ZUGFeRD ist ein sogenanntes hybrides Format. Es besteht aus

• einer für Menschen lesbaren PDF/A-3-Datei und
• einer darin eingebetteten, maschinenlesbaren XML-Datei (z. B. factur-x.xml).

Während XRechnungen primär für automatisierte Prozesse gedacht sind, kombiniert ZUGFeRD die Vorteile aus beiden Welten: maschinelle Verarbeitung und eine visuell prüfbare PDF-Rechnung.

Direkteinstieg:

• ZUGFeRD-Rechnungen in easybill erstellen
  • Wichtige Pflichtfelder und Hinweise
• Standard-E-Rechnungsformat festlegen
  • Dokumentenerstellung
  • Versand
     

ZUGFeRD 2.4

Mit dem ZUGFeRD 2.4 Extended Profil steht in easybill ein erweitertes E-Rechnungsformat zur Verfügung, das zusätzliche strukturierte Informationen enthält.

Ein zentraler Vorteil des Extended-Profils ist die strukturierte und maschinenlesbare Übermittlung von Skonto-Daten.

Durch das Extended-Profil können Skonto-Fristen und -Beträge nun direkt von der empfangenden Software erkannt und verarbeitet werden.
 

ZUGFeRD 2.4 Standard vs. Extended

Vorteile des ZUGFeRD 2.4 Extended Profils

Für wen ist ZUGFeRD 2.4 Extended besonders geeignet?

Das ZUGFeRD 2.4 Extended Profil eignet sich insbesondere für:

• B2B-Unternehmen
• Geschäftspartner mit moderner Buchhaltungs- oder ERP-Software
• Unternehmen, die Wert auf automatisierte, medienbruchfreie Rechnungsprozesse legen
   

ZUGFeRD 2.5

Mit ZUGFeRD 2.5 wurden insbesondere die Anforderungen an die Umsetzung der europäischen Norm EN 16931 sowie die Unterstützung neuer CIUS-Spezifikationen (z. B. XRechnung) weiterentwickelt.
Die größte praktische Änderung betrifft die verbesserte Interoperabilität und die Aktualisierung auf die neuesten CEN-Regelwerke.
 

ZUGFeRD 2.5 Standard vs. Extended

Wesentliche Unterschiede zwischen ZUGFeRD 2.4 und 2.5

• Aktualisierte CEN-Spezifikationen: ZUGFeRD 2.5 basiert auf den neuesten europäischen Vorgaben (aktualisierte EN-16931-Codelisten und Validierungsregeln).
• Verbesserte Kompatibilität: Höhere Interoperabilität mit aktuellen CIUS-Implementierungen wie XRechnung.
• Aktualisierte Code- und Referenzlisten: Unterstützung neuer Versionen von Codelisten (z. B. für Steuern, Einheiten und Länder).
• Keine grundlegenden Änderungen der Profile: Die Profile (Minimum, Basic WL, Basic, EN 16931, Extended) bleiben erhalten; bestehende Implementierungen benötigen meist nur eine Anpassung an die aktualisierten Spezifikationen.
• Extended-Profil: Ermöglicht weiterhin zusätzliche strukturierte Informationen über den Umfang der EN 16931 hinaus, während das Standardprofil strikt normkonform bleibt.
   

ZUGFeRD-Rechnungen in easybill erstellen

So erstellen Sie eine Rechnung im gewünschten E-Rechnungsformat:

1. Erstellen Sie eine neue Rechnung.
2. Wählen Sie im Dokumenten-Editor das gewünschte E-Rechnungsformat zusätzlich zur Standard-PDF aus:
   • ZUGFeRD 2.5 EN16931 PDF
   • ZUGFeRD 2.5 EXTENDED PDF
   • ZUGFeRD 2.4 EN16931 PDF (älteres Format)
   • ZUGFeRD 2.4 EXTENDED PDF (BETA) (älteres Format)
   • ZUGFeRD 1.0 PDF (älteres Format)
   • ZUGFeRD 2.3 PDF (älteres Format)
3. Klicken Sie auf Fertigstellen, um die Rechnung zu erstellen.

Wichtige Pflichtfelder und Hinweise

Leistungsdatum

• Das Leistungsdatum ist bei ZUGFeRD verpflichtend.
• Das Format muss einem festen Datum entsprechen (z. B. 01.01.2026 oder 01.01.2026 - 30.04.2026)

Referenz des Käufers

• ZUGFeRD: buyerReference

  Diese wird in der Kundenakte unter Sonstige Informationen > Referenz des Käufers erfasst und automatisch bei der Rechnungserstellung berücksichtigt

• Die Referenz wird vom Käufer festgelegt (z. B. Kontaktdaten, Abteilung, Bürokennung, Projektcode).

Sie können die Leitweg-Id aber auch direkt in der Rechnungserstellung eintragen.

Standard-E-Rechnungsformat festlegen

Dokumentenerstellung

Damit ein Dokument automatisch im E-Rechnungsformat erstellt wird, so dass Sie dieses nicht manuell auswählen müssen, können Sie in der verwendeten Dokumentenvorlage das Standardformat vordefinieren.

• Öffnen Sie unter blaue Menüleiste > Zahnradsymbol die Dokumentenvorlagen
• Wählen Sie die Dokumentenvorlage aus
• Wechseln Sie in Formatauswahl E-Rechnung
• Wählen Sie das gewünschte Format aus und speichern Sie die Dokumentenvorlage

Bei Verwendung dieser Dokumentenvorlage wird zukünftig automatisch das entsprechende E-Rechnungsformat erstellt.

Versand

Wenn ein Kunde regelmäßig ein bestimmtes E-Rechnungsformat benötigt, kann dieses als Standard für den Versand hinterlegt werden:

• Öffnen Sie den gewünschten Kunden und klicken Sie auf Bearbeiten.
• Wechseln Sie zu Einstellungen.
• Wählen Sie im Dropdown-Menü das gewünschte Dokumentenformat für den Versand als Standard aus.

Erfolgt in der Kundenakte keine gesonderte Auswahl, kann auch direkt im Versand das gewünschte Format der E-Rechnung ausgewählt werden.

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