E-Rechnungen in easybill (ZUGFeRD/XRechnung)

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist eine besondere Spezifikation für das Format elektronisch erstellter Rechnungen. 

ZUGFeRD 2.2 (EN 16931 im Syntax CII) und XRechnung 3.0.1 XML sind vollständig kompatible und technisch identische Formate. Beide Formate sind für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, der öffentlichen Verwaltung und Verbrauchern geeignet. 

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

ZUGFeRD ist ein hybrides Datenformat, bestehend aus einem für den Anwender lesbaren PDF-Teil (PDF/A-3) und einer eingebetteten, maschinell lesbaren XML-Datei. Dies ist der größte Unterschied zur XRechnung als reine XML-Datei. ZUGFeRD-Rechnungen werden als PDF-Datei mit der Endung .pdf empfangen. Hinzu kommt ein Anhang, der als zugferd-invoice.xml benannt ist. Die XRechnung ist durch die Endung .xml zu erkennen.

Die strukturierten XML-Rechnungsdaten können von der Rechnungssoftware des Empfängers ausgelesen und verarbeitet werden. Der Anwender selbst erhält zusätzlich die lesbare PDF-Datei. Daher spricht man hier vom hybriden Format.

Sie sind mehr der visuelle Typ? Dann schauen Sie sich gerne unser YouTube-Video auf easybillTV an:
XRechnung - Wofür brauche ich die?

Um eine Rechnung im E-Rechnungs-Format zu erstellen, muss im Editor bei der Erstellung lediglich das gewünschte Format gewählt werden.

1. Erstellen Sie eine neue Rechnung.
2. Wählen Sie im Editor aus, welches E-Rechnungsformat zusätzlich zur Standard PDF Sie wünschen:
   ZUGFeRD 1.0 PDF
   ZUGFeRD 2.2 PDF
   XRechnung 2.3 XML
   XRechnung 3.0.1 XML
   
3. Klicken Sie auf Fertigstellen, um die Rechnung anzulegen.

Für Kunden, die das ZUGFeRD Format immer benötigen, können Sie dies als Standard im Kundenstamm aktivieren.

1. Wählen Sie den Kunden aus und klicken Sie auf bearbeiten
2. Wählen Sie rechts Einstellungen
3. Wählen Sie über das Dropdownmenü ein Format als Standard aus

Wichtige Details rund um das ZUGFeRD / XRechnung Format:

1) Das Leistungsdatum ist Pflicht und muss im Format 2020-12-31 übergeben werden.
2) Im Dokumenten-Editor finden Sie das Feld Referenz des Käufers. Im Original ZUGFeRD Format wird dies als "buyerReference" bezeichnet. Im Falle der XRechnung wird dasselbe Feld als “Leitweg-ID” verwendet.
Die Referenz wird von Ihnen als Verkäufer festgelegt (z. B. Kontaktdaten, Abteilung, Bürokennung, Projektcode).

Sie können die Referenz des Käufers/Leitweg-ID auch direkt im Kundenstamm speichern, sollte diese immer gleich lauten. 

Wenn die Rechnung aus easybill heraus versendet wird, wählen Sie beim Versand das gewünschte  Format der E-Rechnung. Wichtig ist, dass das Format vorab im Editor schon gewählt sein muss.

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