Dokumentenarchivierung

Langfristige GoBD-konforme Archivierung der Dokumente

Das Gesetz fordert die GoBD-konforme Archivierung Ihrer Rechnungen, um der ordnungsgemäßen Buchführung zu entsprechen und damit rechtssicher zu sein. Wir sind einer der wenigen Anbieter von Rechnungssoftware, die die zeitlich unbegrenzte, rechtssichere Aufbewahrung Ihrer Dokumente gemäß GoBD sicherstellen – ohne externe Tools.

Um das zu ermöglichen, werden Ihre Dokumente künftig gegen eine Gebühr für Sie zeitlich unbefristet gespeichert.

Eine Übersicht der hierfür entstehenden Kosten finden Sie nachstehend:

Anzahl	Free	Starter	Professional	Premium
bis zu 100
bis zu 500	2 €
bis zu 1.000	3 €	3 €
bis zu 2.000	5 €	5 €	5 €	5 €
bis zu 5.000	7 €	7 €	7 €	7 €
bis zu 10.000	9 €	9 €	9 €	9 €
bis zu 25.000	11 €	11 €	11 €	11 €
bis zu 50.000	13 €	13 €	13 €	13 €
mehr als 50.000	15 €	15 €	15 €	15 €

*Gesamtanzahl der Dokumente im Account

Was sind die Archivierungskosten?

Das Gesetz fordert die GoBD-konforme Archivierung Ihrer Rechnungen bis zu 10 Jahre nach ihrer Erstellung, auch wenn Ihr Unternehmen nicht mehr existiert. Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Dokumente zeitlich unbegrenzt und GoBD-konform zu speichern, um Ihren Dokumentationspflichten nachzukommen.

Viele Anbieter von Rechnungssoftware erlauben dies nicht und bieten damit keine ordnungsgemäße Buchführung, die rechtssicher ist, ohne auf weitere externe (kostenpflichtige) Tools zurückzugreifen. Denn die Sicherstellung und der Nachweis der GoBD-Konformität ist teuer – aber im Falle einer Buchprüfung für Unternehmen überlebenswichtig. Bei Nichtbeachtung können hohe Strafen drohen.

In allen Paketen sind gewisse Kontingente zur Speicherung enthalten, die vielen Kunden völlig ausreichen werden. Im Free-Paket können bis zu 100, im Professional- und Premium-Paket bis zu 1000 Dokumente ohne Mehrkosten gespeichert werden.

Falls Sie diese Sicherung in Anspruch nehmen möchten, tragen Sie nach Schließung Ihres Accounts (bzw. Rückstufung auf Free) nur noch die Archivierungskosten und die Dokumente sind weiterhin in Ihrem Account verfügbar. Möchten Sie die Sicherung nicht in Anspruch nehmen, werden Ihre archivierten Dokumente sechs Wochen nach Rückstufung auf das Free-Paket gelöscht. Ihr Account bleibt bestehen und Sie haben jederzeit die Möglichkeit, ein neues Paket zu kaufen.

Wie kann ich meine Dokumente langfristig sichern?

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihre Dokumente zeitlich unbegrenzt und GoBD-konform zu speichern, um Ihren Dokumentationspflichten nachzukommen. Falls Sie dies möchten, tragen Sie nach einer Kündigung nur noch die Archivierungskosten und die Dokumente sind weiterhin in Ihrem Account verfügbar.

Möchten Sie die Archivierungskosten nicht tragen, werden Ihre archivierten Dokumente sechs Wochen nach Ablauf Ihrer Vertragslaufzeit gelöscht. Ihr Account bleibt bestehen und Sie haben jederzeit die Möglichkeit, ein neues Paket zu kaufen.

Informationen zu gekündigten Paketen und dem Free-Paket

❓ Was passiert mit meinen Dokumenten nach der Paketkündigung?

Wenn Sie Ihr easybill-Paket kündigen, betrifft das nicht automatisch die Archivierung Ihrer Dokumente.
Hier erklären wir, was nach einer Kündigung passiert und worauf Sie achten sollten.

🔄 Läuft die Archivierung nach einer Kündigung weiter?

Ja - auch nach der Kündigung Ihres Pakets bleiben die Archivierungskosten aktiv, bis Sie diese selbst deaktivieren.

👉 Wichtig:
Die Deaktivierung ist erst nach der Kündigung des Pakets möglich – aber Sie müssen nicht bis zum Laufzeitende warten.

🛑 Wie deaktiviere ich die Archivierungskosten?

Nach der Kündigung können Sie die Archivierung in Ihrem Account unter Ihr aktuelles Paket deaktivieren.

• Die Archivierungskosten laufen dann noch bis zum Ende des aktuellen Abrechnungszeitraums weiter.

• Danach wird keine weitere Archivierungsgebühr erhoben.

📅 Was passiert am Abrechnungstag?

easybill prüft an Ihrem persönlichen Abrechnungstag, wie viele archivierte - also gespeicherte - Dokumente in Ihrem Account vorhanden sind – aber nur, wenn Sie die Archivierung deaktiviert haben.
 

Weniger als 100 archivierte Dokumente

• Alles bleibt wie bisher.

• Sie können weiterarbeiten – bis Sie das 100. Dokument erreichen.

• Danach erhalten Sie einen Hinweis, dass Sie keine weiteren Dokumente erstellen können.
  Die Weitere Erstellung von Dokumenten ist erst dann wieder möglich, wenn Sie die Archivierungskosten aktiviert oder ein Paket gebucht haben. 
   

Mehr als 100 archivierte Dokumente

• Sie erhalten eine E-Mail mit einer Warnung: Ihre Dokumente werden in 6 Wochen gelöscht.

• Um die Löschung zu verhindern, haben Sie zwei Möglichkeiten:

  1. Archivierung wieder aktivieren

  2. Ein neues Paket buchen

• Sie erhalten in dieser Zeit regelmäßige Erinnerungen.

• Auch in Ihrem Account wird ein deutlicher Hinweis angezeigt, damit Sie stets über die anstehende Löschung der Dokumente informiert sind.

🗑️ Was passiert, wenn ich nichts unternehme?

Wenn Sie nicht reagieren und die Archivierung nicht wieder aktivieren oder kein neues Paket buchen:

• Alle Dokumente ab 100 Stück werden gelöscht.

• Ihr Account bleibt bestehen.

👉 Wichtig: Gelöschte Dokumente können nicht wiederhergestellt werden!

🔁 Kann ich die Archivierung später wieder aktivieren?

Ja, jederzeit!
Wenn Sie Ihre Dokumente behalten möchten oder wieder neue erstellen wollen, können Sie einfach:

• die Archivierung erneut aktivieren oder

• ein Paket buchen

  – beides direkt in Ihrem Account unter Benutzername > Ihr aktuelles Paket.

🧾 Ihre Situation auf einen Blick