Abschlags- und Schlussrechnungen aus einem Auftrag erstellen

16. September 2026 11:48 Aktualisiert

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Erfahre, wie du in easybill Abschlagsrechnungen aus einem bestehenden Auftrag erstellst und diese anschließend in einer Schlussrechnung verrechnen kannst. Dies ermöglicht eine flexible Zahlungsabwicklung für deine Kunden.

1. Auftrag auswählen

Unter Dokumente > Dokumente > Aufträge erstellen oder wähle zunächst den Auftrag, für den du eine Abschlagsrechnung erstellen möchtest.

2. Erste Abschlagsrechnung erstellen

Klicke in der Auftragsübersicht auf das Mehr-Menü (drei Punkte) neben dem entsprechenden Auftrag.
Wähle im Dropdown-Menü die Option Abschlagsrechnung erstellen.

Gib im sich öffnenden Dialog den gewünschten Betrag der Abschlagsrechnung ein. Der Dialog zeigt dir den gesamten Auftragswert an und wie viel davon noch nicht abgerechnet wurde.

Bei Bedarf kannst du hier auch die Vorlage, Kontaktaktualisierungen und die Übernahme von Dokumentenvorlagentexten oder der Kontaktbox aus dem Layout anpassen. Klicke anschließend auf Weiter.

Im Rechnungsentwurf wird die Teilzahlung bereits als Position aufgeführt. Überprüfe die Details und klicke auf Fertigstellen, um die Abschlagsrechnung zu speichern.

3. Weitere Abschlagsrechnungen erstellen

Kehre zur Auftragsübersicht zurück (Dokumente > Aufträge). Du siehst nun unter dem ursprünglichen Auftrag die verknüpfte Abschlagsrechnung.

Klicke erneut auf das Mehr-Menü (drei Punkte) neben dem Auftrag und wähle wieder Abschlagsrechnung erstellen.
Im Dialog wird der „Auftrag gesamt“ und der nun aktualisierte „Nicht abgerechnet“-Betrag angezeigt.

Erfasse einen weiteren Abschlagsbetrag.
Klicke auf Weiter und anschließend auf Fertigstellen, um die zweite Abschlagsrechnung zu erstellen.

ℹ️ Du kannst beliebig viele Abschlagsrechnungen erstellen.

4. Schlussrechnung erstellen

Wenn du alle Abschlagsrechnungen erstellt hast, navigiere ein letztes Mal zur Auftragsübersicht. Unter dem Auftrag sind nun alle erstellten Abschlagsrechnungen verknüpft.

Öffne wieder das Mehr-Menü (drei Punkte) des Auftrags und wähle Schlussrechnung erstellen.

Der Dialog zur Schlussrechnung wird geöffnet. easybill übernimmt automatisch den noch offenen Restbetrag des Auftrags. Klicke auf Weiter

Der Rechnungsentwurf für die Schlussrechnung zeigt alle ursprünglichen Auftragspositionen sowie eine detaillierte Auflistung der bereits geleisteten Abschlagszahlungen, die vom Gesamtbetrag abgezogen werden. Der endgültige Rechnungsbetrag wird im Summenblock ausgewiesen.

Überprüfe die Schlussrechnung und klicke auf Fertigstellen.
Die Schlussrechnung ist nun gespeichert und wird im Auftrag als verknüpftes Dokument angezeigt.

ℹ️ Aus einem Auftrag heraus ist weiterhin auch die reguläre Rechnungserstellung möglich. Diese Rechnungen werden jedoch nicht in den Bereich „Abschlagsrechnungen: Abrechnungsfortschritt“ einbezogen und bei der Verarbeitung von Abschlags- und Schlussrechnungen nicht berücksichtigt.

Damit bereits erstellte Abschlagsrechnungen in einer Schlussrechnung berücksichtigt werden können, müssen diese zwingend über die dafür vorgesehene Auswahl zur Abschlagsrechnungserstellung aus dem Auftrag erstellt werden. Nur so ist sichergestellt, dass die Rechnungen korrekt in den Abrechnungsfortschritt und die spätere Schlussrechnung übernommen werden.

Abrechnungsfortschritt direkt im Auftrag einsehen

In der geöffneten Auftragsansicht findest du auf der rechten Seite einen zusätzlichen Bereich „Abschlagsrechnungen: Abrechnungsfortschritt“.
Dort werden alle zugehörigen Abschlagsrechnungen sowie die Schlussrechnung übersichtlich dargestellt.

Über die Skala im Bereich Abrechnungsfortschritt erkennst du auf einen Blick, welche Rechnungen bereits erstellt wurden, welche Beträge schon bezahlt sind und welcher Betrag noch offen ist. So siehst du direkt aus dem Auftrag heraus, ob noch eine weitere Rechnung erstellt werden muss und ob die bisherigen Zahlungen bereits erfolgt sind. Diese Übersicht unterstützt dich dabei, den aktuellen Abrechnungsstand eines Auftrags jederzeit schnell nachzuvollziehen.