Wie erstelle ich ein Dokument

Das Anlegen eines neuen Dokuments erfolgt in easybill für jeden Dokumententyp auf die gleiche Weise. 

  1. Klicken Sie auf Dokumente 
  2. Klicken Sie auf Dokument erstellen

 

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  1. Klicken Sie auf den Dokumententyp, um zu wählen welche Art von Dokument Sie erstellen möchten.
  2. Wählen Sie die Vorlage, in der das Dokument erstellt werden soll
  3. Klicken Sie auf Weiter

 

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Im Dokumenten-Editor folgen Sie den angegebenen Schritten durch das Dokument. Alle wichtigen Punkte werden hierüber bearbeitet.

Schritt 1: Wählen Sie einen Kunden aus

  1. Klicken Sie auf Kunde wählen
  2. Suchen Sie nach dem gewünschten Kunden in der Kundendatei
  3. Markieren Sie den Kunden und übernehmen Sie ihn ins Dokument

Wurden noch kein Kunde angelegt, kann dieser über den Button Kunden anlegen zunächst angelegt werden.

 

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Schritt 2: Fügen Sie einen Rechnungsposten ein.

  1. Klicken Sie auf Artikel / Dienstleistung / Textzeile, um einen Rechnungsposten manuell eintragen zu können.
  2. Achten Sie auf die Eingabe einer Menge und eines Einzelpreises, da hieraus der Betrag der Position errechnet wird.
  3. Klicken Sie auf Aus Rechnungsposten wenn Sie einen bestehenden Artikel / eine bestehende Dienstleistung / einen bestehenden Text aus Ihrer Rechnungsposten-Kartei wählen möchten. 

Wurden noch kein Recchnungsposten angelegt, kann dieser über den Button Rechnungsposten anlegen zunächst angelegt werden.

Über Mehr lassen sich Optionale Artikel / Dienstleistungen, Zwischensummen/-mengen, Gruppensummen/-mengen oder auch mite-Zeiteinträge einfügen.

 

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Über das Zahnrad neben der Spaltenbeschriftungen gelangen Sie in die Dokumentenvorlage um Spaltenbeschriftungen für Dokumentenposten anzupassen.

Suchen Sie nach einem Rechnungsposten aus Ihrer Kartei, können Sie im Auswahlfenster die Menge vorgeben und auch mehrere Rechnungsposten auf einmal in das Dokument übernehmen.

 

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Die Rechnungstexte, ober- und unterhalb des Positionsbereiches, werden aus den Standardtexten der jeweiligen Dokumentenvorlage übernommen. Durch einen Klick in das Textfeld kann der Text jederzeit editiert werden. Durch einen Klick auf Standardtext ändern können Sie die Texte auch dauerhaft anpassen.

 

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Im grauen Bereich, unter dem Textfeld, können Zahlungskonditionen / Währung / Umsatzsteueroptionen erfasst werden. Als Standard werden die Werte aus Meine Firma > Steuerrechtliche Stammdaten und Zahlungsinformationen übernommen.

Sollten bei einem Kunden spezifische Zahlungskonditionen hinterlegt sein, haben diese eine höhere Gewichtung. Alternativ können die Werte auch individuell je Dokument eingetragen werden.

Das Versandzielland können Sie manuell hinterlegen, falls das Land, in das die Ware gesendet wird, vom Land der Rechnungsanschrift abweicht. Das Steuerland kann genutzt werden, falls
z. B. Lieferschwellen überschritten wurden und eine Rechnung einem anderen Steuerland als dem Firmensitz zugeordnet werden muss.

Das Feld Bestellnummer kann für den internen Gebrauch frei mit Informationen gefüllt werden. Für Onlinehändler: hier wird die Bestellnummer des Shops automatisch aus dem Import Manager übernommen.

Die Externe ID kann jeder Nutzer frei bestimmen. Verwenden Sie zum Beispiel easybill verknüpft über die REST API Schnittstelle mit einer anderen Software oder einem eigenen Onlineshop, kann hier die interne ID des Shops / der Software übernommen werden.

 

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Unter AGB und sonstige Anhänge können Sie dem Dokument weitere Dokumente im PDF-Format hinzufügen. Wird ein Haken bei Ein Überweisungsformular erstellen gesetzt, wird dem Dokument ein vorausgefüllter Überweisungsträger hinzugefügt.

 

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Schritt 3: So sieht Ihr Dokument aus.

Über den Button Druckvorschau sehen Sie das aktuelle Dokument.

Über das Symbol mit dem Stift kann die Dokumentenvorlage noch einmal angepasst werden. Befindet sich Ihr Dokument noch im Entwurf werden Änderungen in das aktuelle Dokument übernommen.

Schritt 4: Speichern Sie Ihr Dokument ab.

Sie können Ihrem Dokument einen Titel geben, der vorrangig nur intern sichtbar ist. Er wird nicht mit dem Dokument an den Dokumentenempfänger übermittelt. Über die Auswertungen kann der Titel als Filter verwendet werden. Der Titel ist kein Pflichtfeld.

 

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Der Button Fertigstellen beendet die Dokumentenerstellung. Eine eindeutige Dokumentennummer wird in diesem Moment vergeben.

In der nachfolgenden Ansicht bekommen Sie die Möglichkeit verschiedene Aktionen für dieses Dokument auszuführen, u. a. das Versenden per E-Mail, Post oder Fax sowie das direkte Drucken.

 

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