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Erweiterte Datenfelder für E-Rechnungen (BT-Felder)

Aktualisiert

Mit easybill können Sie E-Rechnungen mit zusätzlichen Informationen in Form von erweiterten Datenfeldern (Business Terms, kurz BT-Felder) anreichern. Diese Funktion ist besonders nützlich, um spezifische Geschäftsbedingungen oder projektbezogene Daten in Ihre E-Rechnungen zu integrieren, welche für die maschinelle Verarbeitung wichtig sein können.
Erfahren Sie, wie Sie diese Felder hinzufügen, bearbeiten und welche Validierungsregeln dabei zu beachten sind.
Bevor Sie die technischen Einstellungen vornehmen: Eine detaillierte Übersicht und Erläuterung, welche BT-Felder für welche Anwendungsfälle relevant sind, finden Sie in unserem Ratgeber zu BT-Feldern bei E-Rechnungen.

Erweiterte Datenfelder aktivieren

  • Erstellen oder bearbeiten Sie eine Rechnung.
  • Scrollen Sie im Bearbeitungsbereich der Rechnung zum Abschnitt Format-Auswahl.
  • Wählen Sie hier ein E-Rechnungsformat, z.B. ZUGFeRD 2.4 EN16931 PDF.
  • Unterhalb der Formatauswahl finden Sie den Abschnitt Erweiterte Datenfelder (BETA).

BT-Felder hinzufügen und bearbeiten

  • Über Felder bearbeiten öffnet sich eine der Seiten-Slider für die erweiterten Datenfelder.
  • Im Slider können Sie einzelne Felder oder ganze Feldgruppen hinzufügen:

  • Einzelnes Feld hinzufügen
    Suchen Sie nach einem spezifischen BT-Feld, z.B. „BT-12 Vertragsnummer“.
    Klicken Sie darauf und geben Sie den Wert ein.

    Beispiel: BT-12 Vertragsnummer: 123546

     

  • Feldgruppe hinzufügen
    Um mehrere zusammengehörige Felder auf einmal hinzuzufügen, klicken Sie auf eine Feldgruppe, z.B. „BT-11-00 Projekt“. Dies fügt Felder wie „Projektnummer“ und „Projektname“ hinzu.

    Beispiel: Geben Sie eine Projektnummer ein, z.B. 1234.

     

Wenn Sie einen Projektnamen hinzufügen möchten, erscheint ein Hinweis, dass Sie BT-11-0 verwenden können. 

Validierungsregeln beachten

  • easybill prüft die Eingaben in den erweiterten Datenfeldern gemäß den E-Rechnungsstandards. Werden widersprüchliche Felder eingegeben, erhalten Sie eine Fehlermeldung.
Beispiel: Wenn Sie gleichzeitig „BT-56 Käufer-Ansprechpartner Name“ (z.B. „Testmann“) und „BT-56-0 Käufer-Ansprechpartner Abteilung“ (z.B. „Buchhaltung“) eingeben, erhalten Sie eine Fehlermeldung, da nur eines dieser Felder zulässig ist. 
Sie müssen eines der Felder löschen, um den Validierungsfehler zu beheben.

 

  • easybill prüft in der Validierung auch, ob bestehende Informationen hierüber überschrieben werden.
Ein Info-Hinweis wird angezeigt, wenn z.B. ein manuell eingegebener Ansprechpartner den aus den Stammdaten des Rechnungsempfängers überschreibt.

5. Rechnung fertigstellen

  • Sobald alle Validierungsfehler behoben sind, können Sie die Rechnung regulär „Fertigstellen“. 
  • Laden Sie die E-Rechnung (z.B. ZUGFeRD PDF) herunter und überprüfen Sie die zusätzlichen Datenfelder in einer Validierungssoftware oder in der Sichtkopie des Dokuments. 

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