Dokumentenarchivierung

Langfristige GoBD-konforme Archivierung der Dokumente

Das Gesetz fordert die GoBD-konforme Archivierung deiner Rechnungen, um der ordnungsgemäßen Buchführung zu entsprechen und damit rechtssicher zu sein. Wir sind einer der wenigen Anbieter von Rechnungssoftware, die die zeitlich unbegrenzte, rechtssichere Aufbewahrung deiner Dokumente gemäß GoBD sicherstellen – ohne externe Tools.

Um das zu ermöglichen, werden deine Dokumente künftig gegen eine Gebühr für dich zeitlich unbefristet gespeichert.

Eine Übersicht der hierfür entstehenden Kosten findest du nachstehend:

Anzahl	Free	Starter	Professional	Premium
bis zu 100
bis zu 500	2 €
bis zu 1.000	3 €	3 €
bis zu 2.000	5 €	5 €	5 €	5 €
bis zu 5.000	7 €	7 €	7 €	7 €
bis zu 10.000	9 €	9 €	9 €	9 €
bis zu 25.000	11 €	11 €	11 €	11 €
bis zu 50.000	13 €	13 €	13 €	13 €
mehr als 50.000	15 €	15 €	15 €	15 €

*Gesamtanzahl der Dokumente im Account

Was sind die Archivierungskosten?

Das Gesetz fordert die GoBD-konforme Archivierung deiner Rechnungen 8 Jahre lang, auch wenn dein Unternehmen nicht mehr existiert. Wir bieten dir die Möglichkeit, deine Dokumente zeitlich unbegrenzt und GoBD-konform zu speichern, um deinen Dokumentationspflichten nachzukommen.

Viele Anbieter von Rechnungssoftware erlauben dies nicht und bieten damit keine ordnungsgemäße Buchführung, die rechtssicher ist, ohne auf weitere externe (kostenpflichtige) Tools zurückzugreifen. Denn die Sicherstellung und der Nachweis der GoBD-Konformität ist teuer – aber im Falle einer Buchprüfung für Unternehmen überlebenswichtig. Bei Nichtbeachtung können hohe Strafen drohen.

In allen Paketen sind gewisse Kontingente zur Speicherung enthalten, die vielen Kunden völlig ausreichen werden. Im Free-Paket können bis zu 100, im Professional- und Premium-Paket bis zu 1000 Dokumente ohne Mehrkosten gespeichert werden.

Falls du diese Sicherung in Anspruch nehmen möchtest, trägst du nach Schließung deines Accounts (bzw. Rückstufung auf Free) nur noch die Archivierungskosten und die Dokumente sind weiterhin in deinem Account verfügbar. Möchtest du die Sicherung nicht in Anspruch nehmen, werden deine archivierten Dokumente sechs Wochen nach Rückstufung auf das Free-Paket gelöscht. Dein Account bleibt bestehen und du hast jederzeit die Möglichkeit, ein neues Paket zu kaufen.

Wie kann ich meine Dokumente langfristig sichern?

Wir bieten dir die Möglichkeit, deine Dokumente zeitlich unbegrenzt und GoBD-konform zu speichern, um deinen Dokumentationspflichten nachzukommen. Falls du dies möchtest, trägst du nach einer Kündigung nur noch die Archivierungskosten und die Dokumente sind weiterhin in deinem Account verfügbar.

Möchtest du die Archivierungskosten nicht tragen, werden deine archivierten Dokumente sechs Wochen nach Ablauf deiner Vertragslaufzeit gelöscht. Dein Account bleibt bestehen und du hast jederzeit die Möglichkeit, ein neues Paket zu kaufen.

Informationen zu gekündigten Paketen und dem Free-Paket

❓ Was passiert mit meinen Dokumenten nach der Paketkündigung?

Wenn du dein easybill-Paket kündigst, betrifft das nicht automatisch die Archivierung deiner Dokumente.
Hier erklären wir, was nach einer Kündigung passiert und worauf du achten solltest.

🔄 Läuft die Archivierung nach einer Kündigung weiter?

Ja - auch nach der Kündigung deines Pakets bleiben die Archivierungskosten aktiv, bis du diese selbst deaktivierst.

👉 Wichtig:
Die Deaktivierung ist erst nach der Kündigung des Pakets möglich – aber du musst nicht bis zum Laufzeitende warten.

🛑 Wie deaktiviere ich die Archivierungskosten?

Nach der Kündigung kannst du die Archivierung direkt in deinem Account unter Benutzername > Konto verwalten > Archivierungsoption deaktivieren.

• Die Archivierungskosten laufen dann noch bis zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums weiter.

• Danach wird keine weitere Archivierungsgebühr erhoben.

📅 Was passiert am Abrechnungstag?

easybill prüft an deinem persönlichen Abrechnungstag, wie viele archivierte - also gespeicherte - Dokumente in deinem Account vorhanden sind – aber nur, wenn du die Archivierung deaktiviert hast.
 

Weniger als 100 archivierte Dokumente

• Alles bleibt wie bisher.

• Du kannst weiterarbeiten – bis du das 100. Dokument erreichst.

• Danach erhältst du einen Hinweis, dass du keine weiteren Dokumente erstellen kannst.
  Die Weitere Erstellung von Dokumenten ist erst dann wieder möglich, wenn du die Archivierungskosten aktiviert oder ein Paket gebucht hast. 
   

Mehr als 100 archivierte Dokumente

• Du erhältst eine E-Mail mit einer Warnung: Deine Dokumente werden in 6 Wochen gelöscht.

• Um die Löschung zu verhindern, hast du zwei Möglichkeiten:

  1. Archivierung wieder aktivieren

  2. Ein neues Paket buchen

• Du erhältst in dieser Zeit regelmäßige Erinnerungen.

• Auch in deinem Account wird ein deutlicher Hinweis angezeigt, damit du stets über die anstehende Löschung der Dokumente informiert bist.

🗑️ Was passiert, wenn ich nichts unternehme?

Wenn du nicht reagierst und die Archivierung nicht wieder aktivierst oder kein neues Paket buchst:

• Alle Dokumente ab 100 Stück werden gelöscht.

• Dein Account bleibt bestehen.

👉 Wichtig: Gelöschte Dokumente können nicht wiederhergestellt werden!

🔁 Kann ich die Archivierung später wieder aktivieren?

Ja, jederzeit!
Wenn du deine Dokumente behalten möchtest oder wieder neue erstellen willst, kannst du einfach:

• die Archivierung erneut aktivieren oder

• ein Paket buchen

  – beides direkt in deinem Account unter Benutzername > Ihr aktuelles Paket.

🧾 Deine Situation auf einen Blick