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Einstellungen Upload von Rechnungen zu Amazon (bei Nutzung des Umsatzsteuer-Berechnungsservice/VCS lite)

Aktualisiert

Wenn Sie den Umsatzsteuer-Berechnungsservice (VCS) von Amazon verwenden, haben Sie die Möglichkeit von der Rechnungserstellung durch Amazon abzusehen. easybill erstellt dann wie gewohnt die Dokumente für Sie und hinterlegt diese zum Download für den Kunden auf Amazon. Der Versand per E-Mail entfällt, jedoch wird die eigene Rechnungsnummer und das eigene Design wieder verwendet. Beachten Sie zusätzlich, dass Dokumentenanhänge nicht mit zu Amazon hochgeladen werden können (AGB/Widerrufsbelehrungen etc.)

Wichtig:
die Option für den VCS lite (eigene Rechnungserstellung) muss zunächst bei Amazon beantragt werden. Sie können dies entweder selbst vornehmen, durch Kontaktaufnahme mit dem Verkäuferservice von Amazon oder aber Sie melden sich bei uns im Support und wir übernehmen die Kontaktaufnahme mit Amazon für Sie.

Erst danach ist die Option im Sellercentral für Sie sichtbar.


Um diese Funktion (VCS lite) zu aktivieren, können Sie über folgenden Link einstellen, dass Sie Ihre eigenen Rechnungen hochladen werden:

https://sellercentral-europe.amazon.com/tax/registrations?context=enrollment

1.JPG

Klicken Sie hier auf I Will upload my own VAT invoices. / Ich werde meine eigenen USt.-Rechnungen hochladen.

Amazon aktiviert die Funktion ab einem bestimmten Datum. Dieses Datum sollte Ihnen bei der Aktivierung angezeigt werden. Hinterlegen Sie es in easybill Connect (ehem. Import Manager) über

  1. Einstellungen
  2. Amazon
  3. VCS und Dokument-Upload
  4. rechts, dritte Option Ich verwende den Amazon Umsatzsteuer-Berechnungsservice (VCS): easybill übernimmt die Steuerberechnung von Amazon und erstellt die Dokumente.

Sollten Sie vorab schon VCS-Nutzer sein, jedoch mit Rechnungserstellung über Amazon, wird Ihnen bei der Umstellung kein Datum angezeigt, da eine sofortige Umstellung erfolgt. Tragen Sie in easybill jedoch das heutige Datum (der Umstellung) ein. Wenn auch VCS Gutschriften mit abgerufen werden sollen, tragen Sie auch hier das Datum ein.

Bildschirmfoto_2021-05-26_um_12.19.10.png

Ab diesem Datum (Kaufdatum) werden die Bestelldaten automatisch importiert, die Rechnungen/Gutschriften werden generiert und bei Amazon hochgeladen. Jede andere Importart für Amazon-Bestellungen erzeugt keine Rechnungen mehr.

Aktivieren Sie alle Marktplätze, für die Sie registriert sind.

Für den Fall, dass Sie die Auswähl der Länder nicht sehen können, erkennt easybill automatisch aus welchen Ländern Sie verkaufen.

Wichtig für Amazon-Verkäufer mit Eigenversand:

Sollte das Datum für den VCS Upload in der Zukunft liegen und Amazon übergangsweise Ihre Rechnungserstellung übernehmen, muss eine Umstellung des Berichts für den Eigenversand erfolgen. Klicken Sie auf folgenden Link oder in Amazon über

Bericht anpassen

  1. Bestellungen
  2. Neue Bestellungen
  3. Spalten im Bestellbericht hinzufügen oder entfernen

Aktivieren Sie hier das Feld MwST-Details. Erst dann kann easybill in den Daten erkennen, dass Sie den Umsatzsteuer-Berechnungsservice nutzen und keine Rechnungen mehr erzeugt werden dürfen.

Bildschirmfoto_2019-02-06_um_09.56.05.png

Prüfen Sie, ob die automatische Rechnungserstellung in easybill Connect aktiviert ist.

  1. Klicken Sie auf Einstellungen
  2. Klicken Sie auf Allgemeines
  3. Funktion: Automatisch Rechnungen erstellen bei automatischen Importen


Der Upload der Rechnungen zu Amazon muss innerhalb von 24 Stunden nach der Versand-Markierung erfolgen. Dies ist durch unseren automatischen Abruf (drei Mal pro Tag) sichergestellt.

Damit der VCS Upload einwandfrei funktioniert, müssen Ihre Dokumente einige Voraussetzungen erfüllen.

Empfehlung seitens Amazon (betrifft das Layout Ihrer Dokumente)

Amazon würde es bevorzugen, wenn Sie in Ihren Dokumenten keine Angabe eine Bankverbindung vorsehen. Entfernen Sie diese über die Layout-Einstellungen in easybill, sofern die Bankverbindung nicht in ein Briefpapier integriert ist.

Pflichtangabe Amazon-Rechnungstext

  1. Wechseln Sie zu easybill Connect
  2. Klicken Sie auf Einstellungen
  3. Klicken Sie auf Amazon
  4. Klicken Sie auf Rechnungstexte

Wenn der Käufer nicht nur eine Rechnungsanschrift, sondern auch eine Lieferanschrift in seinen Daten hinterlegt, so muss diese im Rechnungstext erwähnt werden. Eine Abfrage diesbezüglich ist per Standard in Ihren Amazon-Rechnungstexten gesetzt. Die Abfrage lautet:

deutsche Version:

oder

englische Version:
<b>Shipping Address:</b>
{{customer.shipping_address}}

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Käufers soll immer gedruckt werden, sofern der Käufer sie bei Amazon angibt. Auch wenn es sich um einen Privatkauf handelt, empfiehlt Amazon den Aufdruck der hinterlegten Steuernummer. Damit es zu keinerlei Überschneidungen, bzw. dem doppelten Aufdruck der Steuernummer kommt, im Falle einer Innergemeinschaftlichen Lieferung, nutzen Sie folgende Abfrage in Ihrem Rechnungstext:

deutsche Version
{% if customer.vat_id and intra_community_supply == false %}
Ihre Umsatzsteuer ID: {{customer.vat_id}}
{% endif %}

oder

englische Version
{% if customer.vat_id and intra_community_supply == false %}
Your VAT ID: {{customer.vat_id}}
{% endif %}

Da Amazon beim VCS Upload keine E-Mail Adresse des Käufers zur Verfügung stellt (Rechnungen können somit nur hochgeladen, aber nicht versendet werden), können Abfragen, die bisher nach der E-Mail des Käufers fragten, nicht mehr verwendet werden. Falls Sie Unterscheidungen nach der Sprache des Kunden genutzt haben (zum Beispiel: {% if customer.email contains 'amazon.de' %}Rechnung zu Ihrer Amazon-Bestellung), verwenden Sie ab sofort folgende Abfrage im Rechnungstext.

{% if store_id == 'Amazon.de' or store_id == 'DE' or customer.email contains 'amazon.de' %}Ihre Bestellung Nr. {{order_number}} vom {{purchase_date}}
{% else %}Your order no. {{order_number}} from {{purchase_date| date_format: 'yyyy/mm/dd'}}
{%endif%}

Für den Import von Gutschriften sollten Sie über die Amazon-Einstellungen den Abruf von VCS Gutschriften mit aktivieren. Diese Gutschriften werden ebenfalls nicht per E-Mail versendet.

Die grundsätzliche Vorgehensweise und das Vorgehen beim manuellen Import finden Sie ebenfalls im Hilfe-Center erläutert.

Wir nehmen notwendige Einstellungen gerne auch mit Ihnen gemeinsam vor.