokument erstellen

1. Klicke auf den Dokumententyp, um zu wählen, welche Art von Dokument du erstellen möchtest.
2. Wähle die Vorlage, in der das Dokument erstellt werden soll
3. Klicke auf Weiter

Im Dokumenten-Editor folgst du den angegebenen Schritten durch das Dokument. Alle wichtigen Punkte werden hierüber bearbeitet.

Schritt 1: Wähle einen Kunden aus

1. Klicke auf Kunde wählen
2. Suche nach dem gewünschten Kunden in der Kundendatei
3. Markiere den Kunden und übernimm Ihn ins Dokument

Wurde noch kein Kunde angelegt, kann dieser über den Button Kunden anlegen zunächst angelegt werden.

Schritt 2: Füge einen Rechnungsposten ein

1. Klicke auf + Artikel, + Dienstleistung oder + Textzeile, um manuell eine Position in das Angebot hinzuzufügen.
2. Achte auf die Eingabe einer Menge und eines Einzelpreises, da hieraus der Betrag der Position errechnet wird.
3. Klicke auf Aus Rechnungsposten, wenn du einen bestehenden Artikel / eine bestehende Dienstleistung / einen bestehenden Text aus deiner Rechnungsposten-Kartei wählen möchtest.

Wurden noch keine Rechnungsposten angelegt, können diese über den Button Rechnungsposten anlegen zunächst angelegt werden.

Über Mehr lassen sich Optionale Artikel / Dienstleistungen, Zwischensummen/-mengen, Gruppensummen/-mengen oder auch mite-Zeiteinträge einfügen.

Über die Einstellungen links im Hauptmenü, gelangst du in die Dokumentenvorlage um Spaltenbeschriftungen für Dokumentenposten anzupassen.

Suchst du nach einem Rechnungsposten aus deiner Kartei, kannst du im Auswahlfenster die Menge vorgeben und auch mehrere Rechnungsposten auf einmal in das Dokument übernehmen.

Der Einleitungstext oberhalb sowie der Abschlusstext unterhalb des Positionsbereiches, werden aus den Standardtexten der jeweiligen Dokumentenvorlage übernommen. Durch einen Klick in das Textfeld kann der Text jederzeit editiert werden. Durch einen Klick auf Standardtext ändern kannst du die Texte auch dauerhaft anpassen.

Unterhalb des Abschlusstextes kannst du weitere Einstellungen einsehen und bearbeiten.

Hinterlege, ob der Kunde Skonto erhalten kann, vergib einen Rabatt auf das gesamte Angebot und hinterlege die Fälligkeit des Angebotes, also das Datum wie lange das Angebot gültig ist.

Als Standard werden hier die Werte aus Meine Firma > Steuerrechtliche Stammdaten und Zahlungsinformationen übernommen. Sollten bei einem Kunden spezifische Zahlungskonditionen hinterlegt sein, haben diese eine höhere Gewichtung. Alternativ kannst du die Werte auch individuell je Dokument anpassen.

Ebenso kannst du die Währung des Angebotes umstellen. Hier bieten wir auch eine Umrechnung der Beträge zum aktuellen Wechselkurs an.

Über die Umsatzsteueroption definierst du, ob das Angebot umsatzsteuerpflichtig erstellt wird oder ob es steuerfrei, bzw. nicht steuerbar ist. Dies kann der Fall sein, wenn sich der Empfänger im Drittland befindet oder ein Unternehmer aus einem anderen EU-Staat ist.

Das Versandzielland kannst du manuell hinterlegen, falls dieses (bei Warenlieferungen) vom Land der Rechnungsanschrift abweicht. Das Steuerland kann genutzt werden, falls
z. B. Lieferschwellen überschritten wurden und eine Rechnung in einem anderen Land als dem Firmensitz zu versteuern wäre.

Das Feld Bestellnummer kann für den internen Gebrauch frei mit Informationen gefüllt werden. Für Onlinehändler: Hier wird die Bestellnummer des Shops automatisch über easybill Connect übernommen.

Die Externe ID kann jeder Nutzer frei bestimmen. Verwendest du zum Beispiel easybill, verknüpft über die REST API Schnittstelle, mit einer anderen Software oder einem eigenen Onlineshop, kann hier die interne ID des Shops / der Software übernommen werden.

Beim Weiterführen des Angebotes, z.B. in eine Rechnung oder einen Lieferschein, werden diese Daten ebenfalls übernommen.

Unter AGB und sonstige Anhänge kannst du dem Dokument weitere Dokumente im PDF-Format hinzufügen. Wird ein Haken bei Ein Überweisungsformular erstellen gesetzt, wird dem Dokument ein vorausgefüllter Überweisungsträger hinzugefügt.

Wie Anhänge beim Versand behandelt werden und ob sie zusammengefasst werden können, erklärt der Artikel PDF-Anhänge bei Rechnungen und E-Rechnungen.

Schritt 3: So sieht dein Dokument aus

Über den Button Druckvorschau siehst du das aktuelle Dokument.

Über das Symbol mit dem Stift kann die Dokumentenvorlage noch einmal bearbeitet werden. Befindet sich dein Dokument noch im Entwurf werden Änderungen in das aktuelle Dokument übernommen.

Schritt 4: Speichere dein Dokument ab

Du kannst deinem Dokument einen Titel geben, der vorrangig nur intern sichtbar ist. Er wird nicht mit dem Angebot an den Empfänger übermittelt. Über die Auswertungen kann der Titel als Filter verwendet werden. Der Titel ist kein Pflichtfeld.

Der Button Fertigstellen beendet die Angebotserstellung. Eine eindeutige Angebotsnummer wird in diesem Moment vergeben.

In der nachfolgenden Ansicht bekommst du die Möglichkeit, verschiedene Aktionen für dieses Dokument auszuführen, u. a. das Versenden per E-Mail, Post oder Fax sowie das Drucken des Angebotes.