Sie haben eine Rechnung erstellt und nun muss diese steuerlich konform geändert werden. Das bestehende Dokument sollten Sie im besten Fall nicht editieren. easybill empfiehlt hier immer den Weg über eine Storno-Rechnung und das erneute Anlegen einer vollständig neuen Rechnung. Gehen Sie wie folgt vor.
Schritt 1: Rechnung stornieren
- Suchen Sie in easybill nach der betroffenen Rechnung. Nutzen Sie hierfür die Rechnungsübersicht oder die Volltextsuche in der blauen Menüleiste.
- Klicken Sie auf das
-Symbol vor der Rechnungsnummer
- Klicken Sie auf Storno erstellen
Eine Meldung weist Sie noch einmal darauf hin, dass die Rechnung nach der Erstellung des Stornos nicht mehr bearbeitet werden kann. Ein Storno sollte grundsätzlich nicht editiert werden, da die Rechnung hierüber 1 zu 1 ausgebucht wird. Dennoch ist es technisch möglich noch Änderungen vorzunehmen, falls Sie beispielsweise andere Standardtexte für Storno-Dokumentenvorlagen definiert haben. Hier würde eine neue Version des Stornos zwecks Nachverfolgbarkeit (GoBD) angelegt werden.
Klicken Sie auf Ja, stornieren.
Da Sie rein inhaltlich bestimmen können, ob Kundendaten aktualisiert werden sollen, wenn der Kunde z. B. zwischenzeitlich umgezogen ist oder wenn bestimmte Texte verwendet werden sollen, die Sie über die Dokumentenvorlage des Stornos definiert haben, können Sie dies vor der Storno-Erstellung wählen. Die Texte werden nicht automatisch ersetzt. Ein manuelles Aufrufen des Editors für den Storno ist im Nachgang notwendig**.
Wählen Sie die Vorlage für den Storno.
Klicken Sie anschließend auf Weiter.
In der nachfolgenden Ansicht gelangen Sie direkt zur Übersicht der Rechnung und des beigefügten Stornos. Beide Dokumente stehen in jeder Übersicht immer direkt untereinander, da der Storno nicht losgelöst von einer Rechnung zu erstellen ist.
Schritt 2: Rechnung neu anlegen
- Klicken Sie erneut auf das
- Klicken Sie im Menü auf den Kopieren-Button
Bestimmen Sie, ob Sie Aktualisierungen in der neuen Rechnung durchführen lassen möchten oder ob Sie 1 zu 1 die Inhalte der bestehenden Rechnung übernehmen möchten. Setzen Sie den Haken bei Verknüpfung zum Dokument behalten wenn beide Rechnungen miteinander "verbunden" sein sollen.
Die neue Rechnung erhält selbstverständlich eine eigenständige Rechnungsnummer und auch das aktuelle Datum. Das Datum lässt sich nach Bedarf editieren.
Wenn Sie alle gewünschten Optionen gewählt haben, klicken Sie auf Kopieren.
Die bestehende Rechnung muss korrigiert werden, weil z. B. der Kunde in einem anderen europäischen Land ansässig ist (hier Beispiel Italien) und Sie die One-Stop-Shop-Aktivierung nicht rechtzeitig bedacht hatten. Es muss zum Einen der Steuersatz in der Position geändert werden und zum anderen die steuerlichen Informationen rund um das Dokument.
Klicken Sie auf den Einzelpreis aller vorhandenen Positionen und editieren Sie hier den Steuersatz. Durch die Auswahl der 3-Punkte-Option können Sie eine freie Eingabe vornehmen. Sie können also jeden beliebigen Steuersatz eintragen, auch wenn im Account nur bis zu 3 Steuersätze als Standard verwaltet werden können.
Beachten Sie, dass die Berechnung vom Nettopreis aus durchgeführt wird. Da der Kunde aber nicht mehr bezahlt hat, sondern lediglich der Steueranteil i. d. R. höher ausfällt, MÜSSEN Sie den Brutto-Preis eintragen, ansonsten stimmt der Rechnungsbetrag nicht mehr.
Unter dem unteren Standardtext ändern Sie die Informationen rund um das Versandland, Versandzielland, Steuerland und auch der OSS-Option.
Klicken Sie zum Abschluss auf Fertigstellen, um die neue Rechnung korrekt anzulegen.
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Zum Editieren des Stornos klicken Sie auf die Dokumentennummer des Stornos. Wählen Sie rechts, im eingeschobenen Fenster, Bearbeiten aus.
Klicken Sie beim Schritt 3 auf das Symbol zum Aktualisieren der Dokumentenvorlage. Wählen Sie im neuen Fenster die Optionen aus, die Sie aktualisieren lassen möchten, beispielsweise die Standardtexte Ihrer Storno-Vorlage.
Klicken Sie auf Ja.
Klicken Sie abschließend erneut auf Fertigstellen.
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