[Wichtig] VCS Upload - Ablauf/Voraussetzungen

Wenn Sie alle Einstellungen für den VCS Upload vorgenommen haben, beachten Sie folgenden, grundsätzlichen Ablauf:

1. Ihre bisherigen Importe für Amazon FBM (Eigenversand) führen Sie wie gewohnt fort, damit Sie auch weiterhin Versanddaten aus easybill erzeugen und an Amazon zurückmelden können. Alternativ markieren Sie die Bestellung direkt in Amazon als "versendet". Ein Versandstatus muss jedoch auf jeden Fall gegeben sein, da der VCS Upload erst im Anschluss die Daten abruft.
   Für FBA erfolgt die Versandmeldung durch Amazon.
   
2. Nutzen Sie auch Amazon FBA (Versand durch Amazon) steht es Ihnen frei den automatischen Import für diesen Bericht zu deaktivieren. Bedenken Sie jedoch die fehlende E-Mail Adresse des Käufers. Sollte eine Gutschrift/ein Storno aus der Rechnung erstellt werden oder die Rechnung muss dem Kunden noch einmal zugänglich gemacht werden, können Sie jederzeit einen Abruf der FBA Bestellung über easybill Connect (ehem. Import Manager) ausführen. In diesen Originaldaten ist die E-Mail Adresse weiterhin vorhanden.
   
3. Der VCS Upload-Abruf startet automatisch um 03:00 Uhr, 6:00 Uhr, 15:00 Uhr, 18:00 Uhr und um 23:00 Uhr. Die versandten Bestellungen werden importiert, easybill erzeugt automatisch Rechnungen/Gutschriften und führt den Upload zu Amazon durch. Ein Upload kann nicht zurückgerufen werden.
   Ein zusätzlicher manueller Abruf ist jederzeit möglich.
   
4. Das System meldet, ob der Upload erfolgreich war oder nicht. Sollten Sie eine Fehlermeldung erhalten, kontaktieren Sie unseren Support.
   
5. Der Upload muss innerhalb von 24 Stunden nach Versandmarkierung erfolgen, ansonsten sieht Amazon hier Konsequenzen vor. Wenn Sie den Upload manuell nutzen, achten Sie auf die Auslösung des Uploads zu Amazon.

Voraussetzungen:

Beachten Sie, dass für den korrekten Steuerausweis beim VCS Upload Amazon zuständig ist. In easybill hinterlegte Lieferschwellen-Einstellungen werden nicht mehr berücksichtigt. In Ihrem Amazon-Account werden Sie, bei Aktivierung von Amazon Business, dazu aufgefordert alle vorliegenden Umsatzsteuer-Identifikationsnummern für jedes aktivierte FBA-Lagerland anzugeben, welche Sie besitzen. Liegt Ihnen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummern aus dem Land, in welchem Sie Ihre Ware lagern lassen, noch nicht vor, kann Amazon die Umsatzsteuer nicht berechnen. Die Nutzung des OSS muss nicht explizit eingetragen werden, da Amazon eine Teilnahme an diesem Verfahren voraussetzt.

Beispiel: Sie stimmen dem PAN EU-Versand zu, Ihnen liegt jedoch noch keine polnische oder tschechische Steuernummer vor. Der Ausweis von 21%, bzw. 23% Umsatzsteuer wird somit von Amazon nicht durchgeführt.

Sobald Sie eine Lieferschwelle überschritten haben und sich in diesem Land steuerlich registriert haben, tragen Sie auch diese Umsatzsteuer ID bei Amazon ein. Amazon setzt grundsätzlich einen Lieferschwellenverzicht und die Nutzung des OSS (One Stop Shop-Verfahren) voraus. Sie sollten den Lieferschwellenverzicht daher in allen Ländern beantragen. Vor allem in Polen gibt es eine Sperrfrist von 30 Tagen nach Antragstellung. Man wird Ihnen ein Datum mitteilen, ab wann Sie die Optierung nutzen dürfen.

Sonderfälle: für Österreich benötigen Sie eine USt.-ID (beginnend mit "ATU"). Eine sog. Abgabenkontonummer (beginnend mit "68") ist nicht ausreichend für die korrekte steuerliche Verwendung.

Auch für Spanien benötigen Sie eine gültige Umsatzsteuer ID beginnend mit "ES". Eine andere Nummer wird hier von Amazon nicht anerkannt.

Sollten Sie Waren mit unterschiedlichen Steuersätzen verkaufen, so müssen diese Einstellungen im Seller Central im jeweiligen Artikel hinterlegt werden.

Beachten Sie zusätzlich, dass Dokumentenanhänge nicht mit zu Amazon hochgeladen werden können (AGB/Widerrufsbelehrungen etc.)