Rechnungskorrektur: Steuersatz korrigieren, steuerlich konform
Du hast eine Rechnung erstellt und nun muss diese steuerlich konform geändert werden. Das bestehende Dokument solltest du im besten Fall nicht editieren. easybill empfiehlt hier immer den Weg über eine Storno-Rechnung und das erneute Anlegen einer vollständig neuen Rechnung. Gehe wie folgt vor.
Schritt 1: Rechnung stornieren
- Suche in easybill nach der betroffenen Rechnung. Nutze hierfür die Rechnungsübersicht oder die Volltextsuche in der blauen Menüleiste.
- Klicke auf das
-Symbol vor der Rechnungsnummer
- Klicke auf Storno erstellen
Eine Meldung weist dich noch einmal darauf hin, dass die Rechnung nach der Erstellung des Stornos nicht mehr bearbeitet werden kann. Ein Storno sollte grundsätzlich nicht editiert werden, da die Rechnung hierüber 1 zu 1 ausgebucht wird. Dennoch ist es technisch möglich noch Änderungen vorzunehmen, falls du beispielsweise andere Standardtexte für Storno-Dokumentenvorlagen definiert hast. Hier würde eine neue Version des Stornos zwecks Nachverfolgbarkeit (GoBD) angelegt werden.
Klicke auf Ja, stornieren.
Da du rein inhaltlich bestimmen kannst, ob Kundendaten aktualisiert werden sollen, wenn der Kunde z. B. zwischenzeitlich umgezogen ist oder wenn bestimmte Texte verwendet werden sollen, die du über die Dokumentenvorlage des Stornos definiert hast, kannst du dies vor der Storno-Erstellung wählen. Die Texte werden nicht automatisch ersetzt. Ein manuelles Aufrufen des Editors für den Storno ist im Nachgang notwendig**.
Wähle die Vorlage für den Storno.
Klicke anschließend auf Weiter.
In der nachfolgenden Ansicht gelangst du direkt zur Übersicht der Rechnung und des beigefügten Stornos. Beide Dokumente stehen in jeder Übersicht immer direkt untereinander, da der Storno nicht losgelöst von einer Rechnung zu erstellen ist.
Schritt 2: Rechnung neu anlegen
- Klicke erneut auf das
- Klicke im Menü auf den Kopieren-Button
Bestimme, ob du Aktualisierungen in der neuen Rechnung durchführen lassen möchtest oder ob du 1 zu 1 die Inhalte der bestehenden Rechnung übernehmen möchtest. Setze den Haken bei Verknüpfung zum Dokument behalten wenn beide Rechnungen miteinander "verbunden" sein sollen.
Die neue Rechnung erhält selbstverständlich eine eigenständige Rechnungsnummer und auch das aktuelle Datum. Das Datum lässt sich nach Bedarf editieren.
Wenn du alle gewünschten Optionen gewählt hast, klicke auf Kopieren.
Die bestehende Rechnung muss korrigiert werden, weil z. B. der Kunde in einem anderen europäischen Land ansässig ist (hier Beispiel Italien) und du die One-Stop-Shop-Aktivierung nicht rechtzeitig bedacht hattest. Es muss zum Einen der Steuersatz in der Position geändert werden und zum anderen die steuerlichen Informationen rund um das Dokument.
Klicke auf den Einzelpreis aller vorhandenen Positionen und editiere hier den Steuersatz. Durch die Auswahl der 3-Punkte-Option kannst du eine freie Eingabe vornehmen. Du kannst also jeden beliebigen Steuersatz eintragen, auch wenn im Account nur bis zu 3 Steuersätze als Standard verwaltet werden können.
Beachte, dass die Berechnung vom Nettopreis aus durchgeführt wird. Da der Kunde aber nicht mehr bezahlt hat, sondern lediglich der Steueranteil i. d. R. höher ausfällt, MUSST du den Brutto-Preis eintragen, ansonsten stimmt der Rechnungsbetrag nicht mehr.
Unter dem unteren Standardtext änderst du die Informationen rund um das Versandland, Versandzielland, Steuerland und auch der OSS-Option.
Klicke zum Abschluss auf Fertigstellen, um die neue Rechnung korrekt anzulegen.
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Zum Editieren des Stornos klickst du auf die Dokumentennummer des Stornos. Wähle rechts, im eingeschobenen Fenster, Bearbeiten aus.
Klicke beim Schritt 3 auf das Symbol zum Aktualisieren der Dokumentenvorlage. Wähle im neuen Fenster die Optionen aus, die du aktualisieren lassen möchtest, beispielsweise die Standardtexte deiner Storno-Vorlage.
Klicke auf Ja.
Klicke abschließend erneut auf Fertigstellen.
Du hast auch die Möglichkeit die Korrektur über die Stapelverarbeitung zu machen.
Klicke in der Menüleiste auf "Integration und Dienst" - "Dokumentenverwaltung" - "Stapelverarbeitung"
Anschließend lege einen neuen Auftrag an:
Anschließend vergebe einen individuellen Titel und wähle bei "Aktionen" - "Rechnungskorrektur"
Es muss immer ein neues Steuerland ausgewählt werden. Wenn das Steuerland gleich bleibt. Anschließend hinterlege die Änderung der gewünschten Steuersätze und wähle deine Dokumente aus:
Mit "Korrektur starten" startest du Korrektur. Es werden jetzt die falschen Dokumente storniert und die korrekten erstellt.