Die häufigsten Fragen zur E-Rechnung in easybill
Die E-Rechnungspflicht ab 2025 rückt näher und die Fragen, speziell unter easybill-Nutzern, häufen sich. Hier findest du die Antworten auf einige der häufigsten Fragen, die uns immer wieder erreichen.
1. Fallen für die Nutzung der E-Rechnung zusätzliche Kosten in easybill an?
Nein, das Format der E-Rechnung ist in den easybill-Paketen enthalten und es fallen keine zusätzlichen Kosten an. Auch für das zukünftige Erfassen von Belegen (Eingangsrechnungen) fallen keine zusätzlichen Kosten an. Jedoch gibt es eine Ausnahme:
die OCR-Erkennung bei Eingangsbelegen wird für die Nutzer des STARTER-Pakets eine Gebühr beanspruchen. In den Paketen ab PROFESSIONAL und höher ist diese Gebühr bereits im Paketpreis inkludiert. Genauere Details hierzu folgen noch.
2. Müssen auch Storno-Dokumente im ZUGFeRD Format erstellt werden?
Wenn die zugehörige Rechnung im ZUGFeRD-Format erstellt wurde, sollte auch das Storno-Dokument im ZUGFeRD-Format erstellt werden. Prüfe über die Dokumentenvorlage, ob das korrekte E-Rechnungsformat für den Storno hinterlegt ist.
3. Welche Einstellung zur E-Rechnung gilt? Die Vorgabe in der Dokumentenvorlage oder die Vorgabe direkt aus den Kundenstammdaten?
Aktuell werden beide Einstellungen im Dokument übernommen. Die Standard-Einstellungen der Dokumentenvorlage werden bei Erstellung eines neuen Dokuments angezeigt. Sobald der gewünschte Kunde eingefügt wird, werden auch dessen Einstellungen, sofern sie von den Einstellungen der Vorlage abweichen, zusätzlich mit aufgenommen.
4. Wie verhält es sich mit Anhängen bei E-Rechnungen? Können Anhänge wie bei Standard PDF-Rechnungen mit versandt werden?
Ja. PDF-Anhänge, die du im Dokument hinzufügst, werden bei einer E-Rechnung mit der Fertigstellung automatisch in die XML eingebettet. Damit der Anhang auch ohne spezielle Software lesbar ist, wird er beim E-Mail-Versand zusätzlich als gesonderte Datei mitgesendet. Der Empfänger erhält also eine E-Mail mit der E-Rechnung und jedem beigefügten Anhang als eigene Datei.
Anders als beim Standard-PDF ist es bei E-Rechnungen nicht möglich, Rechnung und Anhänge zu einer Datei zusammenzufassen, da dabei die XML und damit die E-Rechnung verloren ginge. Mehr dazu: PDF-Anhänge bei Rechnungen und E-Rechnungen.
5. Ist es sinnvoll, jetzt schon auf die E-Rechnungsformate zuzugreifen, um bei der Rechnungserstellung alles abzudecken?
Da das geläufigste Format für die E-Rechnung im B2B voraussichtlich das ZUGFeRD-Format sein wird, ist es ausreichend, wenn du dieses schon heute als Standard für alle Vorlagen aktivierst. Es schadet nicht einem Empfänger eine E-Rechnung zukommen zu lassen, da er ohne konkrete Software oder Verarbeitung ohnehin ein reines PDF-Dokument empfängt. Die eingebettete XML-Datei ist für den Empfänger (beispielsweise im B2C) nicht relevant und kann einfach ignoriert werden.
6. Kann man ein Standard-PDF und ein ZUGFeRD-Format in derselben E-Mail an den Empfänger senden?
Beim Versand des Dokuments über easybill muss eine Auswahl des Formats getroffen werden. Selbstverständlich kann das Dokument mehrmals versendet werden, jedoch ist pro E-Mail nur ein einziges Format möglich.
7. Gibt es eine Möglichkeit, das Standard-PDF abzuwählen, um immer E-Rechnungen zu versenden?
Nein, das Abwählen des Standard-PDF ist nicht möglich. Jedoch ist es nicht notwendig auf dieses zu verzichten, wenn das E-Rechnungsformat als Standard für das Dokument und als Standard für den E-Mail Versand vorgegeben wurden.
8. Werden wiederkehrende Dokumente zukünftig automatisch angepasst, wenn das ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format in der jeweiligen Dokumentenvorlage gewählt wurden?
Der Schritt zur Anpassung aller wiederkehrenden Dokumente befindet sich derzeit noch in der Umsetzung. Sobald es hierfür eine Lösung gibt, werden wir eine entsprechende Anleitung zur Verfügung stellen. Es wird jedoch eine komfortable Lösung für alle Dokumente geben.
9. Gibt es eine Art Handbuch zum Einrichten des Empfangens von E-Rechnungen in easybill?
Ein Handbuch gibt es nicht, jedoch findest du hier im Hilfe-Center alle Anleitungen, die du zu easybill benötigst. Darüber hinaus stehen dir über easybill TV hilfreiche Tutorial-Videos zur Verfügung und auch unser Supportteam nimmt sich gerne jeder deiner Fragen an.
Sobald der Empfang von Eingangsrechnungen und auch E-Rechnungen live ist, wird es eine entsprechende Anleitung geben.
10. Inwiefern lohnt sich die Verarbeitung von Eingangsrechnungen in easybill statt beispielsweise in anderen Systemen wie DATEV Unternehmen online?
Um unseren Kunden einen gewohnt herausragenden Service zu bieten, kann easybill seit September 2024 auch Eingangsrechnungen und Belegen empfangen und verwalten. Es empfiehlt sich in vielen Fällen, Eingangs- sowie Ausgangsrechnungen in derselben Software abzubilden, um alle Dokumente an einer zentralen Stelle zu sammeln. Zusätzliche Funktionen wie die Vorkontierung für die Buchhaltung und auch die Übertragung zur Steuerkanzlei vereinfachen die Arbeitsabläufe enorm und werden in Kürze verfügbar sein.