Einstellungen Upload von Rechnungen zu Amazon (bei Nutzung des Umsatzsteuer-Berechnungsservice/VCS lite)

Wenn du den Umsatzsteuer-Berechnungsservice (VCS) von Amazon verwendest, hast du die Möglichkeit von der Rechnungserstellung durch Amazon abzusehen. easybill erstellt dann wie gewohnt die Dokumente für dich und hinterlegt diese zum Download für den Kunden auf Amazon. Der Versand per E-Mail entfällt, jedoch werden die eigene Rechnungsnummer und das eigene Design wieder verwendet. Beachte zusätzlich, dass Dokumentenanhänge nicht mit zu Amazon hochgeladen werden können (AGB/Widerrufsbelehrungen etc.)

Wichtig:
Die Option für den VCS lite (eigene Rechnungserstellung) muss zunächst bei Amazon beantragt werden. Du kannst dies entweder selbst vornehmen, durch Kontaktaufnahme mit dem Verkäuferservice von Amazon oder aber du meldest dich bei uns im Support und wir übernehmen die Kontaktaufnahme mit Amazon für dich.

Erst danach ist die Option im Sellercentral für dich sichtbar.

Um diese Funktion (VCS lite) zu aktivieren, kannst du über folgenden Link einstellen, dass du deine eigenen Rechnungen hochladen wirst:

https://sellercentral-europe.amazon.com/tax/registrations?context=enrollment

Klicke hier auf I Will upload my own VAT invoices. / Ich werde meine eigenen USt.-Rechnungen hochladen.

Amazon aktiviert die Funktion ab einem bestimmten Datum. Dieses Datum sollte dir bei der Aktivierung angezeigt werden. Hinterlege es in easybill Connect (ehem. Import Manager) über

1. Einstellungen
2. Amazon
3. VCS und Dokument-Upload
4. rechts, dritte Option Ich verwende den Amazon Umsatzsteuer-Berechnungsservice (VCS): easybill übernimmt die Steuerberechnung von Amazon und erstellt die Dokumente.

Solltest du vorab schon VCS-Nutzer sein, jedoch mit Rechnungserstellung über Amazon, wird dir bei der Umstellung kein Datum angezeigt, da eine sofortige Umstellung erfolgt. Trage in easybill jedoch das heutige Datum (der Umstellung) ein. Wenn auch VCS Gutschriften mit abgerufen werden sollen, trage auch hier das Datum ein.

Ab diesem Datum (Kaufdatum) werden die Bestelldaten automatisch importiert, die Rechnungen/Gutschriften werden generiert und bei Amazon hochgeladen. Jede andere Importart für Amazon-Bestellungen erzeugt keine Rechnungen mehr.

Aktiviere alle Marktplätze, für die du registriert bist.

Für den Fall, dass du die Auswähl der Länder nicht sehen kannst, erkennt easybill automatisch aus welchen Ländern du verkaufst.

Wichtig für Amazon-Verkäufer mit Eigenversand:

Sollte das Datum für den VCS Upload in der Zukunft liegen und Amazon übergangsweise deine Rechnungserstellung übernehmen, muss eine Umstellung des Berichts für den Eigenversand erfolgen. Klicke auf folgenden Link oder in Amazon über

Bericht anpassen

1. Bestellungen
2. Neue Bestellungen
3. Spalten im Bestellbericht hinzufügen oder entfernen

Aktiviere hier das Feld MwST-Details. Erst dann kann easybill in den Daten erkennen, dass du den Umsatzsteuer-Berechnungsservice nutzt und keine Rechnungen mehr erzeugt werden dürfen.

Prüfe, ob die automatische Rechnungserstellung in easybill Connect aktiviert ist.

1. Klicke auf Einstellungen
2. Klicke auf Allgemeines
3. Funktion: Automatisch Rechnungen erstellen bei automatischen Importen

Der Upload der Rechnungen zu Amazon muss innerhalb von 24 Stunden nach der Versand-Markierung erfolgen. Dies ist durch unseren automatischen Abruf (drei Mal pro Tag) sichergestellt.

Damit der VCS Upload einwandfrei funktioniert, müssen deine Dokumente einige Voraussetzungen erfüllen.

Empfehlung seitens Amazon (betrifft das Layout deiner Dokumente)

Amazon würde es bevorzugen, wenn du in deinen Dokumenten keine Angabe eine Bankverbindung vorsiehst. Entferne diese über die Layout-Einstellungen in easybill, sofern die Bankverbindung nicht in ein Briefpapier integriert ist.

Pflichtangabe Amazon-Rechnungstext

1. Wechsle zu easybill Connect
2. Klicke auf Einstellungen
3. Klicke auf Amazon
4. Klicke auf Rechnungstexte

Wenn der Käufer nicht nur eine Rechnungsanschrift, sondern auch eine Lieferanschrift in seinen Daten hinterlegt, so muss diese im Rechnungstext erwähnt werden. Eine Abfrage diesbezüglich ist per Standard in deinen Amazon-Rechnungstexten gesetzt. Die Abfrage lautet:

deutsche Version:

oder

englische Version:
<b>Shipping Address:</b>
{{customer.shipping_address}}

<b>Shipping Address:</b>

{{customer.shipping_address}}

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Käufers soll immer gedruckt werden, sofern der Käufer sie bei Amazon angibt. Auch wenn es sich um einen Privatkauf handelt, empfiehlt Amazon den Aufdruck der hinterlegten Steuernummer. Damit es zu keinerlei Überschneidungen, bzw. dem doppelten Aufdruck der Steuernummer kommt, im Falle einer Innergemeinschaftlichen Lieferung, nutze folgende Abfrage in deinem Rechnungstext:

deutsche Version
{% if customer.vat_id and intra_community_supply == false %}
Ihre Umsatzsteuer ID: {{customer.vat_id}}
{% endif %}

{% if customer.vat_id and intra_community_supply == false %}

Ihre Umsatzsteuer ID: {{customer.vat_id}}

{% endif %}

oder

englische Version
{% if customer.vat_id and intra_community_supply == false %}
Your VAT ID: {{customer.vat_id}}
{% endif %}

{% if customer.vat_id and intra_community_supply == false %}

Your VAT ID: {{customer.vat_id}}

{% endif %}

Da Amazon beim VCS Upload keine E-Mail Adresse des Käufers zur Verfügung stellt (Rechnungen können somit nur hochgeladen, aber nicht versendet werden), können Abfragen, die bisher nach der E-Mail des Käufers fragten, nicht mehr verwendet werden. Falls du Unterscheidungen nach der Sprache des Kunden genutzt hast (zum Beispiel: {% if customer.email contains 'amazon.de' %}Rechnung zu Ihrer Amazon-Bestellung), verwende ab sofort folgende Abfrage im Rechnungstext.

{% if store_id == 'Amazon.de' or store_id == 'DE' or customer.email contains 'amazon.de' %}Ihre Bestellung Nr. {{order_number}} vom {{purchase_date}}
{% else %}Your order no. {{order_number}} from {{purchase_date| date_format: 'yyyy/mm/dd'}}
{%endif%}

Für den Import von Gutschriften solltest du über die Amazon-Einstellungen den Abruf von VCS Gutschriften mit aktivieren. Diese Gutschriften werden ebenfalls nicht per E-Mail versendet.

Die grundsätzliche Vorgehensweise und das Vorgehen beim manuellen Import findest du ebenfalls im Hilfe-Center erläutert.

Wir nehmen notwendige Einstellungen gerne auch mit dir gemeinsam vor.