PDF-Anhänge bei Rechnungen und E-Rechnungen
In diesem Artikel erfährst du, wie PDF-Anhänge an deinen Ausgangsdokumenten funktionieren und was beim Versand als Standard-PDF und als E-Rechnung passiert. Außerdem klären wir, warum extern erstellte Rechnungen nicht in easybill übernommen werden können und wofür der Bereich Belege gedacht ist.
Anhänge im Ausgangsdokument hinzufügen
Anhänge (z. B. Stundenzettel, Leistungsnachweise oder rechnungsbegründende Unterlagen) lädst du immer direkt im jeweiligen Ausgangsdokument hoch. Sie gehören fest zu diesem Dokument.
- Öffne das Dokument im Editor.
- Im unteren Bereich findest du AGB und sonstige Anhänge.
- Lade dort deine Datei hoch oder wähle eine bereits vorhandene Datei aus.
Wie das im Detail geht, zeigt dir der Artikel Individuelle Anhänge je Dokument. Anhänge, die du immer mitsenden möchtest, hinterlegst du über die Standardanhänge der Dokumentenvorlage.
Anhänge bei Rechnungen im Standard-PDF
Erstellst du eine reine PDF-Rechnung (Standard-PDF), werden deine Anhänge beim Versand als eigene Dateien mitgesendet.
- Beim E-Mail-Versand kannst du optional einen Haken setzen, damit die Anhänge zusammengefasst werden.
- Rechnung und Anhänge kommen dann als eine einzige PDF-Datei beim Empfänger an.
- Ohne Haken erhält der Empfänger die Rechnung und jeden Anhang als separate Datei.
Anhänge bei E-Rechnungen (ZUGFeRD / XRechnung)
Bei einer E-Rechnung wird ein PDF-Anhang mit der Fertigstellung der Rechnung automatisch in die XML eingebettet. Der Empfänger kann ihn mit seiner Software aus der E-Rechnung auslesen.
- Bei ZUGFeRD ist der Anhang als eingebettete Datei in der PDF hinterlegt. Im normalen Anzeigebereich eines PDF-Betrachters ist er nicht sichtbar, sondern nur im Anhang-Bereich des Programms (z. B. Adobe Acrobat Reader: Anzeige > Ein-/Ausblenden > Navigationsfenster > Anhänge).
- Damit der Anhang auch ohne spezielle Software lesbar ist, sendet easybill ihn beim E-Mail-Versand zusätzlich als gesonderte Datei mit.
- Der Empfänger erhält also die E-Rechnung (Sicht-PDF mit eingebetteter XML) und jeden Anhang als eigene Datei.
💡 Wichtig: Bei E-Rechnungen ist es nicht möglich, die Sicht-PDF mit dem Anhang zu einer Datei zusammenzufassen. Dabei ginge die XML und damit die E-Rechnung verloren. Fasst du Anhänge beim Versand zusammen, wird das Dokument nur noch als normale PDF versendet, nicht mehr als E-Rechnung.
Extern erstellte Rechnungen importieren
Ausgangsdokumente müssen vollständig in easybill erstellt werden. Extern erstellte Rechnungen lassen sich nicht importieren und extern erstellte Dokumente (z. B. PDF- oder Word-Dateien) nicht in easybill-Dokumente umwandeln. Eine externe Datei kannst du lediglich als Anhang an ein in easybill erstelltes Dokument hängen.
Hintergründe und Alternativen findest du im Artikel Extern erstellte Rechnungen importieren – geht das?
Eigene Rechnungen nicht als Beleg hochladen
Der Bereich Belege ist ausschließlich für deine Eingangsrechnungen gedacht, also für Belege zu deinen eigenen Ausgaben. Eigene Ausgangsrechnungen solltest du dort nicht hochladen.
- Ausnahme: Eigenbelege für Ausgaben, zu denen kein echter Beleg vorliegt, die aber trotzdem verbucht werden müssen.
Mehr dazu findest du in den Artikeln Belege/Eingangsrechnungen erfassen und Eigenbeleg erstellen.