Abschlags- und Schlussrechnungen aus einem Auftrag erstellen

23. März 2026 11:25 Aktualisiert

Erfahren Sie, wie Sie in easybill Abschlagsrechnungen aus einem bestehenden Auftrag erstellen und diese anschließend in einer Schlussrechnung verrechnen können. Dies ermöglicht eine flexible Zahlungsabwicklung für Ihre Kunden.

1. Auftrag auswählen

Unter Dokumente > Aufträge erstellen oder wählen Sie zunächst den Auftrag, für den Sie eine Abschlagsrechnung erstellen möchten.

2. Erste Abschlagsrechnung erstellen

Klicken Sie in der Auftragsübersicht auf das Mehr-Menü (drei Punkte) neben dem entsprechenden Auftrag.
Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Abschlagsrechnung erstellen.

Geben Sie im sich öffnenden Dialog den gewünschten Betrag der Abschlagsrechnung ein. Der Dialog zeigt Ihnen den gesamten Auftragswert an und wie viel davon noch nicht abgerechnet wurde.

Bei Bedarf können Sie hier auch die Vorlage, Kontaktaktualisierungen und die Übernahme von Dokumentenvorlagentexten oder der Kontaktbox aus dem Layout anpassen. Klicken Sie anschließend auf Weiter.

Im Rechnungsentwurf wird die Teilzahlung bereits als Position aufgeführt. Überprüfen Sie die Details und klicken Sie auf Fertigstellen, um die Abschlagsrechnung zu speichern.

3. Weitere Abschlagsrechnungen erstellen

Kehren Sie zur Auftragsübersicht zurück (Dokumente > Aufträge). Sie sehen nun unter dem ursprünglichen Auftrag die verknüpfte Abschlagsrechnung.

Klicken Sie erneut auf das Mehr-Menü (drei Punkte) neben dem Auftrag und wählen Sie wieder Abschlagsrechnung erstellen.
Im Dialog wird der „Auftrag gesamt“ und der nun aktualisierte „Nicht abgerechnet“-Betrag angezeigt.

Erfassen Sie einen weiteren Abschlagsbetrag.
Klicken Sie auf Weiter und anschließend auf Fertigstellen, um die zweite Abschlagsrechnung zu erstellen.

ℹ️ Sie können beliebig viele Abschlagsrechnungen erstellen.

4. Schlussrechnung erstellen

Wenn Sie alle Abschlagsrechnungen erstellt habe, navigieren Sie ein letztes Mal zur Auftragsübersicht. Unter dem Auftrag sind nun alle erstellten Abschlagsrechnungen verknüpft.

Öffnen Sie wieder das Mehr-Menü (drei Punkte) des Auftrags und wählen Sie Schlussrechnung erstellen.

Der Dialog zur Schlussrechnung wird geöffnet. easybill übernimmt automatisch den noch offenen Restbetrag des Auftrags. Klicken Sie auf Weiter

Der Rechnungsentwurf für die Schlussrechnung zeigt alle ursprünglichen Auftragspositionen sowie eine detaillierte Auflistung der bereits geleisteten Abschlagszahlungen, die vom Gesamtbetrag abgezogen werden. Der endgültige Rechnungsbetrag wird im Summenblock ausgewiesen.

Überprüfen Sie die Schlussrechnung und klicken Sie auf Fertigstellen.
Die Schlussrechnung ist nun gespeichert und wird im Auftrag als verknüpftes Dokument angezeigt.

ℹ️ Aus einem Auftrag heraus ist weiterhin auch die reguläre Rechnungserstellung möglich. Diese Rechnungen werden jedoch nicht in den Bereich „Abschlagsrechnungen: Abrechnungsfortschritt“ einbezogen und bei der Verarbeitung von Abschlags- und Schlussrechnungen nicht berücksichtigt.

Damit bereits erstellte Abschlagsrechnungen in einer Schlussrechnung berücksichtigt werden können, müssen diese zwingend über die dafür vorgesehene Auswahl zur Abschlagsrechnungserstellung aus dem Auftrag erstellt werden. Nur so ist sichergestellt, dass die Rechnungen korrekt in den Abrechnungsfortschritt und die spätere Schlussrechnung übernommen werden.

Abrechnungsfortschritt direkt im Auftrag einsehen

In der geöffneten Auftragsansicht finden Sie auf der rechten Seite einen zusätzlichen Bereich „Abschlagsrechnungen: Abrechnungsfortschritt“.
Dort werden alle zugehörigen Abschlagsrechnungen sowie die Schlussrechnung übersichtlich dargestellt.

Über die Skala im Bereich Abrechnungsfortschritt erkennen Sie auf einen Blick, welche Rechnungen bereits erstellt wurden, welche Beträge schon bezahlt sind und welcher Betrag noch offen ist. So sehen Sie direkt aus dem Auftrag heraus, ob noch eine weitere Rechnung erstellt werden muss und ob die bisherigen Zahlungen bereits erfolgt sind. Diese Übersicht unterstützt Sie dabei, den aktuellen Abrechnungsstand eines Auftrags jederzeit schnell nachzuvollziehen.