Archiv und Archivierung: Was ist der Unterschied?
„Archiv" und „Archivierung" klingen ähnlich, haben in easybill aber nichts miteinander zu tun. Das Archiv ist ein Ordner in deiner Dokumentenansicht. Die Archivierung ist die GoBD-konforme Speicherung aller Dokumente in deinem Account, für die ab einer bestimmten Anzahl Archivierungskosten anfallen.
Kurz gesagt: Ob ein Dokument im Archiv-Ordner liegt oder nicht, ändert nichts an den Archivierungskosten.
Auf einen Blick
| Archiv | Archivierung | |
|---|---|---|
| Was ist das? | Ein Ordner in der Dokumentenansicht | Die GoBD-konforme Speicherung deiner Dokumente |
| Wozu dient es? | Ordnung: Erledigte Dokumente verschwinden aus der allgemeinen Ansicht | Aufbewahrung: Deine Dokumente bleiben rechtssicher gespeichert |
| Welche Dokumente? | Nur die, die du (oder eine Automatik) dorthin verschiebst | Alle Dokumente im Account |
| Kostet es etwas? | Nein | Ab einer bestimmten Dokumentenanzahl, je nach Paket |
Das Archiv: ein Ordner für deine Übersicht
Das Archiv ist ein Unterordner in deiner Dokumentenansicht. Verschiebst du ein Dokument ins Archiv, wird es nur aus der allgemeinen Ansicht ausgeblendet. Das Dokument selbst bleibt unverändert bestehen. Du kannst es jederzeit wieder aus dem Archiv herausholen.
Dokumente landen im Archiv-Ordner, wenn du sie selbst dorthin verschiebst oder wenn du eingestellt hast, dass easybill sie nach einer bestimmten Anzahl Tage automatisch dorthin verschiebt:
Einstellungen > Archiv
Ist dort keine automatische Verschiebung eingestellt, verschiebt easybill keine Dokumente von sich aus ins Archiv.
Die Archivierung: rechtssichere Speicherung nach GoBD
Steuerrechtlich relevante Dokumente wie Rechnungen musst du nach den GoBD über Jahre aufbewahren. easybill speichert deine Dokumente dafür zeitlich unbegrenzt und GoBD-konform in deinem Account. Das ist die Archivierung.
Die Archivierung betrifft alle Dokumente, die in deinem Account existieren – egal, in welchem Ordner sie liegen. Deshalb richten sich auch die Archivierungskosten nach der Gesamtanzahl der Dokumente im Account und nicht nach dem Inhalt des Archiv-Ordners.
Welche Dokumente genau zählen und was die Archivierung kostet, steht in Dokumentenarchivierung.
Häufige Fragen
Spare ich Archivierungskosten, wenn ich Dokumente aus dem Archiv-Ordner herausnehme?
Nein. Die Dokumente existieren weiterhin in deinem Account und werden mitgezählt, egal ob sie im Archiv-Ordner liegen oder in der allgemeinen Ansicht.
Entstehen Kosten, weil easybill Dokumente ins Archiv verschoben hat?
Nein. Das Verschieben in den Archiv-Ordner kostet nichts und ändert die Dokumentenanzahl nicht.
Mein Archiv-Ordner ist leer, trotzdem zahle ich Archivierungskosten. Warum?
Weil die Archivierungskosten sich auf alle Dokumente in deinem Account beziehen, nicht auf den Archiv-Ordner. Wie viele Dokumente das sind, siehst du unter Benutzername > Konto verwalten.