Dokumentenkontingent: Welche Dokumente zählen?
Jedes easybill-Paket enthält ein Kontingent an Dokumenten pro Abrechnungszeitraum. Hier erfährst du, welche Dokumente in dieses Kontingent fallen, wann ein Dokument gezählt wird und wo du deinen aktuellen Stand siehst.
Kontingente je Paket
| Paket | Dokumente pro Abrechnungszeitraum |
|---|---|
| Free | max. 50 |
| Starter | max. 250 |
| Professional / Premium | je nach gebuchtem Kontingent (z. B. 500, 1.000 …) |
Aktuelle Preise und Kontingente findest du in der Paketübersicht.
Welche Dokumente zählen?
Gezählt wird jedes Dokument, das du im Abrechnungszeitraum anlegst – unabhängig davon, was später mit ihm passiert:
- Ausgangsdokumente: Rechnungen, Gutschriften, Stornos, Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Proformarechnungen und alle weiteren Dokumententypen.
- Erinnerungen und Mahnungen: Jede Zahlungserinnerung und jede Mahnstufe ist ein eigenes Dokument und zählt einzeln.
- Eingangsdokumente: Erfasste Belege und Eingangsrechnungen, auch empfangene E-Rechnungen.
- Entwürfe: Ein Entwurf zählt bereits beim Anlegen – siehe unten.
- Gelöschte Dokumente: Ein Dokument, das du nach dem Anlegen löschst, bleibt im Kontingent des Zeitraums, in dem es angelegt wurde. Durch Löschen bekommst du kein Kontingent zurück.
- Automatisch erzeugte Dokumente: Dokumente aus wiederkehrenden Rechnungen, der Stapelverarbeitung, easybill Connect oder der API zählen genauso wie manuell erstellte.
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ℹ️ Kontingent ist nicht Archivierung Für das Dokumentenkontingent zählt, wie viele Dokumente du pro Abrechnungszeitraum anlegst – gelöschte eingeschlossen. Für die Archivierungskosten zählt dagegen, wie viele Dokumente insgesamt in deinem Account liegen – gelöschte nicht. Mehr dazu: Dokumentenarchivierung |
Wie werden Entwürfe gezählt?
Ein Entwurf wird in dem Abrechnungszeitraum gezählt, in dem du ihn angelegt hast. Stellst du den Entwurf erst später fertig, wird er nicht ein zweites Mal gezählt.
Beispiel: Dein Abrechnungszeitraum läuft jeweils vom 13. bis zum 12. des Folgemonats. Du legst am 28.04. einen Rechnungsentwurf an und schließt ihn am 20.05. ab. Die Rechnung zählt einmal – im Zeitraum 13.04. bis 12.05. Im Zeitraum ab 13.05. zählt sie nicht.
Das gilt auch, wenn du den Entwurf nie fertigstellst oder wieder löschst: Er wurde angelegt und bleibt im Kontingent dieses Zeitraums.
Was ist der Abrechnungszeitraum?
Der Abrechnungszeitraum richtet sich nach dem Datum deiner Paketbuchung, nicht nach dem Kalendermonat. Hast du dein Paket am 13.04. gebucht, läuft der Zeitraum vom 13.04. bis 12.05., der nächste vom 13.05. bis 12.06. Mit jedem neuen Zeitraum beginnt die Zählung von vorn.
Wo sehe ich meinen aktuellen Stand?
Benutzername > Konto verwalten
Dort siehst du, wie viele Dokumente du im laufenden Abrechnungszeitraum bereits angelegt hast.
Was passiert, wenn ich das Kontingent überschreite?
Du kannst weiterarbeiten. Über die Flex-Option wird jedes Dokument über dem Kontingent mit 0,29 € abgerechnet – bis zu einer Kostenobergrenze. Alternativ kannst du ab dem Professional-Paket ein größeres Kontingent buchen. Details und die Kostenobergrenzen findest du unter Neue Angebotsstruktur.