Einstellungen Upload von Rechnungen zu Amazon (bei Nutzung des Umsatzsteuer-Berechnungsservice/VCS)

Wenn Sie den Umsatzsteuer-Berechnungsservice (VCS) von Amazon verwenden, haben Sie die Möglichkeit von der Rechnungserstellung durch Amazon abzusehen. easybill erstellt dann wie gewohnt die Dokumente für Sie und hinterlegt diese zum Download für den Kunden auf Amazon. Der Versand per E-Mail entfällt, jedoch wird die eigene Rechnungsnummer und das eigene Design wieder verwendet.

Um diese Funktion zu aktivieren, können Sie über folgenden Link einstellen, dass Sie Ihre eigenen Rechnungen hochladen werden:

https://sellercentral-europe.amazon.com/tax/registrations?context=enrollment

Klicken Sie hier auf I Will upload my own VAT invoices. / Ich werde meine eigenen Umsatzsteuer-Rechnungen hochladen.

Amazon aktiviert die Funktion ab einem bestimmten Datum. Dieses Datum sollte Ihnen bei der Aktivierung angezeigt werden. Hinterlegen Sie es im Importmanager über

  1. Einstellungen
  2. Amazon
  3. Dokument-Upload

Sollten Sie vorab schon VCS-Nutzer sein, jedoch mit Rechnungserstellung über Amazon, wird Ihnen bei der Umstellung kein Datum angezeigt, da eine sofortige Umstellung erfolgt. Tragen Sie in easybill jedoch das heutige Datum (der Umstellung) ein.
 

Bildschirmfoto_2019-06-26_um_13.59.40.png

 

Ab diesem Datum (Kaufdatum) werden die Bestelldaten automatisch importiert, die Rechnungen werden generiert und bei Amazon hochgeladen. Jede andere Importart für Amazon-Bestellungen erzeugt keine Rechnungen mehr.

Wichtig für Amazon-Verkäufer mit Eigenversand:

Sollte das Datum für den VCS Upload in der Zukunft liegen und Amazon übergangsweise Ihre Rechnungserstellung übernehmen, muss eine Umstellung des Berichts für den Eigenversand erfolgen. Klicken Sie auf folgenden Link oder in Amazon über 

Bericht anpassen

  1. Bestellungen
  2. Neue Bestellungen
  3. Spalten im Bestellbericht hinzufügen oder entfernen

Aktivieren Sie hier das Feld MwST-Details. Erst dann kann easybill in den Daten erkennen, dass Sie den Umsatzsteuer-Berechnungsservice nutzen und keine Rechnungen mehr erzeugt werden dürfen.

Bildschirmfoto_2019-02-06_um_09.56.05.png

 

Prüfen Sie, ob die automatische Rechnungserstellung im Import Manager aktiviert ist.

  1. Klicken Sie auf Einstellungen
  2. Klicken Sie auf Allgemeines
  3. Funktion: Automatisch Rechnungen erstellen bei automatischen Importen


Der Upload der Rechnungen zu Amazon muss innerhalb von 24 Stunden nach der Versand-Markierung erfolgen. Dies ist durch unseren automatischen Abruf (drei Mal pro Tag) sichergestellt.

 

Damit der VCS Upload einwandfrei funktioniert, müssen Ihre Dokumente einige Voraussetzungen erfüllen.

Empfehlung seitens Amazon (betrifft das Layout Ihrer Dokumente)

Amazon würde es bevorzugen, wenn Sie in Ihren Dokumenten keine Angabe eine Bankverbindung vorsehen. Entfernen Sie diese über die Layout-Einstellungen in easybill, sofern die Bankverbindung nicht in ein Briefpapier integriert ist. Sollte man dennoch eine Bankverbindung aufführen, führt dies aktuell nicht zur Ablehnung Ihrer Rechnung, es ist eine reine Empfehlung.

Pflichtangabe Amazon-Rechnungstext

  1. Wechseln Sie in den Import Manager
  2. Klicken Sie auf Einstellungen
  3. Klicken Sie auf Amazon
  4. Klicken Sie auf Rechnungstexte

Wenn der Käufer nicht nur eine Rechnungsanschrift, sondern auch eine (abweichende) Lieferanschrift in seinen Daten hinterlegt, so muss diese im Rechnungstext erwähnt werden. Nutzen Sie hierfür folgende Abfrage:

deutsche Version:
{% if separate_shipping %}Abweichende Lieferanschrift:
{{customer.shipping_address}}{% endif %}

oder

englische Version:
{%
if separate_shipping %}Delivery address:
{{customer.shipping_address}}{% endif %}

 

Die Steuernummer des Käufers soll immer gedruckt werden, sofern der Käufer sie bei Amazon angibt. Auch wenn es sich um einen Privatkauf handelt, empfiehlt Amazon den Aufdruck der hinterlegten Steuernummer. Damit es zu keinerlei Überschneidungen, bzw. dem doppelten Aufdruck der Steuernummer kommt, im Falle einer Innergemeinschaftlichen Lieferung, nutzen Sie folgende Abfrage in Ihrem Rechnungstext:

{% if customer.vat_id && intra_community_trade == false %}
Ihre Steuernummer: {{customer.vat_id}}
{% endif %}

 

Da Amazon beim VCS Upload keine E-Mail Adresse des Käufers zur Verfügung stellt (Rechnungen können somit nur hochgeladen, aber nicht versendet werden), können Abfragen, die bisher nach der E-Mail des Käufers fragten, nicht mehr verwendet werden. Falls Sie Unterscheidungen nach der Sprache des Kunden genutzt haben (zum Beispiel: {% if customer.email contains 'amazon.de' %}Rechnung zu Ihrer Amazon-Bestellung), verwenden Sie ab sofort folgende Abfrage im Rechnungstext.

{% if store_id == 'Amazon.de' or store_id == 'DE' or customer.email contains 'amazon.de' %}Ihre Bestellung Nr. {{order_number}} vom {{purchase_date}}
{% else %}Your order no. {{order_number}} from {{purchase_date| date_format: 'yyyy/mm/dd'}}
{%endif%}

 

Für den Import von Gutschriften können Sie über die Amazon-Einstellungen und Automatischer Import den Bericht der Amazon Finance API Gutschriften aktivieren. Diese werden ebenfalls nicht per E-Mail versendet.

Die grundsätzliche Vorgehensweise und das Vorgehen beim manuellen Import finden Sie ebenfalls im Hilfe-Center erläutert. 

Wir nehmen notwendige Einstellungen gerne auch mit Ihnen gemeinsam vor.

 

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