Wie erstelle ich ein Dokument in easybill?
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Wie du mit easybill eine Rechnung in unter 30 Sekunden schreiben kannst, siehst du auf unserem YouTube-Kanal.
Das Anlegen eines neuen Dokuments erfolgt in easybill für jeden Dokumententyp auf die gleiche Weise.
- Klicke auf Dokumente
- Klicke auf Dokument erstellen
- Klicke auf den Dokumententyp, um zu wählen, welche Art von Dokument du erstellen möchtest.
- Wähle die Vorlage, in der das Dokument erstellt werden soll.
- Klicke auf Weiter.
Im Dokumenten-Editor folgst du den angegebenen Schritten durch das Dokument. Alle wichtigen Punkte werden hierüber bearbeitet.
Schritt 1: Wähle einen Kunden aus
- Klicke auf Kunde auswählen
- Suche nach dem gewünschten Kunden in der Kundenkartei
- Markiere den Kunden und übernimm ihn ins Dokument
Existiert der Kunde noch nicht in deiner Kartei, kann dieser über den Button Kunden anlegen zunächst angelegt werden.
Alternativ kannst du die direkte Eingabe ins Dokument nutzen. Wähle unbedingt ein Land, damit der Steuerausweis korrekt verwendet werden kann.
Schritt 2: Füge einen Rechnungsposten ein.
- Klicke auf + Artikel / + Dienstleistung / + Textzeile, um einen Rechnungsposten manuell eintragen zu können.
- Achte auf die Eingabe einer Menge und eines Einzelpreises, da hieraus der Betrag der Position errechnet wird.
- Klicke auf Aus Rechnungsposten, wenn du einen bestehenden Artikel / eine bestehende Dienstleistung / einen bestehenden Text aus deiner Rechnungsposten-Kartei wählen möchtest.
Wurden noch keine Rechnungsposten angelegt, können diese über den Button Rechnungsposten anlegen zunächst angelegt werden.
Über Mehr lassen sich Optionale Artikel / Dienstleistungen, Zwischensummen/-mengen, Gruppensummen/-mengen oder auch mite-Zeiteinträge einfügen.
Über das Zahnrad-Symbol neben der Spaltenbeschriftung, gelangst du in die Dokumentenvorlage um Spaltenbeschriftungen für Dokumentenposten anzupassen.
Suchst du nach einem Rechnungsposten aus deiner Kartei, kannst du im Auswahlfenster die Menge vorgeben und auch mehrere Rechnungsposten auf einmal in das Dokument übernehmen.
Die Rechnungstexte, ober- und unterhalb des Positionsbereiches, werden aus den Standardtexten der jeweiligen Dokumentenvorlage übernommen. Durch einen Klick in das Textfeld kann der Text jederzeit editiert werden. Durch einen Klick auf das Icon rechts kannst du die Texte auch dauerhaft in der jeweiligen Vorlage anpassen.
Im grauen Bereich, unter dem Textfeld, können Zahlungskonditionen / Währung / Umsatzsteueroptionen erfasst werden. Als Standard werden die Werte aus Meine Firma > Steuerrechtliche Stammdaten und Zahlungsinformationen übernommen.
Sollten bei einem Kunden spezifische Zahlungskonditionen hinterlegt sein, haben diese eine höhere Gewichtung. Alternativ können die Werte auch individuell je Dokument eingetragen werden.
Das Versandzielland kannst du manuell hinterlegen, falls das Land, in das die Ware gesendet wird, vom Land der Rechnungsanschrift abweicht. Das Steuerland kann genutzt werden, falls
z. B. Lieferschwellen überschritten wurden und eine Rechnung einem anderen Steuerland als dem Firmensitz zugeordnet werden muss.
Das Feld Bestellnummer kann für den internen Gebrauch frei mit Informationen gefüllt werden. Für Onlinehändler: Hier wird die Bestellnummer des Shops automatisch aus easybill Connect übernommen.
Die Referenz des Käufers wird aus den Informationen im Kundenstamm gefüllt. Im ZUGFeRD Format ist dies die "buyerReference" und im Format der XRechnung wird dies als "Leitweg-ID" verwendet. Die Referenz wird vom Käufer selbst festgelegt (z. B. Kontaktdaten, Abteilung, Bürokennung, Projektcode).
Die Externe ID kann jeder Nutzer frei bestimmen. Verwendest du zum Beispiel easybill, verknüpft über die REST API Schnittstelle, mit einer anderen Software oder einem eigenen Onlineshop, kann hier die interne ID des Shops / der Software übernommen werden.
Unter Anhänge kannst du dem Dokument weitere Dokumente als Anhänge hinzufügen. Wird ein Haken bei Ein Überweisungsformular erstellen gesetzt, wird dem Dokument ein vorausgefüllter Überweisungsträger hinzugefügt.
Schritt 3: So sieht dein Dokument aus.
Über den Button Druckvorschau siehst du das aktuelle Dokument.
Über das Symbol mit dem Stift kann die Dokumentenvorlage noch einmal angepasst werden. Befindet sich dein Dokument noch im Entwurf, werden Änderungen in das aktuelle Dokument übernommen.
Schritt 4: Speichere dein Dokument ab.
Du kannst deinem Dokument einen Titel geben, der vorrangig nur intern sichtbar ist. Er wird nicht mit dem Dokument an den Dokumentenempfänger übermittelt. Über die Auswertungen kann der Titel als Filter verwendet werden. Der Titel ist kein Pflichtfeld.
Der Button Fertigstellen beendet die Dokumentenerstellung. Eine eindeutige Dokumentennummer wird in diesem Moment vergeben.
In der nachfolgenden Ansicht bekommst du die Möglichkeit, verschiedene Aktionen für dieses Dokument auszuführen, u. a. das Versenden per E-Mail, Post oder Fax sowie das direkte Drucken.