Ein vollständiger Auftrag zwischen Ihnen als Unternehmer und Ihrem Kunden, startet teilweise mit einem initialen Angebot. Wie Sie dieses Angebot über easybill erstellen, erklären wir Ihnen.
Schauen Sie alternativ gerne auch unser Tutorial-Video auf easybillTV:
Angebote erstellen mit easybill | schnell und einfach zu neuen Aufträgen
- Fahren Sie über Dokumente
- Klicken Sie auf Dokument erstellen
- Klicken Sie auf den Dokumententyp, um zu wählen welche Art von Dokument Sie erstellen möchten.
- Wählen Sie die Vorlage, in der das Dokument erstellt werden soll
- Klicken Sie auf Weiter
Im Dokumenten-Editor folgen Sie den angegebenen Schritten durch das Dokument. Alle wichtigen Punkte werden hierüber bearbeitet.
Schritt 1: Wählen Sie einen Kunden aus
- Klicken Sie auf Kunde wählen
- Suchen Sie nach dem gewünschten Kunden in der Kundendatei
- Markieren Sie den Kunden und übernehmen Sie Ihn ins Dokument
Wurden noch kein Kunde angelegt, kann dieser über den Button Kunden anlegen zunächst angelegt werden.
Schritt 2: Fügen Sie einen Rechnungsposten ein
- Klicken Sie auf + Artikel, + Dienstleistung oder + Textzeile, um manuell eine Position in das Angebot hinzuzufügen.
- Achten Sie auf die Eingabe einer Menge und eines Einzelpreises, da hieraus der Betrag der Position errechnet wird.
- Klicken Sie auf Aus Rechnungsposten wenn Sie einen bestehenden Artikel / eine bestehende Dienstleistung / einen bestehenden Text aus Ihrer Rechnungsposten-Kartei wählen möchten.
Wurden noch keine Rechnungsposten angelegt, können diese über den Button Rechnungsposten anlegen zunächst angelegt werden.
Über Mehr lassen sich Optionale Artikel / Dienstleistungen, Zwischensummen/-mengen, Gruppensummen/-mengen oder auch mite-Zeiteinträge einfügen.
Über das Zahnrad neben der Spaltenbeschriftung, gelangen Sie in die Dokumentenvorlage um Spaltenbeschriftungen für Dokumentenposten anzupassen.
Suchen Sie nach einem Rechnungsposten aus Ihrer Kartei, können Sie im Auswahlfenster die Menge vorgeben und auch mehrere Rechnungsposten auf einmal in das Dokument übernehmen.
Der Einleitungstext oberhalb sowie der Abschlusstext unterhalb des Positionsbereiches, werden aus den Standardtexten der jeweiligen Dokumentenvorlage übernommen. Durch einen Klick in das Textfeld kann der Text jederzeit editiert werden. Durch einen Klick auf Standardtext ändern können Sie die Texte auch dauerhaft anpassen.
Unterhalb des Abschlusstextes können Sie weitere Einstellungen einsehen und bearbeiten.
Hinterlegen Sie, ob der Kunde Skonto erhalten kann, vergeben Sie einen Rabatt auf das gesamte Angebot und hinterlegen Sie die Fälligkeit des Angebotes, also das Datum wie lange das Angebot gültig ist.
Als Standard werden hier die Werte aus Meine Firma > Steuerrechtliche Stammdaten und Zahlungsinformationen übernommen. Sollten bei einem Kunden spezifische Zahlungskonditionen hinterlegt sein, haben diese eine höhere Gewichtung. Alternativ können Sie die Werte auch individuell je Dokument anpassen.
Ebenso können Sie die Währung des Angebotes umstellen. Hier bieten wir auch eine Umrechnung der Beträge zum aktuellen Wechselkurs an.
Über die Umsatzsteueroption definieren Sie, ob das Angebot umsatzsteuerpflichtig erstellt wird oder ob es steuerfrei, bzw. nicht steuerbar ist. Dies kann der Fall sein, wenn sich der Empfänger im Drittland befindet oder ein Unternehmer aus einem anderen EU-Staat ist.
Das Versandzielland können Sie manuell hinterlegen, falls dieses (bei Warenlieferungen) vom Land der Rechnungsanschrift abweicht. Das Steuerland kann genutzt werden, falls
z. B. Lieferschwellen überschritten wurden und eine Rechnung in einem anderen Land als dem Firmensitz zu versteuern wäre.
Das Feld Bestellnummer kann für den internen Gebrauch frei mit Informationen gefüllt werden. Für Onlinehändler: hier wird die Bestellnummer des Shops automatisch aus dem Import Manager übernommen.
Die Externe ID kann jeder Nutzer frei bestimmen. Verwenden Sie zum Beispiel easybill, verknüpft über die REST API Schnittstelle, mit einer anderen Software oder einem eigenen Onlineshop, kann hier die interne ID des Shops / der Software übernommen werden.
Beim Weiterführen des Angebotes, z.B. in eine Rechnung oder einen Lieferschein, werden diese Daten ebenfalls übernommen.
Unter AGB und sonstige Anhänge können Sie dem Dokument weitere Dokumente im PDF-Format hinzufügen. Wird ein Haken bei Ein Überweisungsformular erstellen gesetzt, wird dem Dokument ein vorausgefüllter Überweisungsträger hinzugefügt.
Schritt 3: So sieht Ihr Dokument aus
Über den Button Druckvorschau sehen Sie das aktuelle Dokument.
Über das Symbol mit dem Stift kann die Dokumentenvorlage noch einmal bearbeitet werden. Befindet sich Ihr Dokument noch im Entwurf werden Änderungen in das aktuelle Dokument übernommen.
Schritt 4: Speichern Sie Ihr Dokument ab
Sie können Ihrem Dokument einen Titel geben, der vorrangig nur intern sichtbar ist. Er wird nicht mit dem Angebot an den Empfänger übermittelt. Über die Auswertungen kann der Titel als Filter verwendet werden. Der Titel ist kein Pflichtfeld.
Der Button Fertigstellen beendet die Angebotserstellung. Eine eindeutige Angebotsnummer wird in diesem Moment vergeben.
In der nachfolgenden Ansicht bekommen Sie die Möglichkeit verschiedene Aktionen für dieses Dokument auszuführen, u. a. das Versenden per E-Mail, Post oder Fax sowie das Drucken des Angebotes.
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