ZUGFeRD und XRechnung – wo liegt der Unterschied?

Der wesentliche Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung liegt im Aufbau der Datei:

• ZUGFeRD ist ein sogenanntes hybrides Format. Es besteht aus
  • einer für Menschen lesbaren PDF/A-3-Datei und
  • einer darin eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Datei (z. B. factur-x.xml).
• XRechnung ist eine reine XML-Datei, die ausschließlich für die maschinelle Verarbeitung vorgesehen ist.

Während XRechnungen primär für automatisierte Prozesse gedacht sind, kombiniert ZUGFeRD die Vorteile aus beiden Welten: maschinelle Verarbeitung und eine visuell prüfbare PDF-Rechnung.

Direkteinstieg:

• ZUGFeRD
  • ZUGFeRD 2.5 Standard vs. Extended
  • ZUGFeRD-Rechnungen in easybill erstellen
  • Wichtige Pflichtfelder und Hinweise
• XRechnung
  • Wann wird eine XRechnung benötigt?
  • X-Rechnungen in easybill erstellen
• Standard-E-Rechnungsformat festlegen
  • Dokumentenerstellung
  • Versand

Weiterführend:

• Pflichtinformationen E-Rechnungen
• Erweiterte Datenfelder für E-Rechnungen (BT-Felder)

ZUGFeRD

Mit dem ZUGFeRD 2.5 Extended Profil steht in easybill ein erweitertes E-Rechnungsformat zur Verfügung, das zusätzliche strukturierte Informationen enthält.

Ein zentraler Vorteil des Extended-Profils ist die strukturierte und maschinenlesbare Übermittlung von Skonto-Daten. 

Durch das Extended-Profil können Skonto-Fristen und -Beträge nun direkt von der empfangenden Software erkannt und verarbeitet werden.
 

ZUGFeRD 2.5 Standard vs. Extended

Vorteile des ZUGFeRD 2.5 Extended Profils

Für wen ist ZUGFeRD 2.5 Extended besonders geeignet?

Das ZUGFeRD 2.5 Extended Profil eignet sich insbesondere für:

• B2B-Unternehmen
• Geschäftspartner mit moderner Buchhaltungs- oder ERP-Software
• Unternehmen, die Wert auf automatisierte, medienbruchfreie Rechnungsprozesse legen

ZUGFeRD-Rechnungen in easybill erstellen

So erstellen Sie eine Rechnung im gewünschten E-Rechnungsformat:

1. Erstellen Sie eine neue Rechnung.
2. Wählen Sie im Dokumenten-Editor das gewünschte E-Rechnungsformat zusätzlich zur Standard-PDF aus:
   • ZUGFeRD 2.5 EN16931 PDF
   • ZUGFeRD 2.5 EXTENDED PDF
   • ZUGFeRD 2.4 EN16931 PDF (älteres Format)
   • ZUGFeRD 2.4 EXTENDED PDF (BETA) (älteres Format)
   • ZUGFeRD 1.0 PDF (älteres Format)
   • ZUGFeRD 2.3 PDF (älteres Format)
3. Klicken Sie auf Fertigstellen, um die Rechnung zu erstellen.

Wichtige Pflichtfelder und Hinweise

Leistungsdatum

• Das Leistungsdatum ist bei ZUGFeRD verpflichtend.
• Das Format muss einem festen Datum entsprechen (z. B. 01.01.2026 oder 01.01.2026 - 30.04.2026)

Referenz des Käufers

• ZUGFeRD: buyerReference

  Diese wird in der Kundenakte unter Sonstige Informationen > Referenz des Käufers erfasst und automatisch bei der Rechnungserstellung berücksichtigt

  

  Die Referenz wird vom Käufer festgelegt (z. B. Kontaktdaten, Abteilung, Bürokennung, Projektcode).

Sie können die Leitweg-Id aber auch direkt in der Rechnungserstellung eintragen.

XRechnung

Die XRechnung ist ein strukturiertes E-Rechnungsformat im reinen XML-Format und wird vor allem im Umfeld der öffentlichen Verwaltung eingesetzt.

Wann wird eine XRechnung benötigt?

• Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland (Bund, Länder, Kommunen)
• Wenn der Rechnungsempfänger ausdrücklich eine XRechnung verlangt
• Bei gesetzlichen Vorgaben im Rahmen der E-Rechnungspflicht im B2G-Bereich

In diesen Fällen ist eine klassische PDF-Rechnung allein nicht ausreichend.

Vorteile der XRechnung

• Klare gesetzliche Konformität für Rechnungen an Behörden
• Volle Maschinenlesbarkeit für automatisierte Prüf- und Buchungsprozesse
• Medienbruchfreie Verarbeitung ohne manuelle Dateneingabe

Bitte beachten Sie: Da die XRechnung keine visuell lesbare PDF enthält, eignet sie sich primär für Empfänger mit entsprechender Buchhaltungs- oder ERP-Software.

X-Rechnungen in easybill erstellen

So erstellen Sie eine Rechnung im gewünschten E-Rechnungsformat:

1. Erstellen Sie eine neue Rechnung.
2. Wählen Sie im Dokumenten-Editor das gewünschte E-Rechnungsformat zusätzlich zur Standard-PDF aus:
   • XRechnung 3.0.2 XML
   • XRechnung 2.3 XML (älteres Format)
3. Klicken Sie auf Fertigstellen, um die Rechnung zu erstellen.

Wichtige Pflichtfelder und Hinweise

Leistungsdatum

• Das Leistungsdatum ist bei der XRechnung verpflichtend.
• Das Format muss einem festen Datum entsprechen (z. B. 01.01.2026 oder 01.01.2026 - 30.04.2026)

Referenz des Käufers / Leitweg-ID

• XRechnung: Leitweg-ID

  Diese wird in der Kundenakte unter Sonstige Informationen > Referenz des Käufers erfasst und automatisch bei der Rechnungserstellung berücksichtigt

  

    Die Leitweg-Id wird vom Käufer festgelegt (z. B. Kontaktdaten, Abteilung, Bürokennung, Projektcode).

Sie können die Leitweg-Id aber auch direkt in der Rechnungserstellung eintragen.

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Dann schauen Sie sich gerne unser YouTube-Video auf easybillTV an:
XRechnung - Wofür brauche ich die?

Standard-E-Rechnungsformat festlegen

Dokumentenerstellung

Damit ein Dokument automatisch im E-Rechnungsformat erstellt wird, so dass Sie dieses nicht manuell auswählen müssen, können Sie in der verwendeten Dokumentenvorlage das Standardformat vordefinieren.

• Öffnen Sie unter blaue Menüleiste > Zahnradsymbol die Dokumentenvorlagen
• Wählen Sie die Dokumentenvorlage aus
• Wechseln Sie in Formatauswahl E-Rechnung
• Wählen Sie das gewünschte Format aus und speichern Sie die Dokumentenvorlage

Bei Verwendung dieser Dokumentenvorlage wird zukünftig automatisch das entsprechende E-Rechnungsformat erstellt. 

Versand

Wenn ein Kunde regelmäßig ein bestimmtes E-Rechnungsformat benötigt, kann dieses als Standard für den Versand hinterlegt werden:

• Öffnen Sie den gewünschten Kunden und klicken Sie auf Bearbeiten.
• Wechseln Sie zu Einstellungen.
• Wählen Sie im Dropdown-Menü das gewünschte Dokumentenformat für den Versand als Standard aus.

Erfolgt in der Kundenakte keine gesonderte Auswahl, kann auch direkt im Versand das gewünschte  Format der E-Rechnung ausgewählt werden.

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