Die E-Rechnungspflicht ab 2025 rückt näher und die Fragen, speziell unter easybill-Nutzern, häufen sich. Hier finden Sie die Antworten auf einige der häufigsten Fragen, die uns immer wieder erreichen.
1. Fallen für die Nutzung der E-Rechnung zusätzliche Kosten in easybill an?
Nein, das Format der E-Rechnung ist in den easybill-Paketen (ab BASIC) bereits enthalten und es fallen keine zusätzlichen Kosten an. Auch für das zukünftige Erfassen von Belegen (Eingangsrechnungen) fallen keine zusätzlichen Kosten an. Jedoch gibt es eine Ausnahme:
die OCR-Erkennung bei Eingangsbelegen wird für die Nutzer des BASIC-Pakets eine Gebühr beanspruchen. In den Paketen ab PLUS und höher ist diese Gebühr bereits im Paketpreis inkludiert. Genauere Details hierzu folgen noch.
2. Müssen auch Storno-Dokumente im ZUGFeRD Format erstellt werden?
Wenn die zugehörige Rechnung im ZUGFeRD-Format erstellt wurde, sollte auch das Storno-Dokument im ZUGFeRD-Format erstellt werden. Prüfen Sie über die Dokumentenvorlage, ob das korrekte E-Rechnungsformat für den Storno hinterlegt ist.
3. Welche Einstellung zur E-Rechnung gilt? Die Vorgabe in der Dokumentenvorlage oder die Vorgabe direkt aus den Kundenstammdaten?
Aktuell werden beide Einstellungen im Dokument übernommen. Die Standard-Einstellungen der Dokumentenvorlage werden bei Erstellung eines neuen Dokuments angezeigt. Sobald der gewünschte Kunde eingefügt wird, werden auch dessen Einstellungen, sofern sie von den Einstellungen der Vorlage abweichen, zusätzlich mit aufgenommen.
4. Wie verhält es sich mit Anhängen bei E-Rechnungen? Können Anhänge wie bei Standard PDF-Rechnungen mit versandt werden?
Anhänge können in jeglichen Formaten mit beigefügt werden. Auch wenn Sie eine E-Rechnung in easybill erstellen, wird ein hinzugefügter Anhang per E-Mail mitgesandt. Der Empfänger erhält eine E-Mail mit mehreren Anhängen, der E-Rechnung und jedem beigefügten Anhang.
5. Ist es sinnvoll, jetzt schon auf die E-Rechnungsformate zuzugreifen, um bei der Rechnungserstellung alles abzudecken?
Da das geläufigste Format für die E-Rechnung im B2B voraussichtlich das ZUGFeRD-Format sein wird, ist es ausreichend, wenn Sie dieses schon heute als Standard für alle Vorlagen aktivieren. Es schadet nicht einem Empfänger eine E-Rechnung zukommen zu lassen, da er ohne konkrete Software oder Verarbeitung ohnehin ein reines PDF-Dokument empfängt. Die eingebettete XML-Datei ist für den Empfänger (beispielsweise im B2C) nicht relevant und kann einfach ignoriert werden.
6. Kann man ein Standard-PDF und ein ZUGFeRD-Format in derselben E-Mail an den Empfänger senden?
Beim Versand des Dokuments über easybill muss eine Auswahl des Formats getroffen werden. Selbstverständlich kann das Dokument mehrmals versendet werden, jedoch ist pro E-Mail nur ein einziges Format möglich.
7. Gibt es eine Möglichkeit, das Standard-PDF abzuwählen, um immer E-Rechnungen zu versenden?
Nein, das Abwählen des Standard-PDF ist nicht möglich. Jedoch ist es nicht notwendig auf dieses zu verzichten, wenn das E-Rechnungsformat als Standard für das Dokument und als Standard für den E-Mail Versand vorgegeben wurden.
8. Werden wiederkehrende Dokumente zukünftig automatisch angepasst, wenn das ZUGFeRD- oder XRechnungs-Format in der jeweiligen Dokumentenvorlage gewählt wurden?
Der Schritt zur Anpassung aller wiederkehrenden Dokumente befindet sich derzeit noch in der Umsetzung. Sobald es hierfür eine Lösung gibt, werden wir eine entsprechende Anleitung zur Verfügung stellen. Es wird jedoch eine komfortable Lösung für alle Dokumente geben.
9. Gibt es eine Art Handbuch zum Einrichten des Empfangens von E-Rechnungen in easybill?
Ein Handbuch gibt es nicht, jedoch finden Sie hier im Hilfe-Center alle Anleitungen, die Sie zu easybill benötigen. Darüber hinaus stehen Ihnen über easybill TV hilfreiche Tutorial-Videos zur Verfügung und auch unser Supportteam nimmt sich gerne jeder Ihrer Fragen an.
Sobald der Empfang von Eingangsrechnungen und auch E-Rechnungen live ist, wird es eine entsprechende Anleitung geben.
10. Ab wann wird die Funktion der Belege in easybill verfügbar sein und inwiefern lohnt sich die Verarbeitung in easybill statt beispielsweise in anderen Systemen wie DATEV Unternehmen online?
Um unseren Kunden einen gewohnt herausragenden Service zu bieten, wird easybill ca. ab September 2024 den Empfang von Eingangsrechnungen und Belegen unterstützen. Es empfiehlt sich in vielen Fällen, Eingangs- sowie Ausgangsrechnungen in der selben Software abzubilden, um alle Dokumente an einer zentralen Stelle zu sammeln. Zusätzliche Funktionen wie die Vorkontierung für die Buchhaltung und auch die Übertragung zur Steuerkanzlei vereinfachen die Arbeitsabläufe enorm.
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