Pflichtinformationen E-Rechnungen
Beim Erstellen von E-Rechnungen gibt es Pflichtangaben, die je nach Format und Steuerkonstellation unterschiedlich ausfallen. Einige Felder sind immer erforderlich, andere nur bei bestimmten Steuerarten oder speziell bei XRechnung.
Pflichtfelder in allen Formaten
Die folgenden Angaben sind grundsätzlich erforderlich:
| Feld | Regel | Details |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer | BR-2 | Rechnungsnummer aus der Rechnung |
| Mindestens 1 Rechnungsposition | BR-16 | Die Regel BR-16 im Kontext von E-Rechnungen (XRechnung / EN 16931) besagt, dass eine Rechnung mindestens eine Rechnungsposition (Invoice Line) enthalten muss. |
| Positionsbeschreibung | BR-25 | Angaben zu Menge, Artikelbeschreibung, Preis |
| USt-IdNr. oder Lieferantennummer (Verkäufer) | BR-CO-26 |
USt-IdNr. aus steuerrechtlichen Stammdaten des Verkäufers (easybill-Nutzer)
|
| USt-IdNr. Format | BR-CO-9 | Muss einen 2-stelligen Ländercode haben |
Pflichtfelder abhängig von der Steueroption
Je nach steuerlicher Behandlung sind zusätzliche Angaben notwendig:
| Feld | Regel | Wann? |
|---|---|---|
| USt-IdNr. Käufer | BR-IC-02 / BR-AE-02 | Bei innergemeinschaftlicher Lieferung oder Reverse Charge. Ergibt sich aus der eingetragenen USt-ID in den Kontaktstammdaten des Käufers |
| USt-IdNr. Verkäufer | BR-S-02 u.a. | USt-IdNr. aus steuerrechtlichen Stammdaten des Verkäufers (easybill-Nutzer) |
| Liefer- oder Leistungsdatum | BR-IC-11 | Bei innergemeinschaftlicher Lieferung. Lieferdatum/Leistungsdatum des Dokumentes. |
Zusätzliche Pflichtfelder bei XRechnung
Für XRechnung gelten unabhängig von der Version weitere Pflichtfelder:
| Feld | Regel | Wo in easybill gepflegt |
|---|---|---|
| Käuferreferenz (BT-10) | BR-DE-15 | Kundenakte > Sonstige Informationen > Referenz des Käufers, alternativ direkt im Dokument. Bei Rechnungen an Behörden ist hier die Leitweg-ID einzutragen. |
| Ort Verkäufer (BT-37) | BR-DE-3 | Meine Firma > Kontaktdaten |
| PLZ Verkäufer (BT-38) | BR-DE-4 | Meine Firma > Kontaktdaten |
| Kontaktname Verkäufer (BT-41) | BR-DE-5 | Meine Firma > Kontaktdaten – Vor- und Nachname erforderlich |
| Telefon Verkäufer (BT-42) | BR-DE-6 | Meine Firma > Kontaktdaten |
| E-Mail Verkäufer (BT-43) | BR-DE-7 | Meine Firma > Kontaktdaten |
| Ort Käufer (BT-52) | BR-DE-8 | Kundenakte > Anschrift; bei gesetztem Postfach der Ort des Postfachs |
| PLZ Käufer (BT-53) | BR-DE-9 | Kundenakte > Anschrift; bei gesetztem Postfach die PLZ des Postfachs |
| USt-IdNr. Verkäufer (BT-31) | BR-DE-16 | Meine Firma > Steuerrechtliche Stammdaten |
| Zahlungsinformationen (BG-16) | BR-DE-1 | Meine Firma > Zahlungsinformationen, pro Dokument überschreibbar. Übertragen werden IBAN (BT-84), Kontoinhaber (BT-85) und, falls hinterlegt, BIC (BT-86). |
Die Regel BR-DE-2 verlangt zusätzlich die Kontaktgruppe des Verkäufers (BG-6) als Ganzes. Sie ist erfüllt, sobald Kontaktname, Telefonnummer und E-Mail-Adresse unter Meine Firma > Kontaktdaten gepflegt sind.
Zusätzliche Pflichtfelder bei XRechnung 2.3 oder höher
Bei SEPA-Lastschrift (Code 59) sind ab XRechnung 2.3+ weitere Angaben erforderlich:
| Feld | Regel | Wann? |
|---|---|---|
| Mandatsreferenz | BR-DE-29 | Nur bei SEPA-Lastschrift (Code 59) |
| SEPA-Gläubiger-ID | BR-DE-30 | Nur bei SEPA-Lastschrift (Code 59) |
Zusätzliche Pflichtfelder bei XRechnung 3.0
Ab XRechnung 3.0 kommt ein weiteres Pflichtfeld hinzu:
| Feld | Regel | Anmerkung |
|---|---|---|
| E-Mail Käufer | PEPPOL-EN16931-R010 | Neu ab 3.0, immer Pflicht |
Wichtiger Hinweis zur Käuferreferenz (BT-10)
Die Käuferreferenz (BT-10) ist bei jeder XRechnung ein zwingendes Pflichtfeld.
Bei reinem ZUGFeRD ist dieses Feld dagegen nicht verpflichtend.
Wichtig: Fehlt die Käuferreferenz bei einer XRechnung, ist die Rechnung nicht valide.