Korrekturfall: Rechnungen ändern auf Kleinunternehmerregelung

Ausgangslage: Sie haben bereits Rechnungen und Gutschriften in easybill erzeugt, jedoch aus Versehen den Steuerausweis aktiviert oder unwissentlich den Amazon Umsatzsteuer-Berechnungsservice genutzt. Bereits erstellte Rechnungen und ggf. Gutschriften müssen nun rückwirkend auf die Kleinunternehmerregelung ohne Ausweis von Umsatzsteuer korrigiert werden. Sie benötigen daher einen Storno zur Rechnung und eine neue Rechnung ohne Steuerausweis und dem Hinweis im Rechnungstext auf Anwendung der Kleinunternehmerregelung.

Lösungsvorschlag für eine Korrektur

  1. Klicken Sie auf Apps
  2. Klicken Sie auf Stapelverarbeitung

 

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Klicken Sie auf Neuen Auftrag anlegen.

 

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Vergeben Sie für den Auftrag, den Sie neu anlegen, einen Titel unter dem Sie den Korrekturfall auch später noch einmal identifizieren können.

Klicken Sie außerdem bei Aktion auf Bitte wählen und wählen Sie aus den Möglichkeiten Ihre gewünschten Anwendungsfall aus. Im Fall von Kleinunternehmer-Korrekturen wählen Sie hier Rechnungskorrektur.

Klicken Sie anschließend auf Speichern.

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Die zu korrigierenden Dokumente können Sie vorab mit Hilfe des Rechnungsausgangsbuches erstellen. Wählen Sie im Rechnungsausgangsbuch den gesamten Zeitraum der betroffenen Dokumente. Exportieren Sie das Ergebnis als CSV-Datei. Öffnen Sie die CSV-Datei, beispielsweise mit einem Text-Editor und überschreiben Sie die Spaltenbeschriftung Dokumentennummer mit DocumentNumber und speichern die Datei.

Klicken Sie im Korrekturauftrag auf Dokumente anhand von CSV-Datei.

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Laden Sie die zuvor geänderte CSV-Datei in den Auftrag und klicken Sie anschließend im Korrekturauftrag auf Daten auswählen.

Das System zeigt Ihnen an wie viele Dokumente für die Korrektur gefunden werden konnten. Über die Liste der ausgewählten Datensätze oder (CSV) kann man sich die gefundenen Dokumente noch einmal ansehen und prüfen.

Beispiel: Der Umsatzsteuer-Berechnungsservice wurde bei Amazon unwissentlich aktiviert zum 01.11.2019. Erst einige Tage später bemerken Sie, dass Amazon automatisiert Umsatzsteuer mit ausweist, obwohl Ihr Unternehmen noch unter die Kleinunternehmerregelung fällt. Die Rechnungen sind nun falsch, mit Steuer, angelegt und müssen korrigiert werden.

 

Textanpassung: Tragen Sie den Text ein, der im unteren Textfeld der neuen Rechnungen ausgewiesen werden soll. Beachten Sie, dass hier keine Platzhalter vergeben werden können. Die Texte der ursprünglichen Rechnungen werden vollständig ersetzt. Tragen Sie vor allem den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung ein (Beispiel: Als sog. Kleinunternehmer gem. § 19 Abs. 1 UStG wird Umsatzsteuer nicht berechnet.)

Datum des Stornos: Wählen Sie zwischen Ursprüngliches Datum oder Letzter Tag des jeweiligen Jahres, falls aktuelles Jahr dann auf ursprüngliches Datum

Datum des neuen Dokumentes: Wählen Sie zwischen Ursprüngliches Datum oder Letzter Tag des jeweiligen Jahres, falls aktuelles Jahr dann auf ursprüngliches Datum

Neues Steuerland: Wählen Sie das neue Steuerland, auf das die neuen Rechnungen ausgestellt werden sollen.

Umsatzsteueroption: Wählen Sie hier die gewünschte Steueroption aus, die die neuen Dokumente haben sollen. Im Falle der Änderung auf 0% wählen Sie die Kleinunternehmerregelung aus.

Umsatzsteuer Anpassung: Wählen Sie hier den/die ursprünglichen Steuersatz/Steuersätze und den/die neuen Steuersatz/-sätze. Bei Änderungen auf die Kleinunternehmerregelung können Sie hier 19.00 auf 19.00 eintragen, damit im Hintergrund die 19% eines Artikels gespeichert bleiben. Im Dokument selbst wird natürlich keine Steuer aufgeführt aufgrund der Umsatzsteueroption.

Klicken Sie zuletzt auf Speichern. Erst danach kann die Korrektur gestartet werden.

 

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Das System weist ausdrücklich darauf hin, dass eine Stapelverarbeitung nicht rückgängig gemacht werden kann. Prüfen Sie daher alle ausgewählten Datensätze.

 

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Nach dem erfolgreichen Abschluss können Sie die bulk-Datei herunterladen, wenn Sie direkt alle korrigierten Dokumente separat speichern oder beispielsweise Ihrem Steuerberater zur Verfügung stellen möchten. 

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