Wie erstelle ich ein Dokument

Die Dokumentenerstellung gestaltet sich in easybill für jeden Dokumententypen gleich. 

Über die blaue Menüleiste und "Dokumente" finden Sie im Untermenü einen Button "Dokument erstellen".

 

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Im nächsten Schritt wählen Sie den Dokumententypen, Rechnung mit der Vorlage Standardvorlage ist bereits vorausgewählt. Soll das Dokument mit einer gesonderten Vorlage erstellt werden, wählen Sie an dieser Stelle ebenfalls die gewünschte Vorlage aus. Vorausgesetzt es wurden bereits Vorlagen für den Sonderfalls angelegt.  

 

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Sie befinden sich nun im Dokumenten-Editor. Erster Schritt: wählen Sie einen Kunden über den Button "Kunde wählen". Suchen und markieren Sie Ihren Kunden und bestätigen mit "Kunde(n) übernehmen".

Wurden noch kein Kunde angelegt, kann dieser über den Butto "Kunden anlegen" zunächst angelegt werden. Kunde anlegen

 

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Zweiter Schritt: fügen Sie Ihre Rechnungsposten ein. (Was sind Rechnungsposten?) Über den Button "Leere Postion" wird eine leere Position eingefügt, über welche Sie eine Ware oder Dienstleistung frei eintragen können. Zur Verfügung stehen Ihnen die Felder Artikelnummer, Bezeichnung, Menge und Einzelpreis. Menge und Einzelpreis müssen ausgefüllt werden, da sich aus diesen beiden Werten der Endbetrag berechnet. (Nachteil dieser Vorgehensweise, die volle Funktion der Auswertung Rechnungsposten ist für die so erfassten Positionen nicht mehr gegeben).

Über den Butto mit dem Pfeil nach unten lassen sich Textzeilen, Zwischensummen/-mengen, Gruppensummen/-mengen oder auch mite-Zeiteinträge einfügen.

Wurden im Vorfeld Rechnungsposten angelegt, klicken Sie auf die Schaltfläche "Aus Rechnungsposten".

 

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Im nachfolgenden Dialog können einzelne Posten gesucht und in den Editor übernommen werden. Sollten Sie noch keine Rechnungsposten angelegt haben, können Sie das auch direkt hier über "Ware erstellen". 

 

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Die Rechnungstexte, ober- und unterhalb Ihrer ausgewiesenen Rechnungsposten, werden aus den "Standardtexten" der jeweiligen "Dokumentenvorlage" übernommen und können durch klicken in das entsprechende Textfeld jederzeit ergänzt oder abgeändert werden (über den Link "Standardtext ändern" können Sie Ihre Texte für die Dokumentenvorlage dauerhaft anpassen).

 

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Im Bereich "Zahlungskonditionen / Währung / Umsatzsteueroptionen" werden die im Vorfeld erfassten Daten, aus "Meine Firma" > "Steuerrechtliche Stammdaten" und "Zahlungsinformationen", übernommen. Sollten bei einem Kunden spezifische Zahlungskonditionen hinterlegt sein, haben diese eine höhere Gewichtung. Diese Werte lassen sich an dieser Stelle nur für dieses eine Dokument anpassen.

 

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Unter "AGB und sonstige Anhänge" können Sie dem Dokument weitere Dokumente im PDF-Format hinzufügen (Anhänge hochladen). Wird ein Haken bei "Ein Überweisungsformular erstellen" gesetzt, fügen wir dem Dokument einen vorausgefüllten Überweisungsträger hinzu.

Dritter Schritt: Über den Button "Druckvorschau" sehen Sie das fertige Dokument (die Darstellung vom Editor zum fertigen Dokument unterscheidet sich je nach Einstellung Ihrer Dokumentenvorlagen). Auch hier können über "Dokumentenvorlage anpassen" Änderungen an Ihren Standards vorgenommen werden. Befindet sich Ihr Dokument noch im "Entwurf" greift Ihre neue Standardeinstellung sofort. Wurde das Dokument bereits "Fertig gestellt", so müssen Sie, um die Änderung zu übernehmen, auf "Dokumentenvorlage aktualisieren" klicken. 

Im vierten Schritt geben Sie Ihrem Dokument einen Titel (über diesen kann dann z.B. zu einem späteren Zeitpunkt auch gesucht werden).

 

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Der Button "Fertigstellen" beendet die Dokumentenerstellung und schreibt die fortlaufende Dokumentennummer fest. 

 

In der nachfolgenden Ansicht bekommen Sie die Möglichkeit verschiedene Aktionen für dieses Dokument auszuführen. Unter Anderem das Versenden per E-Mail, Post oder Fax sowie das direkte Drucken.

 

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