Pflichtinformationen E-Rechnungen
Beim Erstellen von E-Rechnungen gibt es Pflichtangaben, die je nach Format und Steuerkonstellation unterschiedlich ausfallen. Einige Felder sind immer erforderlich, andere nur bei bestimmten Steuerarten oder speziell bei XRechnung.
Pflichtfelder in allen Formaten
Die folgenden Angaben sind grundsätzlich erforderlich:
| Feld | Regel | Details |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer | BR-2 | Rechnungsnummer aus der Rechnung |
| Mindestens 1 Rechnungsposition | BR-16 | Die Regel BR-16 im Kontext von E-Rechnungen (XRechnung / EN 16931) besagt, dass eine Rechnung mindestens eine Rechnungsposition (Invoice Line) enthalten muss. |
| Positionsbeschreibung | BR-25 | Angaben zu Menge, Artikelbeschreibung, Preis |
| USt-IdNr. oder Lieferantennummer (Verkäufer) | BR-CO-26 | USt-IdNr. aus steuerrechtlichen Stammdaten des Verkäufers (easybill-Nutzer)
|
| USt-IdNr. Format | BR-CO-9 | Muss einen 2-stelligen Ländercode haben |
Pflichtfelder abhängig von der Steueroption
Je nach steuerlicher Behandlung sind zusätzliche Angaben notwendig:
| Feld | Regel | Wann? |
|---|---|---|
| USt-IdNr. Käufer | BR-IC-02 / BR-AE-02 | Bei innergemeinschaftlicher Lieferung oder Reverse Charge. Ergibt sich aus der eingetragenen USt-ID in den Kontaktstammdaten des Käufers |
| USt-IdNr. Verkäufer | BR-S-02 u.a. | USt-IdNr. aus steuerrechtlichen Stammdaten des Verkäufers (easybill-Nutzer) |
| Liefer- oder Leistungsdatum | BR-IC-11 | Bei innergemeinschaftlicher Lieferung. Lieferdatum/Leistungsdatum des Dokumentes. |
Zusätzliche Pflichtfelder bei XRechnung
Für XRechnung gelten unabhängig von der Version weitere Pflichtfelder:
| Feld | Regel | Anmerkung |
|---|---|---|
| Käuferreferenz | BR-DE-15 | Immer Pflicht bei XRechnung |
| Zahlungsart (Payment Means) | BR-DE-1 | Zahlungsweg muss angegeben sein |
| Kontaktname Verkäufer | BR-DE-2 | Vor- und Nachname |
| PLZ Verkäufer | BR-DE-3 | PLZ Verkäufer |
| PLZ Verkäufer | BR-DE-4 | PLZ Verkäufer |
| Telefon Verkäufer | BR-DE-5 | Telefon Verkäufer |
| E-Mail Verkäufer | BR-DE-7 | E-Mail Verkäufer |
| PLZ Käufer | BR-DE-8 | PLZ Käufer |
| Ort Käufer | BR-DE-9 | Ort Käufer |
| USt-IdNr. oder Steuernummer (Verkäufer) | BR-DE-16 | Mindestens eins |
Zusätzliche Pflichtfelder bei XRechnung 2.3 oder höher
Bei SEPA-Lastschrift (Code 59) sind ab XRechnung 2.3+ weitere Angaben erforderlich:
| Feld | Regel | Wann? |
|---|---|---|
| Mandatsreferenz | BR-DE-29 | Nur bei SEPA-Lastschrift (Code 59) |
| SEPA-Gläubiger-ID | BR-DE-30 | Nur bei SEPA-Lastschrift (Code 59) |
Zusätzliche Pflichtfelder bei XRechnung 3.0
Ab XRechnung 3.0 kommt ein weiteres Pflichtfeld hinzu:
| Feld | Regel | Anmerkung |
|---|---|---|
| E-Mail Käufer | PEPPOL-EN16931-R010 | Neu ab 3.0, immer Pflicht |
Wichtiger Hinweis zur Käuferreferenz (BT-10)
Die Käuferreferenz (BT-10) ist bei jeder XRechnung ein zwingendes Pflichtfeld.
Wichtig: Fehlt die Käuferreferenz bei einer XRechnung, ist die Rechnung in der Regel nicht valide.
Bei reinem ZUGFeRD ist dieses Feld dagegen nicht verpflichtend.