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Erweiterte Datenfelder für E-Rechnungen (BT-Felder)

Aktualisiert

Mit easybill kannst du E-Rechnungen mit zusätzlichen Informationen in Form von erweiterten Datenfeldern (Business Terms, kurz BT-Felder) anreichern. Diese Funktion ist besonders nützlich, um spezifische Geschäftsbedingungen oder projektbezogene Daten in deine E-Rechnungen zu integrieren, welche für die maschinelle Verarbeitung wichtig sein können.
Erfahre, wie du diese Felder hinzufügst, bearbeitest und welche Validierungsregeln dabei zu beachten sind.
Bevor du die technischen Einstellungen vornimmst: Eine detaillierte Übersicht und Erläuterung, welche BT-Felder für welche Anwendungsfälle relevant sind, findest du in unserem Ratgeber zu BT-Feldern bei E-Rechnungen.

Erweiterte Datenfelder aktivieren

  • Erstelle oder bearbeite eine Rechnung.
  • Scrolle im Bearbeitungsbereich der Rechnung zum Abschnitt Format-Auswahl.
  • Wähle hier ein E-Rechnungsformat, z.B. ZUGFeRD 2.4 EN16931 PDF.
  • Unterhalb der Formatauswahl findest du den Abschnitt Erweiterte Datenfelder (BETA).

BT-Felder hinzufügen und bearbeiten

  • Über Felder bearbeiten öffnet sich eine der Seiten-Slider für die erweiterten Datenfelder.
  • Im Slider kannst du einzelne Felder oder ganze Feldgruppen hinzufügen:

  • Einzelnes Feld hinzufügen
    Suche nach einem spezifischen BT-Feld, z.B. „BT-12 Vertragsnummer“.
    Klicke darauf und gib den Wert ein.

    Beispiel: BT-12 Vertragsnummer: 123546

     

  • Feldgruppe hinzufügen
    Um mehrere zusammengehörige Felder auf einmal hinzuzufügen, klicke auf eine Feldgruppe, z.B. „BT-11-00 Projekt“. Dies fügt Felder wie „Projektnummer“ und „Projektname“ hinzu.

    Beispiel: Gib eine Projektnummer ein, z.B. 1234.

     

Wenn du einen Projektnamen hinzufügen möchtest, erscheint ein Hinweis, dass du BT-11-0 verwenden kannst. 

Validierungsregeln beachten

  • easybill prüft die Eingaben in den erweiterten Datenfeldern gemäß den E-Rechnungsstandards. Werden widersprüchliche Felder eingegeben, erhältst du eine Fehlermeldung.
Beispiel: Wenn du gleichzeitig „BT-56 Käufer-Ansprechpartner Name“ (z.B. „Testmann“) und „BT-56-0 Käufer-Ansprechpartner Abteilung“ (z.B. „Buchhaltung“) eingibst, erhältst du eine Fehlermeldung, da nur eines dieser Felder zulässig ist. 
Du musst eines der Felder löschen, um den Validierungsfehler zu beheben.

 

  • easybill prüft in der Validierung auch, ob bestehende Informationen hierüber überschrieben werden.
Ein Info-Hinweis wird angezeigt, wenn z.B. ein manuell eingegebener Ansprechpartner den aus den Stammdaten des Rechnungsempfängers überschreibt.

5. Rechnung fertigstellen

  • Sobald alle Validierungsfehler behoben sind, kannst du die Rechnung regulär „Fertigstellen“. 
  • Lade die E-Rechnung (z.B. ZUGFeRD PDF) herunter und überprüfe die zusätzlichen Datenfelder in einer Validierungssoftware oder in der Sichtkopie des Dokuments. 

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