Extern erstellte Rechnungen importieren/verarbeiten
Ausgangsdokumente wie Rechnungen, Angebote oder Gutschriften müssen vollständig in easybill erstellt werden. Dokumente, die du außerhalb von easybill erstellt hast, lassen sich nicht zur weiteren Verarbeitung importieren oder in easybill-Dokumente umwandeln. In diesem Artikel erfährst du, warum das so ist und welche Alternativen du hast.
Was nicht möglich ist
- Extern erstellte Rechnungen (z. B. aus einem anderen Rechnungsprogramm, Excel etc.) importieren und daraus Ausgangsrechnungen in easybill erzeugen
- Extern erstellte Dokumente wie PDF- oder Word-Dateien in easybill-Dokumente oder E-Rechnungen umwandeln
- Bestehende Rechnungen aus einem Altsystem übernehmen, um sie in easybill weiterzuführen (z. B. für Zahlungsabgleich oder Mahnwesen)
Ein easybill-Dokument entsteht immer im Dokumenten-Editor. Nur so werden Rechnungsnummer, Steuerausweis, Pflichtangaben und bei Bedarf das E-Rechnungsformat korrekt erzeugt und für Auswertungen und Exporte sauber erfasst.
Und auch nur so bestehen die Datensätze, die für die weitere Verarbeitung erforderlich sind.
Was du stattdessen tun kannst
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Externe Datei als Anhang mitsenden:
Eine extern erstellte Datei kannst du an ein in easybill erstelltes Dokument anhängen, z. B. als Leistungsnachweis. Siehe Individuelle Anhänge je Dokument. -
Rechnung in easybill neu erstellen:
Erstelle die Rechnung im Editor, siehe Wie erstelle ich ein Dokument in easybill?. -
Bei einem Systemwechsel:
Lass bestehende Rechnungen im Altsystem und schließe sie dort ab. Neue Rechnungen erstellst du ab dem Wechsel in easybill.
💡 Wichtig: Rechnungen, die du bereits an Kunden verschickt hast, solltest du nicht zusätzlich in easybill nachbauen. Es besteht die Gefahr einer doppelten Rechnungsstellung und einer doppelten Übermittlung an DATEV oder deine Steuerkanzlei.
Sonderfall Onlinehandel
Verkaufst du über Shops oder Marktplätze, werden Rechnungen nicht importiert, sondern aus den Bestelldaten in easybill erstellt (z. B. über easybill Connect oder den Custom CSV Import).
Erstellt ein Marktplatz die Rechnungen selbst, kannst du diese als reine Rechnungskopien (Replicas) importieren, z. B. Amazon Replicas. Replicas dienen der Dokumentation und Auswertung und sind keine von dir in easybill erstellten Rechnungen.
Eigene Rechnungen nicht als Beleg hochladen
Der Bereich Belege ist nur für Eingangsrechnungen zu deinen eigenen Ausgaben gedacht. Lade dort keine eigenen Ausgangsrechnungen hoch. Einzige Ausnahme sind Eigenbelege für Ausgaben ohne echten Beleg.