Die E-Rechnung ist eine elektronische Version der herkömmlichen Papierrechnung. Das bedeutet, dass von der Erstellung bis zur Verarbeitung alles elektronisch abläuft. Im Unterschied zu gewöhnlichen digitalen Rechnungen, die vielleicht nur als PDF erstellt und per E-Mail versendet werden, umfasst die E-Rechnung den gesamten Prozess elektronisch und baut auf einem strukturierten Datenformat auf.
Sie nutzt spezielle Formate für den Austausch von Informationen zwischen Firmen. Dies bringt viele Vorteile mit sich: Zahlungen erfolgen schneller, die Bearbeitung wird effizienter, Kosten sinken und die Übersicht verbessert sich. Dank festgelegter Datenformate lassen sich Rechnungen leichter automatisieren, was Fehler reduziert und Ressourcen schont.
Die E-Rechnung wird zunehmend von Regierungen und Unternehmen auf der ganzen Welt akzeptiert und kann je nach Land und Branche unterschiedliche rechtliche Anforderungen und Standards haben. In Deutschland entsprechen z. B. ZUGFeRD oder die XRechnung dem vorgegebenen Standard.
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