Wie erstelle ich ein Dokument in easybill?
Wie Sie mit easybill eine Rechnung in unter 30 Sekunden schreiben können, sehen Sie auf unserem YouTube-Kanal.
Das Anlegen eines neuen Dokuments erfolgt in easybill für jeden Dokumententyp auf die gleiche Weise.
- Fahren Sie über Dokumente
- Klicken Sie auf Dokument erstellen
- Klicken Sie auf den Dokumententyp, um zu wählen welche Art von Dokument Sie erstellen möchten.
- Wählen Sie die Vorlage, in der das Dokument erstellt werden soll
- Klicken Sie auf Weiter
Im Dokumenten-Editor folgen Sie den angegebenen Schritten durch das Dokument. Alle wichtigen Punkte werden hierüber bearbeitet.
Schritt 1: Wählen Sie einen Kunden aus
- Klicken Sie auf Kunde auswählen
- Suchen Sie nach dem gewünschten Kunden in der Kundenkartei
- Markieren Sie den Kunden und übernehmen Sie ihn ins Dokument
Existiert der Kunde noch nicht in Ihrer Kartei, kann dieser über den Button Kunden anlegen zunächst angelegt werden.
Alternativ können Sie die direkte Eingabe ins Dokument nutzen. Wählen Sie unbedingt ein Land, damit der Steuerausweis korrekt verwendet werden kann.
Schritt 2: Fügen Sie einen Rechnungsposten ein.
- Klicken Sie auf + Artikel / + Dienstleistung / + Textzeile, um einen Rechnungsposten manuell eintragen zu können.
- Achten Sie auf die Eingabe einer Menge und eines Einzelpreises, da hieraus der Betrag der Position errechnet wird.
- Klicken Sie auf Aus Rechnungsposten wenn Sie einen bestehenden Artikel / eine bestehende Dienstleistung / einen bestehenden Text aus Ihrer Rechnungsposten-Kartei wählen möchten.
Wurden noch keine Rechnungsposten angelegt, können diese über den Button Rechnungsposten anlegen zunächst angelegt werden.
Über Mehr lassen sich Optionale Artikel / Dienstleistungen, Zwischensummen/-mengen, Gruppensummen/-mengen oder auch mite-Zeiteinträge einfügen.
Über das Zahnrad-Symbol neben der Spaltenbeschriftung, gelangen Sie in die Dokumentenvorlage um Spaltenbeschriftungen für Dokumentenposten anzupassen.
Suchen Sie nach einem Rechnungsposten aus Ihrer Kartei, können Sie im Auswahlfenster die Menge vorgeben und auch mehrere Rechnungsposten auf einmal in das Dokument übernehmen.
Die Rechnungstexte, ober- und unterhalb des Positionsbereiches, werden aus den Standardtexten der jeweiligen Dokumentenvorlage übernommen. Durch einen Klick in das Textfeld kann der Text jederzeit editiert werden. Durch einen Klick auf das Icon rechts können Sie die Texte auch dauerhaft in der jeweiligen Vorlage anpassen.
Im grauen Bereich, unter dem Textfeld, können Zahlungskonditionen / Währung / Umsatzsteueroptionen erfasst werden. Als Standard werden die Werte aus Meine Firma > Steuerrechtliche Stammdaten und Zahlungsinformationen übernommen.
Sollten bei einem Kunden spezifische Zahlungskonditionen hinterlegt sein, haben diese eine höhere Gewichtung. Alternativ können die Werte auch individuell je Dokument eingetragen werden.
Das Versandzielland können Sie manuell hinterlegen, falls das Land, in das die Ware gesendet wird, vom Land der Rechnungsanschrift abweicht. Das Steuerland kann genutzt werden, falls
z. B. Lieferschwellen überschritten wurden und eine Rechnung einem anderen Steuerland als dem Firmensitz zugeordnet werden muss.
Das Feld Bestellnummer kann für den internen Gebrauch frei mit Informationen gefüllt werden. Für Onlinehändler: hier wird die Bestellnummer des Shops automatisch aus easybill Connect (ehem. Import Manager) übernommen.
Die Referenz des Käufers wird aus den Informationen im Kundenstamm gefüllt. Im ZUGFeRD Format ist dies die "buyerReference" und im Format der XRechnung wird dies als "Leitweg-ID" verwendet. Die Referenz wird vom Käufer selbst festgelegt (z. B. Kontaktdaten, Abteilung, Bürokennung, Projektcode).
Die Externe ID kann jeder Nutzer frei bestimmen. Verwenden Sie zum Beispiel easybill, verknüpft über die REST API Schnittstelle, mit einer anderen Software oder einem eigenen Onlineshop, kann hier die interne ID des Shops / der Software übernommen werden.
Unter Anhänge können Sie dem Dokument weitere Dokumente als Anhänge hinzufügen. Wird ein Haken bei Ein Überweisungsformular erstellen gesetzt, wird dem Dokument ein vorausgefüllter Überweisungsträger hinzugefügt.
Schritt 3: So sieht Ihr Dokument aus.
Über den Button Druckvorschau sehen Sie das aktuelle Dokument.
Über das Symbol mit dem Stift kann die Dokumentenvorlage noch einmal angepasst werden. Befindet sich Ihr Dokument noch im Entwurf werden Änderungen in das aktuelle Dokument übernommen.
Schritt 4: Speichern Sie Ihr Dokument ab.
Sie können Ihrem Dokument einen Titel geben, der vorrangig nur intern sichtbar ist. Er wird nicht mit dem Dokument an den Dokumentenempfänger übermittelt. Über die Auswertungen kann der Titel als Filter verwendet werden. Der Titel ist kein Pflichtfeld.
Der Button Fertigstellen beendet die Dokumentenerstellung. Eine eindeutige Dokumentennummer wird in diesem Moment vergeben.
In der nachfolgenden Ansicht bekommen Sie die Möglichkeit verschiedene Aktionen für dieses Dokument auszuführen, u. a. das Versenden per E-Mail, Post oder Fax sowie das direkte Drucken.